Методические подходы к определению численности персонала

Отечественная практика и зарубежный опыт свидетельствуют о том, что при всех достоинствах рынка он сам по себе не решает многих проблем, поскольку не всегда, прежде всего в период его становления, развития кризисных ситуаций и инфляционных процессов, побуждает производителя снижать затраты труда. Поэтому в современных условиях одной из насущных задач является разработка эффективных подходов к управлению трудовыми затратами с целью повышения эффективности деятельности за счет внедрения прогрессивной организации труда, ведущей к сокращению затрат живого труда и закреплению их в нормах.
Состояние теории и методологии нормирования труда находится на уровне 80-х гг. В связи с чем в настоящее время необходимо разработать научно-методические основы нормирования труда применительно к трудовой деятельности человека в условиях складывающихся рыночных отношений между работником и работодателем, скорректировать модели расчета производственно-необходимых затрат с учетом новых технологий и техники измерения затрат рабочего времени, совершенствовать методы измерения труда и решить другие вопросы рассматриваемой проблемы на государственном уровне.
В то же время опыт стран с развитой рыночной экономикой свидетельствует о связи нормирования труда со всеми сферами деятельности фирм и их подразделений: производственной, технической, организационной, финансово-экономической, социально-политической. Нормирование труда является органической составной частью функций управления организацией (фирмой).
Основываясь на состояние разработки методологических вопросов нормирования численности персонала можно сделать вывод, что различные методы нормирования труда следует применять одновременно при разработке нормативов численности для конкретной организации по степени их точности. Другими словами, для осуществления разработки нормативов численности необходимо начинать с опытно-статистического метода, а потом дополнять его всеми разновидностями аналитического метода.
На практике все чаще аналитические методы нормирования, предусматривающие применение прогрессивных нормативов или изучение затрат рабочего времени, стали подменяться так называемыми опытно-статистическими, в результате чего качество норм снизилось. Но это не означает, что опытно-статистический метод направлен на снижение качества нормативов. Этот метод необходим на первоначальном этапе разработки нормативов, так как далеко не всегда представляется возможным изучить затраты рабочего времени, тем более у работников сфер нематериального производства.
В процессе изучения методов было определено, что в основе опытно-статистического метода лежат данные о выполнении аналогичных работ (функций), данные статистических отчетов о выработке или затратах времени за предшествующий период, материалы наблюдений за использованием рабочего времени, результаты экспертных оценок, а также опыт руководителя, специалиста и др. Метод не обеспечивает достаточной обоснованности устанавливаемых норм затрат труда, но позволяет осуществлять усредненную оценку существующего состояния. На этом основана возможность сочетания данного метода с аналитическим путем проведения выборочных исследований затрат труда или использования нормативов на отдельные репрезентативные работы (операции, функции) с целью корректировки расчетов суммарных норм трудоемкости работы или численности работников, выполняющих ту или иную функцию.
В свою очередь аналитический метод позволяет устанавливать более обоснованные нормы затрат труда, внедрение которых призвано способствовать повышению производительности труда и, в целом, эффективности деятельности. В зависимости от способа определения величины нормы трудовых затрат этот метод имеет разновидности: аналитически-исследовательский и аналитически-расчетный.
Как известно при использовании аналитически-исследовательского метода исходная информация для расчета норм труда основывается на результатах исследований, проводимых путем наблюдений, анализа технологического и трудового процессов, проектирования их оптимальных вариантов и производственно необходимых затрат времени применительно к конкретным условиям. Затраты рабочего времени определяются либо путем непосредственного измерения длительности каждого элемента работы и перерывов в работе, либо методом выборочного анализа рабочего времени. В наиболее развернутой форме с использованием современных методов микроэлементного анализа и измерения затрат рабочего времени аналитически-исследовательский метод находит применение при разработке систем базовых нормативов.
Наиболее предпочтителен (с точки зрения степени обоснованности и экономичности применения) аналитически-расчетный метод, предусматривающий установление необходимых затрат времени на операцию и ее отдельные элементы по заранее разработанным нормативам различной степени укрупнения межотраслевого, отраслевого и местного уровней. При этом следует иметь в виду, что если машинные элементы операции и связанные с ними затраты времени требуют технического обоснования, поскольку они обусловлены режимами работы оборудования (отсюда и распространенное понятие технически обоснованных норм), то трудовые - прежде всего организационного и психофизиологического.
Одним из направлений совершенствования методологии нормирования труда является дальнейшее развитие аналитического метода расчета обоснованных норм затрат труда на основе более полного учета и анализа технических, организационных, психофизиологических, экономических, социальных и правовых факторов и условий, влияющих на их величину, т.е. повышение уровня научного обоснования норм затрат труда путем комплексного подхода к их установлению.
Основой такого подхода при определении норм затрат труда являются технологии трудовых процессов. Под трудовым процессом понимают цикл последовательно осуществляемых человеком действий, которые необходимы и достаточны для получения промежуточных и конечных результатов работы. Основным структурным элементом трудового процесса является операция, т.е. законченный цикл трудовых действий по изменению предмета труда, выполняемых работником или группой работников на одном рабочем месте. Глубина структуризации трудового процесса предопределяет и глубину структуризации соответствующих норм труда. Технологии и нормы трудовых процессов в той или иной отрасли экономики или сфере деятельности и соответствующих производственных либо функциональных, включающих в себя информационные, организационные, инновационные и социальные процессы, разрабатываются в органическом единстве.
Формы технологии и норм трудовых процессов могут быть разнообразными. Так, в соответствии с требованиями более углубленной разработки производственных или функциональных процессов, технология трудовых процессов может быть маршрутной, операционной или элементной. Аналогом маршрутной технологии производственных процессов применительно к функциональным являются процедуры выполнения работы или решения функциональных задач, а также сетевые графики и различные программы. В рамках операционной и элементной технологии трудовые процессы и нормы находят отражение в формировании рациональных методов и приемов труда на рабочем месте наряду с разработкой рабочих инструкций и рекомендаций исполнителям и широким использованием наглядных форм изображений действий и движений работника.
Технология трудового процесса может быть представлена совместно с производственной (или функциональной), к которой она непосредственно относится, либо отдельно от нее. В первом случае трудовой процесс находит отражение в технологической (операционной) карте, как это практикуется применительно к аналогичному производственному, составляя с ним единое целое. Во втором разрабатывается специальная карта трудового процесса (например по типу известных в практике «карт организации труда»), В условиях компьютеризации производственных и функциональных процессов в обоих случаях могут быть также представлены в форме записи на машинном носителе информации.
Особенность технологии трудовых процессов, в отличие от производственных и функциональных, заключается в предоставлении более широких возможностей для разработки межотраслевых типовых решений. В практическом плане эта особенность реализуется на основе создания систем базовых микроэлементов трудовых процессов - от трудовых движений с последовательным их укрупнением до комплекса трудовых приемов. В частности, практика подтверждает, что построенные на микроэлементной основе нормативы являются эффективным средством анализа и проектирования прогрессивных трудовых процессов, использование которых способствует росту производительности труда.
Сущность комплексного обоснования норм затрат труда заключается в единовременном анализе наиболее значимых факторов, включая социально-психологические, в наибольшей степени влияющих на величину затрат труда. Между тем действующие методики недостаточно раскрывают практические аспекты реализации технических и организационных факторов; еще в меньшей степени они отражают воздействие психофизиологических (затраты умственной и физической энергии, степень утомления и др.) и экономических (степень использования оборудования, фонда рабочего времени, материалов и т.п.) факторов обоснования трудовых затрат.
При этом требования, предъявляемые к качеству норм труда в настоящее время, свидетельствуют о необходимости их комплексного обоснования. Для практической реализации принципов такого обоснования трудовых затрат необходимо знать характер взаимосвязи факторов и степень их влияния, устанавливать их в процессе расчета норм труда. Методологией предусматривается этапное обоснование норм трудовых затрат: техническое, организационное, психологическое и физиологическое, социально-правовое и экономическое.
При таком подходе каждая группа рассматривается, прежде всего, самостоятельно, без учета взаимодействия в процессе нормирования труда. Чтобы обеспечить органическую связь факторов и их характеристик, следует исходить из необходимости обоснования выбора наилучшего варианта норм труда применительно к конкретно решаемой производственно-хозяйственной задаче.
Таким образом, сущность комплексного обоснования нормы производственно-необходимых затрат труда определяется выбором оптимального значения нормы с учетом характеристик трудового и технологического процессов. Выбор наилучшего варианта нормы труда для данных условий осуществляется на основе критерия оптимальности с учетом системы ограничений, которая определяет область допустимых значений норм труда и вариантов организации трудовых процессов.
Расчет норм затрат труда на конкретную работу аналитически-расчетным методом менее трудоемок, если используются комплексно обоснованные нормативные материалы.
При разработке нормативов по труду обосновываются не конкретные (как для нормы), а типизированные и определенным образом усредненные решения применительно к различным значениям и сочетаниям факторов. Обосновываются также степень укрупнения нормативов по труду, макет построения нормативных таблиц, градаций значений факторов и т.п. По мере укрупнения нормативов по труду их обоснование по содержанию и методам становится аналогичным обоснованию норм затрат труда на выполнение конкретной работы (функции). Это, однако, не означает, что использование таких нормативов позволяет не обосновывать устанавливаемую норму затрат труда без соответствующего обоснования считать ее комплексно обоснованной.
Итак, комплексно обоснованной должна стать вся система норм и нормативов по труду, используемых в практике нормирования трудовых процессов персонала в организациях различных форм собственности и структур управления. Для решения проблемы необходимо совершенствовать методологию нормирования на базе разработки принципов и методов комплексного обоснования устанавливаемых норм и проектируемых нормативов по труду.
Представляется, что методы так называемого технического нормирования, на основе которых определяются нормы выработки (времени), обслуживания и т.п., в большей степени подходят для сфер высокоорганизованного материального производства; их трудно, а иногда и невозможно применить в сферах нематериального производства, в особенности государственного управления. Это требует применение качественно новых видов нормирования труда, регламентирующих поведение работника посредством качественного описания его трудового процесса (принятия управленческих решений) в форме должностных инструкций, перечней обязанностей или требований к трудовому процессу (исполнению функций). В ряде случаев, когда трудовой процесс носит коллективный характер, требования к трудовым обязанностям работника могут быть выражены совокупностью показателей, поддающихся количественному измерению и представляющих собой цель и результат деятельности определенной группы работников. В этом случае нормы труда (трудовые обязанности), помимо должностных инструкций, регламентирующих деятельность каждого работника в отдельности, должны дополняться соответствующей совокупностью показателей.
Как уже отмечалось, методы нормирования труда отличаются преимущественно характером используемых данных.
Наиболее распространенным является аналитически-расчетный метод нормирования, он выполняется поэтапно:
- этап укрупненного нормирования, когда определяется необходимая и достаточная численность работников на выполнение определенного объема работы;
- этап дифференцированного нормирования, когда устанавливаются необходимые затраты рабочего времени на выполнение конкретных единиц работы.
При выборе целесообразного метода нормирования труда в каждом конкретном случае необходимо учитывать следующие обстоятельства.
1. Нормирование труда служащих позволяет решать разные задачи управления, поэтому метод нормирования определяется требованиями конкретной задачи.
2. Трудовые процессы (исполняемые функции), осуществляемые служащими, регламентированы в разной степени. Соответственно и при нормировании труда требуется разграничить работы по степени их регламентации.
3. Для нормирования труда служащих наибольший эффект достигается при одновременном применении дифференцированного и укрупненного нормирования.
В процессе проведения исследований в области нормирования труда служащих выяснилось, что уровень необходимых затрат труда этих категорий работников обусловлен столь большим числом факторов, что соединить их в одной из существующих методик оказалось невозможно. В этой связи возникает необходимость поиска новых подходов для решения этой задачи.
Одним из решений данной проблемы явилась методика создания нормативов, основанная на установлении зависимости численности (соотношений численности) или затрат труда от соответствующих факторов с последующей корректировкой уровня напряженности нормативов. При этом корректировка статистических зависимостей производится, как правило, путем приближения напряженности нормативных материалов к уровню передовых организаций или к затратам труда ведущих работников.
Последовательность разработки всех видов нормативных материалов укрупнено может быть сведена к выполнению следующих этапов:
подготовка к разработке нормативных материалов;
сбор исходных данных и их предварительный анализ;
математико-статистическая обработка и вывод нормативных формул;
расчет поправочных коэффициентов и корректировка нормативных формул;
оформление, апробация, доработка по результатам апробации;
подготовка окончательной редакции и утверждение нормативов.
Подготовка к разработке нормативных материалов включает: определение цели нормирования; выбор видов нормативных материалов и целесообразной степени их укрупнения и унификации; установление перечня и состава функций управления; выбор факторов, влияющих на трудоемкость выполнения работ или численность, и разработка состава показателей, а также формы сбора и обобщения информации для изучения трудовых процессов по основным видам работ.
В соответствии с принятым во многих организациях и на предприятиях линейно-функциональным принципом управления все выполняемые служащими работы можно разделить на два класса: общее руководство; функциональное обеспечение управления деятельностью. Общее руководство осуществляется на двух уровнях:
высшем (министром, председателем, директором, их заместителями);
среднем (начальником управления, отдела, сектора, группы, их заместителями).
Для разработки нормативов численности в соответствии со сложившимся разделением труда деятельность служащих распределяется на обособленные, но взаимосвязанные функции управления, которые могут быть сведены в следующие группы.
1. Планово-экономическая деятельность.
2. Организация управления и регулирования деятельности отраслей народного хозяйства и обслуживания населения.
3. Бухгалтерский учет и анализ деятельности.
4. Контрольно-ревизионная деятельность.
5. Автоматизация информационного обеспечения.
6. Правовое обеспечение.
7. Кадровое обеспечение.
8. Организационно-техническое обеспечение.
9. Управление капитальным строительством и ремонтом.
10.Транспортное и хозяйственное обслуживание.
Следует иметь в виду, что в ряде случаев из-за особенностей и специфики организационных структур в предложенной группировке могут быть выделены другие группы функций и дополнительные функции или исключены те, которые не имеют большого значения для той или иной отрасли.
От полноты и правильности подбора факторов в значительной степени зависит качество разработанных нормативных материалов. Выбранные факторы должны удовлетворять следующим условиям:
между ними и объектом нормирования должна существовать логическая связь;
методика расчета числовой величины фактора должна обеспечить его достоверность.
Для определения факторов, влияющих на нормативную численность, необходимо начать с изучения объекта исследования и сбора необходимой информации.
Этап сбора исходных данных и их предварительный анализ предполагает проведение наблюдений и сбор первичной информации. В зависимости от вида разрабатываемых нормативных материалов он имеет некоторые особенности. Так, при разработке нормативов численности, числа подчиненных и соотношений численности целесообразно использовать статистические данные, сбор которых проводится по разработанной документации. При этом данные наблюдений о затратах рабочего времени используются только для расчета поправочных коэффициентов.
Этап математико-статистической обработки исходных данных включает: установление границ достоверности исследуемых данных и исключение дефектных значений; выбор математического метода для обработки данных; вывод уравнений зависимости от факторов; определение существенных факторов (по степени их влияния для включения в нормативную формулу); проверку достоверности полученных результатов; разработку нормативных таблиц.
Уровень напряженности нормативов является одной из характеристик их качества. Поэтому перед утверждением полученных зависимостей, как нормативных, необходима их корректировка. Другими словами, необходимо провести апробацию нормативов численности персонала, т.е. пробный расчет требуемой численности на основе нормативов, их доработку по результатам апробации и подготовить окончательную редакцию нормативов.
Основываясь на опыте и практике можно утверждать, что укрупненное нормирование затрат труда заключается в установлении нормативной численности работников для выполнения определенных работ. Объем работы при этом непосредственно не измеряется, а характеризуется косвенными показателями. При использовании нормативов численности число работников в целом и по функциям управления определяется непосредственно по нормативным таблицам, в которых должно быть отражено влияние различных факторов на трудоемкость управления или обслуживания.
При изучении того или иного объекта (организации, предприятия) нормирование с помощью нормативов обслуживания целесообразно распространить только на работы, не стабильные по объему, где могут быть выделены периодически повторяющиеся элементы, продолжительность выполнения которых может быть регламентирована. Нормирование труда по нормативам обслуживания нередко называют нагрузкой на одного работника по обслуживанию: других работников; предприятий и организаций; участков; оборудования и т.д.
Для определения количества руководителей различных уровней, осуществляющих как общее, так и функциональное руководство, необходимо применить нормативы управляемости. При использовании нормативов управляемости численность работников определяется так же, как по нормативам обслуживания. С помощью нормативов обслуживания и управляемости производится дальнейшая детализация нормативной численности работников, установленной по нормативам. Если по нормативам численности можно рассчитать численность служащих по функции в целом, то по нормативам обслуживания и управляемости можно определить число работников тех или иных должностей.
Внутри служб и подразделений организации в целях рациональной трудовой нагрузки и расстановки людей на практике применяются нормативы соотношений. С помощью нормативов соотношений устанавливаются, прежде всего, оптимальные соотношения между численностью основных категорий управленческого персонала: руководителей, специалистов и других служащих, а также соотношения между отдельными должностными группами внутри этих категорий. Нормы соотношений выражаются отношением, приведенным к единице, либо в виде размерных цепочек. К примеру, такое соотношение численности руководителей, специалистов и других служащих, как 1:6:10, означает, что в данном подразделении на одного руководителя приходится шесть специалистов и десять других служащих. Нормативы соотношений тоже служат для дальнейшей дифференциации числа работников, рассчитанных по нормативам численности.
В заключение необходимо сказать, что для более объективной оценки требуемой численности необходимо объединить все вышеуказанные виды нормативных материалов в одну методику по оптимизации численности персонала на основе нормативов численности по функциям управления, а нормативы обслуживания, управляемости и соотношений использовали как инструменты, составляющие математические модели при расчете оптимальной численности по подфункциям