Пути улучшения системы коммуникаций в современной фирме

В организации существуют многообразные коммуникации между уровнями управления (вертикальные коммуникации), между различными подразделениями (горизонтальные коммуникации), между руководителем и рабочей группой, руководителем и подчиненным, а также неформальные коммуникации.

При движении информации внутри организации смысл сообщений может искажаться в силу различных причин объективного или субъективного плана. К ним относятся:

•непреднамеренное искажение — может происходить в силу затруднений в межличностных контактах;

•сознательное искажение, когда отправитель сообщения модифицирует его смысл в своих интересах;

•фильтрация, когда для ускорения движения информации сведения приходится суммировать;

•несовпадение статусов уровней организации, в силу чего возникает тенденция снабжать руководителя только положительной информацией;

•страх перед наказанием.

Помимо искажения сообщений возникают и другие трудности в развитии коммуникаций. Так, менеджер сталкивается в работе с большим объемом информации и не в состоянии реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную и оставлять ту, которая кажется ему наиболее важной. Другая трудность может быть связана с недостаточной продуманностью структуры организации. В организации с многочисленными уровнями управления каждый последующий уровень может корректировать и отфильтровывать сообщения, поэтому вероятность информационных искажений растет.

Для того чтобы улучшить систему коммуникаций, в современной фирме используется следующее:

•управленческое регулирование. Менеджеры на всех уровнях организации должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих начальников, коллег и подчиненных. Менеджер может практиковать короткие или периодические встречи с одним или несколькими подчиненными, обсуждать и прояснять новые планы, цели, контролировать ход работ с отчетами по результатам контроля;

•системы обратной связи. Один из вариантов такой системы — опрос работников. Опросы позволяют выяснить у подчиненных, четко ли доведены до них цели их деятельности, с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются, получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы, информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе;

•системы сбора предложений. Они разрабатываются для того, чтобы облегчить поступление информации на верх, снизить тенденцию фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации;

•издание ежемесячных бюллетеней, содержащих информацию для всех работников (обзор предложений по поводу управления, нового контракта, нового вида продукции; ответы руководства на вопросы сотрудников);

использование электронной почты для письменных сообщений, проведение видеоконференций.

Когнити́вный диссона́нс (от англ. слов: cognitive — «познавательный» и dissonance — «отсутствие гармонии») — состояние индивида, характеризующееся столкновением в его сознании противоречивых знаний, убеждений, поведенческих установок относительно некоторого объекта или явления, при котором из существования одного элемента вытекает отрицание другого, и связанное с этим несоответствием ощущение психологического дискомфорта.

Понятие «когнитивный диссонанс» впервые введено Леоном Фестингером в 1957 году.

Тема 17. Руководство: власть и личное влияние

1.Природа руководства

2.Личностные источники власти менеджеров

3.Основы наделения властью и участия в управлении

Природа руководства

Руководство – это процесс влияния и поддержки одним человеком действий других людей, направленных на достижение поставленных перед организацией целей и решения задач.

К основным элементам процесса руководства относятся:

- влияние,

- поддержка,

- обеспечение добровольного участия и достижение цели.

Многие методы руководства носят весьма болезненный характер (жесткость, необходимая при увольнении); но зачастую они направлены на определение, развитие, объединение и обогащение потенциала организации и способностей ее сотрудников.

Руководство – это важная часть управления, но не весь менеджмент. В силу различий между управлением и лидерством, сильные руководители могут быть слабыми управленцами. К наиболее значимым отличительным чертам современных руководителей принято относить наличие высоких целей, стремление к лидерству, честность и уверенность в себе. Желательно, чтобы менеджер был наделен также способностями к обучению, профессиональными знаниями, харизмой, творческим потенциалом, гибкостью и пониманием. Однако наличие у человека даже всех этих черт не гарантирует, что он будет эффективным руководителем. Эффективное руководство зависит не столько от личностных характеристик менеджера, сколько от адекватности поведения в зависимости от ситуации, уровня квалификации и предпринимаемых действий –т.е. технических, человеческих и концептуальных навыков.

Успешное руководство предполагает, что действия менеджера способствуют объединению и стимулированию подчиненных для достижения поставленных целей в определенных ситуациях. Анализ поведения руководителя основывается на трех ключевых элементах – самом руководителе, его подчиненных и ситуации.

За некоторыми исключениями большинство руководителей компаний подотчетны вышестоящим лицам или органам. В состоящей из нескольких уровней организации способность к подчинению – это одно из основных условий эффективного руководства. К характерным чертам подчинения относятся: лояльность, готовность прийти на помощь, умение работать в команде; умение поднимать острые вопросы; оппозиция идеям руководителя, его оценкам и действиям; предвидение возможных проблем и их предотвращение.

Первоочередные задачи менеджеров заключаются в планировании процесса труда, создании структур организации и контроле над использованием ее ресурсов. Функции менеджера официально закреплены, но когда он подкрепляет свои действия неформальным влиянием, он начинает действовать как настоящий руководитель.