Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу

Командировки работников за границу регламентируются «Правилами об условиях труда советских работников за границей» от 25.12.74г. №365.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и проживания. Нормы суточных в иностранной валюте краткосрочных командировках за границу на территории иностранных государств установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.93г. №1261 (с изменениями от 21 марта 1998 г., 21 октября 2003 г.).

Полученную в банке валюту отражают по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 52 «Валютные счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная — дебет счета 71 — кредит 91-1, отрицательная — дебет счета 91-2 — кредит 71.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с Командируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяется по договоренности между организацией и Командируемым лицом.

В случае неполного использования Командируемым лицом полученного аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов сумма задолженности погашается Командируемым лицом путем внесения в кассу организации наличной иностранной валюты, дорожных чеков.

Командируемое лицо в случае возникновения задолженности в иностранной валюте по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы имеет право по договоренности с организацией погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой иной, чем полученная Командируемым лицом под отчет, только в том случае, если курс рубля к данной иностранной валюте устанавливается Банком России, либо путем внесения в кассу организации эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. В случае отсутствия документа банка страны командирования, подтверждающего обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, применяется курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности.