Организация рекламного тура

Организовать рекламный тур – дело достаточно хлопотное. Каждый пункт программы должен быть согласован с принимающей стороной: нужно уточнить время визита группы в каждый из отелей, заказать экскурсии, договориться о встречах. Поэтому зачастую на подготовку рекламного тура уходит больше месяца. Обычно в программу рекламного тура входит перелет, проживание, трансферы, страховка и экскурсии, если они предусмотрены. Если страна назначения является визовым направлением, то в перечень добавляется виза и страховка от невыезда.

Один из наиболее сложных моментов в организации рекламного тура – размещение, это отмечают даже крупные туроператоры. Проживание в отелях, как правило, бесплатное и отчасти предоставляется принимающей стороной. «С крупным туроператором работают охотно, а отельеры особенно заинтересованы в привлечении туристов, – рассказывает директор белорусского представительства «Натали Турс» в Минске Ольга Вышинская. – Мы стараемся размещать участников тура в отелях уровнем не ниже 5*, чтобы они смогли увидеть все самое лучшее. Безусловно, таким образом мы учитываем и интересы туристов, ведь VIP-клиенты, пожалуй, наиболее требовательны. Соответственно, об отелях высшего уровня желательно знать мельчайшие подробности. Кроме того, условия проживания зависят от страны. Как правило, размещение участников рекламного тура происходит в одном – максимум двух отелях за неделю. Но бывают исключения, как, например, в случае с ОАЭ, когда мы знакомим участников рекламного тура с одним из удаленных от Дубая Эмиратов. Это может быть Фуджейра, Рас Аль Хайма, Абу Даби – один удаленный Эмират за недельный рекламный тур. В этом случае мы останавливаемся там на одну ночь, чтобы не утомлять участников длительными переездами и предоставить возможность почувствовать разницу в стиле отдыха в разных Эмиратах». [6.]

Частота рекламных туров зависит от сезона, спроса на направление, возможностей туроператора. Так, российский оператор «Натали Турс» организовывает в межсезонье несколько десятков туров по летним и зимним направлениям. Большая часть из них проходит с вылетом из Москвы. «В августе мы планируем рекламные туры в ОАЭ вместе с авиакомпанией Etihad, – рассказала Ольга Вышинская. – Для сравнения, из Минска полетит одна группа, тогда как с вылетом из Москвы будет организовано 13 туров, что объясняется емкостью рынка». Количество человек в рекламном туре также диктует рынок: в Москве, как правило, набираются группы из 40-50 человек, в Минске – около 20. Хотя на вопрос об оптимальном количестве человек в туре туроператоры называют разные цифры, в целом они не превышают 20. «Небольшая группа сокращает процесс осмотра гостиничных номеров, – говорит начальник отдела реализации путевок компании «Сакуб» Ирина Круглякова. – Как правило, номера стандартные и не могут вместить сразу много людей. Тем более что уровень профессиональной подготовки у менеджеров разный, и осмотр может затянуться». Выход из такой ситуации – при осмотре номеров разделить группу на несколько частей, однако не каждый отель может предоставить двух сопровождающих. Гораздо чаще происходит объединение групп, о котором принимающая сторона, безусловно, предупреждает, но работа от этого проще не становится. С другой стороны, можно понять и администрацию отеля, которой рекламные туры даже в межсезонье доставляют немало хлопот.

Большинство туроператоров проводит жесткий отбор участников рекламного тура, а одним из основных условий является опыт работы с оператором. Поэтому, если заявок на участие слишком много, предпочтение отдадут тем, кто активно работает с организатором тура, обеспечивая наибольший объем продаж.

При составлении программы рекламного тура в первую очередь учитываются запросы и интересы туриста, который является конечным потребителем турпродукта. Безусловно, у каждого оператора есть свои предпочтения и приоритеты при планировании рабочего графика в туре. «Конечно, большое внимание уделяется инфраструктуре, – говорит Ирина Круглякова. – В обязательном порядке я выстраиваю отельный ряд: бюджетные варианты, отели среднего класса и высокого уровня обслуживания – мы должны посмотреть все варианты размещения. Что касается курортов, то здесь не обойтись без подсказки клиентов. Например, в туре по ОАЭ предпочтение отдается нескольким эмиратам, куда едет 99% всех отдыхающих. Далее составляется экскурсионная программа. Как правило, это 2-3 экскурсии, которые могут быть интересными для туристов». Большое значение для программы тура имеет специфика страны. Как рассказали сотрудники компании «Сакуб», в рекламном туре в Китай акцент делался на экскурсионные программы, ведь континентальная часть страны – экскурсионная. В туре по ОАЭ экскурсионка также была, однако более детально рассматривалась отельная база. Назвать оптимальное количество отелей, которое следует включать в один день программы, организаторы рекламных туров затрудняются. «В каждой стране отельная база имеет свои особенности, – рассказывает менеджер компании «Сакуб» Ада Врублевская. – Например, в рекламном туре на Родос в первый день мы должны были осмотреть 7 отелей, во второй – 14. В первом случае это были гостиницы с очень большими территориями, с различными типами номеров, с многочисленными ресторанами и spa-центрами. Их осмотр занял у нас практически целый день. На следующий день мы знакомились с городскими гостиницами и тоже справились в течение дня, так как они были совсем небольшими». Чаще всего менеджеры, отправившиеся в рекламный тур, стараются осмотреть пляжи и вход в море, обращают внимание на дополнительные услуги, а также размещение номеров, чтобы номер, заявленный в каталоге как «с видом на сад», не оказался полуподвальным помещением. Уровень «звездности» отелей, которые выбираются для посещения, определяют, проанализировав рынок. «Как правило, мы стараемся размещать группу в отелях 5*- 5*deluxe, а также включать их в программу для осмотра, делая акцент на отелях, которые могли бы быть интересны российскому туристу, – рассказала менеджер по работе с агентствами компании «Санни Трэвел» Анна Литвинова. – В этом сезоне в связи с кризисом потребительская планка снизилась: клиенты чаще выбирают отели 3−4*. Это отражается и на программе рекламных туров – в осмотр включается все больше бюджетных вариантов отелей». [7.]

В программе рекламного тура важную роль играет специфика самого направления. Сложной с точки зрения организации рекламных туров страной считается Греция: это направление, востребованное практически круглый год, поэтому отели в стране чаще всего заполнены, и трудно найти свободные места для размещения участников рекламного тура. Самым требовательным направлением можно назвать ОАЭ – культурные традиции страны обуславливают строгие правила, касающиеся даже внешнего вида посетителей. В рейтинге самых востребованных туров лидируют Турция, Египет, Таиланд – спрос на эти страны большой, и каждый сезон там открывается множество новых отелей, которые менеджерам следует посмотреть. Кроме того, в этих странах постоянно меняется концепция отелей, поэтому в рекламные туры нужно ездить постоянно. «Могут возникнуть такие ситуации, когда отель стал работать по системе «все включено», а мы продаем его еще как «ультра все включено», – рассказывает Анна Литвинова. – Клиент, к примеру, рассчитывал на иностранные спиртные напитки, а в концепцию отеля это уже не входит».

Тем временем на туристическом рынке появляются новые направления. Так, новинками нынешнего сезона стали острова Корфу, Сицилия. Растет спрос и на экзотику – Шри-Ланку, Индию, Китай. Туры в малознакомые страны в компании «Санни Трэвел» называют не рекламными, а ознакомительными. «Перед тем как организовать такой тур, мы исследуем регион сами – туда летит представитель нашей компании, – говорит Анна Литвинова. – При составлении программы мы стараемся включить в нее как можно больше экскурсий, чтобы менеджер почувствовал атмосферу страны, ведь мы продаем в первую очередь не отель, а направление. Так, во время ознакомительного тура в Шри-Ланку мы поднимемся на гору Сигирия, которую называют «Крепостью в небесах», посетим Сад специй в Манатле, а в столице холмов Канди поучаствуем в шоу национальных танцев – и это только небольшая часть программы тура. В поездку мы стараемся брать не более 15 человек: когда группа маленькая, мы успеваем больше посмотреть, и, соответственно, остается больше свободного времени – ничто так не запоминается, как самостоятельное открытие страны». Программа тура на 90% соблюдается, однако она достаточно гибкая, чтобы по ходу вносить корректировки, если участники тура изъявят такое пожелание. В этом году компания планирует отправить своих агентов на Сицилию, Корфу, в Шри-Ланку, а также с ознакомительным туром в Индию. [8.]

Рекламный тур – прежде всего рабочая поездка. Поэтому в одежде участников по возможности соблюдается деловой стиль. Безусловно, требования к внешнему виду обусловлены и культурой страны пребывания, особенно если речь идет о мусульманских странах. Операторы предупреждают участников тура о дресс-коде заранее, некоторые составляют рекомендации, следовать которым не желательно, а обязательно. Как правило, в рекламном туре можно носить брюки, юбки, платья, босоножки. Пляжные шлепанцы, майки на тонких лямках, мини-юбки, шорты, кофты с глубоким вырезом, спортивную одежду надевать не разрешается. Безусловно, дресс-код соблюдается и при осмотре фешенебельных отелей во многих странах, куда слишком смело одетого участника тура могут и не впустить. Кроме того, во многих турах предусмотрен деловой ужин с принимающей стороной, поэтому вечернее платье или строгий костюм в дорожном чемодане будут не лишними.

Рекламные туры необходимы и востребованы, о чем говорит их хорошая заполняемость. Организаторы объявляют о таких поездках за несколько месяцев, и, как правило, места бронируются быстро: во многих рекламниках этого года свободных мест уже нет. Кстати, финансовая сторона вопроса зависит от руководства компании: кто-то оплачивает своим сотрудникам 50 % поездки, кто-то покрывает расходы полностью и даже выплачивает командировочные, а иногда менеджеры отправляются в рекламный тур за свой счет. [9.]