Суть процесу контролю

Контроль -це особливий вид діяльності на підприємстві, який зосереджений на спостереженні за процесом управління та на його оцінці. Контроль є кінцевою функцією менеджменту, і прорахунки й недоліки у його виконанні призводять до погіршення результатів господарювання. Водночас належний контроль сприяє досягненню поставлених цілей.

Три складові контролю:

-установлення стандартів;

-оцінка виконання;

-коригування.

Функція контролю може розглядатись і як зворотній зв’язок системи, рис. 1.

Рис.1. Контроль як зворотній зв’язок системи.

Як видно з цієї схеми, контроль розпочинається з бажаного виконання, яке грунтується на стандартах. У процесі діяльності досягається фактичне виконання, яке піддається оцінці й порівнюється зі стандартами. Якщо виникають відхилення реального виконання від стандартів, то треба виявити причини цих відхилень, розробити і реалізувати програму відповідних коригувальних дій. Після коригування процес має повернутися до бажаного виконання (стандарту), за яким настає наступний цикл, і т.д.

Контроль є таким типом діяльності щодо управління м/н фірмою, який дає змогу вчасно виявити проблеми, розробити і здійснити заходи, спрямовані на коригування ходу та змісту робіт в організації до того часу, коли проблеми набудуть ознак кризи. Одночасно контроль дає можливість виявити та поширювати позитивні починання, підтримувати найбільш ефективні напрями діяльності на підприємстві.

Головна мета контролю: сприяти зближенню фактичних і необхідних результатів виконуваних робіт, тобто забезпечити виконання завдань (досягнення цілей), що стоять перед підприємством.

Контроль як управлінська діяльність має відповідати таким вимогам:

-бути всеосяжним та об’єктивним, тобто зорієнтованим на адекватне відображення досягнутих параметрів відносно встановлених цілей та обраних стратегій;

-орієнтуватися на кінцеві результати, в цьому контексті контроль розглядається як засіб досягнення цілей;

-повинен мати безперервний та регулярний, незворотній характер;

-бути гнучким, тобто не заважати виконанню основної роботи (на противагу “радянським системам” контролю, коли “під цю функцію” будувалася система);

- відповідати змісту тих робіт, які контролюються, перевіряти не тільки кількість і термін, а й якість роботи;

-бути зрозумілим для тих, кого контролюють та перевіряють;

-бути своєчасним, щоб мати змогу втручання і коригування процесів, що відбуваються;

- забезпечувати перевіряючих необхідною повною, зрозумілою та лаконічною інформацією;

-бути економічним, тобто відповідати вимозі: затрати на його проведення не можуть бути більшими, ніж ті результати, яких досягають у процесі контролю;

-має бути дієвим, тобто не обмежуватися виявом фактичного стану об’єкта контролю, а й супроводжуватися відповідними рішеннями.

Найбільш об’єктивним та ефективним контроль буде тоді, коли вироблено систему нормативів (стандартів) виконуваних робіт і кінцевих результатів (цілей). Насамперед повинні розроблятися нормативи витрат грошей та часу, що доповнюються системою тих показників, які керівники підприємства (або стратегічної програми) вважають найважливішими щодо діяльності об’єктів контролю. Найчастіше нормативи (стандарти) розробляються за такими групами: цінові, доходні, програмні (техніко-економічні), фізичні (для виробів і технологічних процесів), поведінкові тощо. Часто нормативами (стандартами) є відповідні стратегічні цілі та планові параметри стратегій. У цих випадках установлюються певні інтервальні значення для нормативів (мінімум та максимум).

Стандарти, чи нормативи, - це переважно кількісні характеристики процесу чи явища, що знаходять вираз у відповідних показниках. Визначення цих показників - найскладніша за змістом робота, тому що треба передбачити надходження відповідної інформації для їх розрахунків.

Типи стандартів:

-фізичні стандарти - виробництво, продаж;

-цінові стандарти - маркетинг, збут;

-стандарти капіталу - фінанси;

-стандарти доходів - фінанси;

-програмні стандарти - виробничі підрозділи;

-невловимі стандарти - менеджери всіх рівнів;

-цілі як стандарти - лінійні підрозділи;

-стратегічні плани як контрольні точки для стратегічного контролю.

Системи контролю.

Контроль і перевірка виконання стратегічних планів і програм потребують вироблення взаємозв’язаних систем контролю на підприємствах, які охоплюють підсистеми контролю за:

-технологічними процесами;

-якістю продукції та праці;

-додержанням чинного законодавства, що регулює діяльність підприємства;

-виконанням окремих завдань, етапів, напрямів та стратегічних програм і планів у цілому;

-виконанням рішень, вказівок, наказів, розпоряджень вищого керівництва підприємства;

-додержанням установлених фінансово-економічних параметрів функціонування підприємства тощо.

Класифікація систем контролю