Если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы, уходит более минуты, то вы будете не сортировать их, а накапливать

И все же… Многие люди привыкли к системе подвесных папок, по крайней мере на работе, поскольку шкафы для таких папок, открывающиеся сбоку, стали стандартным атрибутом корпоративной деятельности. Если вам приходится работать с подвесными папками, то я советую следующее:

• Помечайте ярлыками папки, а не место, где они висят. Это позволит вам брать на встречи и в поездки папки без крючков.

• Вешайте по одной папке на каждый крючок. Только в этом случае ящик будет выглядеть аккуратно и не будет возникать глупых ситуаций, когда крючок начинает шататься под грузом множества папок.

• Держите изрядный запас обычных крючков и пустых папок перед первым ящиком, чтобы можно было упаковывать новые папки и сортировать их в мгновение ока.

Освобождайте папки хотя бы раз в год. Регулярная ревизия папок не дает картотеке застаиваться и покрываться плесенью, она позволяет оставлять материалы в картотеке «на всякий случай», если понадобится. Вы знаете, что через несколько месяцев в любом случае пересмотрите картотеку: тогда и решите, какую информацию стоит оставлять, а какую нет. К примеру, я освобождаю папки, когда говорю по телефону (или выгадываю время в процессе телефонного совещания, которое никак не может закончиться).

Я рекомендую всем организациям ввести День мусорного ящика (если он еще не проводится), когда все сотрудники обязаны прийти на работу в тапочках и джинсах, перевести телефоны в режим «не беспокоить» и разобраться с накопившимися материалами[5]. В помещении ставятся урны, и всем разрешается провести день в режиме уборки. Индивидуальный день мусорной корзины удобно наметить в календаре на выходные в конце года или на раннюю весну, когда вы готовите налоговую декларацию, и можно увязать чистку материалов с архивированием финансовой документации за минувший год.

И напоследок…

Вы выгадали немного времени, подготовили рабочее пространство и снарядились основными инструментами для внедрения методологии. Что дальше?

Если вы решили посвятить определенное время налаживанию системы управления рабочим процессом, то есть еще одна вещь, которую следует сделать, чтобы она была максимально эффективной: забудьте обо всех остальных проблемах на срок выполнения процедуры.

Если вам нужно срочно кому‑то позвонить, поручить важное дело секретарше или обсудить что‑то со своей половиной, сделайте это сразу. Или решите для себя, когда вы займетесь этим, и поместите напоминание туда, где точно не забудете о нем. Очень важно, чтобы все ваше внимание было сосредоточено на текущей работе.

Несмотря на то что люди выделяют время и тратят изрядные деньги на оплату моего труда как ресурса, который будет использоваться в течение заданного периода, перед тем как начать тренинг и отложить работу, почти все они должны решить какие‑то срочные проблемы, еще не внедренные в систему. Они говорят: «Ах да, я должен перезвонить клиенту в течение дня» или «Мне нужно узнать у мужа, взял ли он билеты на вечер». Этим обусловлен недостаток концентрации и зрелости в нашей культуре, и я считаю, что многие разумные люди постоянно игнорируют внутреннюю ответственность.

Надеюсь, вы все поняли? Хорошо. Теперь пришло время собрать все незамкнутые циклы воедино.

5. Сбор информации: «загон для рутинных проблем»

Во второй главе были описаны основные процедуры, позволяющие собрать воедино все задачи. В этой главе будет более подробно рассказано о процессе аккумулирования всех незавершенных задач в одном месте – в обобщенной папке «Входящие». Это критически важный первый шаг на пути достижения состояния, когда разум подобен воде. Добавьте еще несколько проблем к тем, что уже обозначены, и у вас возникнет положительное ощущение. Но если сосредоточиться на процессе сбора и собрать все 100 % проблем, то ваше отношение к работе существенно изменится: появится новая точка опоры, которая позволит совладать с делами.

Когда я учу клиента этому процессу, этап сбора информации обычно занимает от одного до шести часов, хотя был случай, когда мы работали все двадцать (в итоге я сказал: «Ну, в общем, вы поняли идею»). Но на это может уйти и больше времени, если вы собираетесь зафиксировать абсолютно все проблемы, возникающие на работе и в личной жизни, ведь в таком случае придется осмотреть всевозможные углы и закоулки, в том числе машины, лодки и загородный дом, если он у вас есть.

Будьте уверены, уделив хотя бы пару часов сбору проблем, вы сможете перечислить основную часть незавершенных дел. Более того, можно будет определить остальные задачи, если привязать упоминания о них к конкретным местам: например, «убрать и расчистить гараж» и «навести порядок в шкафу в гостиной».

В действительности, конечно, невозможно постоянно фиксировать абсолютно все рутинные проблемы. Жизнь протекает слишком быстро, и вы заняты слишком большим объемом работы в течение недели, чтобы перенести все идеи и заботы из собственной головы на внешний носитель. Однако пусть это станет эталоном для подражания, который будет побуждать вас постоянно поддерживать порядок в делах, на работе и в личной жизни.

На старт, внимание…

Есть весьма актуальные причины, по которым перед тем, как обрабатывать сведения, нужно собрать их воедино:

1. Весьма полезно четко представлять объем предстоящей работы.

2. Сбор информации позволяет определить, где «кончается туннель».

3. На этапах обработки и сортировки вас не должна отвлекать бесформенная масса рутинных проблем, которые по‑прежнему ожидают «где‑то там» вашего решения. Как только вы соберете в одном месте все дела, требующие внимания, вы автоматически перейдете в рабочее состояние повышенной концентрации внимания и контроля.

Возможно, одновременный сбор воедино всего, что вас не устраивает, покажется утомительным занятием. Возможно, он даже будет выглядеть противоречиво: ведь бóльшая часть проблем никогда не обладала и не обладает особой важностью; поэтому они и окружают вас столь беспорядочно. Допустим, проблема не была срочной, когда возникла, и, вероятно, еще не случилось ничего страшного из‑за того, что она до сих пор не решена. Возможно, у вас в бумажнике лежит визитная карточка, с владельцем которой вы хотели бы когда‑нибудь связаться. А может быть, это маленький приборчик, которому не хватает запчасти, лежащий в нижнем ящике стола. Или принтер в офисе, для которого вы никак не можете подобрать лучшего места. Дела такого типа гложут вас, но вы еще даже не решили: предпринимать что‑то по этому поводу или совсем выбросить их из списка незамкнутых циклов. Но поскольку вы считаете, что среди этих проблем может быть что‑то важное, «рутина» управляет вами и отбирает больше умственной энергии, чем заслуживает. Учтите: можно прекрасно себя чувствовать, не делая чего‑то, но только в том случае, если вы знаете, чего не делаете.

Что ж, начнем. Берите свою корзину «Входящие», стопку писчей бумаги в полдюйма толщиной и…

…Поехали!