Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

Командировки на территории России.

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные и праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда работник выезжает в командировку в выходной день, о чем должно быть указано в приказе о направлении в командировку, ему после возвращения из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению.

Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы - "Журнал учета работников, прибывших в командировку" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники, ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Перед отъездом в командировку работник (на основании приказа о направлении в командировку) получает в кассе предприятия аванс. Для этого работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. Лицам, которые не отчитались по ранее выданным авансам, подотчетные суммы не выдаются.

На копии приказа (с отметкой зам. главного бухгалтера) главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру - для выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира.

В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, а неизрасходованные суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.

Бухгалтер, проверив авансовый отчет командированного лица и получив от него при необходимости пояснения в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам. Также возмещаются расходы на оплату следующих дополнительных услуг, предоставляемых гостиницами: телевизор, телефон, холодильник и подобные расходы, связанные с оплатой жилья. Не возмещаются включенные в счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование мини-баром и прочие расходы, не связанные с оплатой жилья.

Командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостинице в размере до 50 % от стоимости места за сутки.

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути возмещаются в том же порядке. Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, по билету "бизнес-класса" на воздушном транспорте, в каютах, оплачиваемых по 1-4 группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах 1 и 2 категории на судах речного флота возмещаются без ограничений. Но в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия, что должно быть отражено в приказе о направлении работника в командировку.

При утере проездных документов работник должен написать заявление о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или о невозмещении. На себестоимость по статье "командировочные расходы" в таких случаях относится минимальная сумма затрат на проезд в указанном направлении на основании справки транспортного предприятия, а сумма сверх нее относится на счета учета затрат по субсчетам "исключаемые из себестоимости при налогообложении". НДС в таких случаях расчетным путем не выделяется. Суммы, возмещенные работнику при утере проездных документов, полностью включаются в его совокупный доход для удержания подоходного налога. На суммы, возмещенные сверх минимального тарифа, начисляются взносы во внебюджетные фонды.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 24 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и от них при возвращении из командировки.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, установленным. Приказ Минфина РФ N 49н, зарегистрировано в Минюсте РФ 26.11.2009 N 15329 в следующих размерах:

• оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке;

• оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки.

Министерству финансов РФ предоставлено право корректировать эти нормы с учетом изменения индекса цен.

При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму возмещаются в установленном порядке.

Учитывая дальность расстояния, условия транспортного сообщения, характер выполняемого задания и необходимость создания работнику условий для отдыха, руководитель предприятия в приказе о направлении работника в командировку в такую местность может разрешить работнику не возвращаться ежедневно к месту постоянного жительства. В таких случаях суточные работнику выплачиваются в установленном порядке.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к исполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются. Временная нетрудоспособность и невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены медицинским учреждением.

В бухгалтерском учете при командировочных расходах делаются следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50

- выдача денежного аванса командированному лицу;

Дебет 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71

- списаны командировочные расходы в зависимости от характера расходов;

Дебет 19 Кредит 71

- учтен НДС, подлежащий возмещению из бюджета;

Дебет 50 Кредит 71

- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Командировки за пределы территории Российской Федерации.

При направлении работника в командировку за границу руководитель издает приказ, в котором указывается: цель командировки, срок командировки, страна назначения, дата пересечения границы, количество дней нахождения за пределами территории РФ, размер суточных и расходов по найму жилого помещения за границей в иностранной валюте (в день и всего).

Командировочное удостоверение при загранкомандировках не выписывается. Подтверждением фактического пребывания командированного работника за пределами РФ являются отметки контрольно-пропускных пунктов с датами пересечения границы, проставляемые в заграничном паспорте командированного работника. В авансовый отчет командированного лица следует приложить копию приказа на загранкомандировку и копии первой страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с пограничными отметками.

При поездке в страны СНГ с безвизовым режимом въезда командировочное удостоверение оформляется в установленном порядке.

Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней.

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые расходы:

• по получению виз и загранпаспорта;

• по прописке загранпаспорта при необходимости;

• по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

• оплата за провоз багажа.

Нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке устанавливаются Положением Правительства РФ.

Следует отметить, чтобы все расходы, кроме суточных, были подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.

Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится только при наличии квитанции (счета гостиницы), по нормам. При отсутствии документа по найму жилого помещения (счета из гостиницы) возмещение таких расходов работнику не производится. Письменная резолюция руководителя предприятия на заявлении работника о возмещении расходов по найму жилого помещения при утрате им первичного документа может быть основанием для возмещения таких расходов, но с отнесением этих затрат за счет прибыли предприятия. При этом данные суммы включаются в совокупный доход работника для удержания налога на доходы.

При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов бухгалтеру следует учитывать то обстоятельство, что за рубежом отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем предприятия, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.

Что касается оплаты проезда к месту командировки и обратно, то порядок, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных - по тарифу второго класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг - независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник).

Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные расходы и подлежит включению в себестоимость.

Что касается оплаты найма такси при нахождении в загранкомандировке, то прямого запрета на возмещение расходов на такси при проезде от пункта прибытия (к пункту отправления) к пункту (от пункта) назначения в нормативных документах не содержится. При этом говорится о возмещении сотрудникам, направляемым за границу, помимо расходов по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом затрат на проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам. Но, принимая к учету оправдательные документы по использованию, например, такси, следует помнить, что налоговые органы не признают в составе затрат расходы по найму такси, так как это вступает в противоречие с порядком отражения соответствующих расходов внутри страны.

При возмещении расходов по проезду при загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим законодательством не установлены выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведённые соответствующие расходы при отражении их в составе затрат в бухгалтерском учёте не должны учитываться в себестоимости в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (начислением дохода на налог, взносов в фонды).

Кроме перечисленных выше расходов, командированному подотчётному лицу могут быть возмещены затраты, связанные с получением виз, загранпаспорта, его пропиской, с обменом чека в банке на иностранную валюту, а также произведённые в производственных целях дополнительные расходы, например, на телефонные переговоры. Данные расходы могут быть компенсированы при наличии оправдательного документа об их необходимости для выполнения командировочного задания. Так, возможно включить в командировочное задание обязанность сотрудника информировать руководство о хо-де проведения переговоров и др.

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счёте предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.

Заявка оформляется предприятием на основании следующих документов:

• приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой предприятием;

• приказа о командировании данного лица в служебную командировку за пределы РФ, в котором указываются: фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.

За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдаёт запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты предприятию (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей справки по форме № 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы РФ.

Справки по форме № 0406007 хранятся в кассе предприятия.

Для учёта таких справок кассиром предприятия ведётся Журнал учёта справок по форме № 0406007. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

Приобретение дорожных чеков организациями возможно только путем безналичной оплаты с текущего валютного счета в уполномоченном банке.

Полученные в банке средства или чек выдаются работнику под отчет, а при невыполнении этого должны быть в течение трех банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объеме на тот же счет, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание этой суммы именно с того валютного счета, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счет, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.

Обычно аванс на командировочные расходы выдается в валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если нормы установлены в редкой неконвертируемой валюте, предприятие может произвести расчеты и в свободно конвертируемой валюте, в которой и будет составляться смета (пересчет) редко используемой неконвертируемой иностранной валюты на свободно конвертируемую производится через рубли по курсу ЦБ РФ.

Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства.

Выдаваемая в качестве аванса сумма включает суточные в пределах норм.

Когда предприятие в лице кассира выдает под отчет сотруднику наличную валюту из кассы, в то в составе соответствующего счета открываются для учета данных операций отдельные субсчета для каждой из используемых валют. При этом в кассовой книге выделяется место (или заводится отдельная валютная кассовая книга) для учета движения валюты, который ведется непосредственно в валюте и в рублях по курсу на день совершения операции. Поскольку синтетический учет ведется только в рублях, то остатки иностранной валюты в кассе подлежат переоценке при изменении курса валюты. Данная операция производится на день совершения операции и на последний день каждого месяца с отнесением курсовой разницы на внереализационные доходы (расходы) или на счет доходов будущих периодов проводкой, например, при возрастании курса инвалюты по отношению к рублю:

Дебет 50-2 "Касса в иностранной валюте" Кредит 99 "Прибыли и убытки", или

Дебет 50-2 "Касса в иностранной валюте" Кредит 98 "Доходы будущих периодов".

Сданный подотчетным лицом отчет обрабатывает бухгалтер. В процессе обработки проверяется правильность его составления, наличие подтверждающих расходы оправдательных документов. Кроме того, затраты работника распределяются по источникам их покрытия (составляется корреспонденции счетов). При этом суточные и расходы по найму жилья рассчитываются в пределах норм; в этих суммах, а также оплата за проезд к месту командировки и обратно, за оформление выезда за пределы России и другие относятся согласно Положению о составе затрат на себестоимость для целей налогообложения. Кроме того, подсчитывается общая сумма расходов, подлежащая возмещению работнику, определяется перерасход или недостаток, выводится остаток по данному авансовому отчёту.

Необходимо учитывать, что авансовый отчёт составляется в той валюте, которая была выдана командируемому. Если сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы в валюте иной, чем валюта страны назначения, то в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчёт её в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату выдачи, а из рублёвого эквивалента - в валюту страны убывания. Потом стоимость валюты пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем или лицом, на это уполномоченным.

Бухгалтер, обрабатывая авансовый отчёт, ведёт учёт отдельно для целей бухгалтерского учёта и для целей налогообложения. Суммы сверхнормативных командировочных расходов, а также нормативных, но не подтверждённых документально, относятся, как было сказано ранее, за счёт затрат, не участвующих в налогообложении прибыли, и подлежат обложению доходом на налог в установленном порядке. Такая корректировка финансового результата производится внесистемно без составления бухгалтерских проводок.

После утверждения и обработки авансового отчёта необходимо завершить расчёты с работником по выданному в подотчёт на командировку авансу. Когда по результатам расчёта предприятие является должником, возможны несколько вариантов. Причитающаяся к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей иностранной валюте и в рублях по курсу Центрального банка РФ на дату выплаты, а также зачислением на текущие валютные счета работников или выплаты им валюты через кассы банков, уполномоченных на осуществление данных операций.

Кроме того, по результатам расчёта может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств предприятие обязано внести их на текущий счёт в течении трёх дней, что в учёте отражается проводками:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте» Кредит 71

Дебет 52 Кредит 50-2 «Касса в иностранной валюте»

При этом пересчёт валюты в рубли производится по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также по счёту 91 «Прочие доходы и расходы».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в процессе жизнедеятельности любого предприятия расчеты занимают одно из главных мест в системе бухгалтерского учета. Не случайно, в Плане счетов бухгалтерского учета из всего количества бухгалтерских счетов расчетным операциям принадлежит почти 1/5 часть их общего количества.

Освоение методики учета расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает этот участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

В данной работе рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, определены основные направления расходования подотчетных сумм, рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм

Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.