Табельный номер 4 page

10.4.8. Оформление прографки таблицы

Оформление значений данных в прографке таблицы должно осуществляться в соответст­вии со следующими требованиями:

1. Указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим образом:

а) при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многото-
чие (...), либо слова Нет свед.;

б) при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире.

2. Обозначение ничтожно малых чисел оформляется следующим образом:

а) если число значительно меньше одной десятой, то проставляется 0,0;

б) если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 и т.д.

3. При представлении многоразрядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры слева направо для целой части и слева направо - для дробной части.

4. Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим тре­бованиям:

а) числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе,
выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах);

б) числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центри-
руются;

в) числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...)
или тире и выравниваются по разделителю;

г) при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватываю-
щих все числа ряда, перед числами пишут от...до...включ.;

д) в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ста-
вить тире;

е) округление числовых значений до первого, второго, третьего и т.д. десятичного
знака для одного типа данных должно быть одинаковым.

5. Расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика определяется
следующим образом:

а) если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравни-
ваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика;

б) если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки про-
графки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

в) если боковик начинается с графы Номер по порядку, то рекомендуется выравни-
вать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

г) текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соот-
ветствующего заголовка боковика.

6. Оформление текста в ячейках таблицы должно удовлетворять следующим требова-
ниям:

а) текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит
образцом написания со строчной буквы);

б) точка в конце текста в ячейке прографки не ставится;

в) при повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же
правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.

7. Линейки в прографке предназначены для разделения граф и оформляются следующим
образом:

а) линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы;

б) в сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть отделяется от другой
обычно двойными линейками.

10.4.9. Оформление примечаний к таблице

Примечания к таблице оформляются следующим образом:

1. Если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем неве­лик, то они оформляются в виде отдельной графы.

2. Если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей.

3. Примечания связываются с соответствующими местами таблицы ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов).

4. Если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформ­ляются как внутритекстовые.

I 0.5. Возможности компьютерной подготовки таблиц

I 0.5.1. Общая характеристика современных табличных процессоров

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомога-'ельные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя. 1еречыслим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответст-угощей кнопки в пиктографическом меню.

2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро существлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть ыполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.

4. Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) мыши на ыбраином объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент хочет рабо-ать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной мтуации, собраны в контекстном меню.

5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют ыктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню: Следствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пикто-рафические меню могут быть составлены индивидуально.

6. Рабочие группы или рабочие папки. Документы можно объединять в рабочие папки,
ак что они могут рассматриваться как одно единое целое, если речь идет о копировании, за-
рузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы располо-
сен алфавитный указатель (регистр), который обеспечивает доступ к рабочим листам.
Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что
елает наглядным содержимое регистра, а значит, облегчает поиск и переход от документа к
окументу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего кна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с ребованиями пользователя, что позволяет сделать работу максимально удобной. Среди та-их возможностей - разделение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и толбцов и т.д.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя пре-усмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера странн­ые разбивка на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а акже предварительный просмотр получившейся страницы.

9. Средства оформления рабочих листов. Современные табличные процессоры ире-оставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие как: выбор шрифта и гиля, выравнивание данных внутри клетки, возможность выбора цвета фона клетки и 1рифта, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, черчение рамок разлпч­ного вида, возможность задания формата данных внутри клетки (например: числовой, тек­стовый, финансовый, дата и т.д.), а также автоформатирование - в систему уже встроены различные возможности оформления таблиц, и пользователь может выбрать наиболее под­ходящий формат из уже имеющихся.

10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для бланков писем и факсов, различных калькуля­ций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно разрешить заполнять та­кие бланки, но запретить изменение формы бланка.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они дают возможность рабо­тать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов - с ее помощью можно обрабаты­вать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по не­скольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения ис­ходных значений.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроен-
ные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и вре-
мени, логические и др. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подста-
вив значения, получить результат.

13. Деловая графика. Трудно представить современный табличный процессор без воз­можности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. А возможности оформления диаграмм также много­образны и доступны, например, такие как: вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей - возможность вставки линий сеток и др. Помимо этого современные сис­темы работы с электронными таблицами снабжены такими мощными средствами построе­ния и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.

14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, т.е. через экранную форму; защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку за­просов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме этого, все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, ко­торые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах.

15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование - одни из самых важных воз­можностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить опти­мальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбо­ра (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке ста­ло равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и огра­ничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это можно делать, создавая сценарии, которые представляют со­бой описание решаемой задачи.

16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения.часто повторяемых дей­ствий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разде­ляют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макро­функций можно определять собственные формулы и функции, расширив таким образом на­бор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос - это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта после­довательность может быть «воспроизведена», как магнитофонная запись. Ее можно обрабо­тать и каким-то образом изменить. Например, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю созда­вать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от существующих в системе, что делает диалог с макрокомандой максималь­но удобным.

10.5.2. Структура рабочего окна табличного процессора

При загрузке табличного процессора обычно открывается рабочее окно, отображающее ин­струментальные панели, информационные поля и собственно электронную таблицу. Ото­бражаемая электронная таблица, как правило, является одной из многих, объединенных в книгу или блокнот, являющихся объектом хранения в отдельном файле. В связи с этим от­дельная таблица именуется рабочим листом.

Рабочее окно современного табличного процессора состоит из следующих элементов (их состав и примерное расположение представлены в табл. 10.5)^[1]:

1. Строка заголовка.
Строка заголовка содержит:

• имя программы (табличного процессора);

• имя текущего файла (книги или блокнота);

• кнопки управления окном, состав и назначение которых определяется операционной средой, в которой работает табличный процессор (обычно это кнопки преобразования окна в пиктограмму, изменения размера окна, закрытия окна).

2. Строка меню.

В строке меню расположены имена основных групп команд и инструментальных средств табличного процессора, каждой из которых соответствует собственное выпадающее меню, детализирующее возможности управления электронными таблицами. Обычно сюда помещают следующие основные группы команд:

• управление рабочим окном в целом (сворачивание и восстановление окна, перемеще­ние и изменение размеров окна, закрытие окна);

• управление файлами (открытие и закрытие файлов с электронными таблицами, созда­ние новых файлов, сохранение электронных таблиц в различных форматах, управле­ние печатью электронных таблиц, управление передачей данных электронных таблиц в другие приложения, завершение работы табличного процессора);

• редактирование элементов электронной таблицы (удаление, перемещение, копирова­ние и очистка фрагментов электронных таблиц, поиск и замена данных в электронных таблицах, заполнение фрагментов электронных таблиц);

• управление представлением элементов рабочего окна (определение размера отдель­ных компонентов рабочего окна, определение масштаба отображения данных элек­тронной таблицы, определение количества и состава инструментальных панелей и т.п.);

• управление режимом и содержанием вставки (определение места и содержания встав­ляемых объектов: ячеек, строк, столбцов, рабочих листов, диаграмм, гиперссылок и т.п.);

• форматирование элементов электронной таблицы (оформление вида представления содержания ячеек, определение вида выравнивания, управление шрифтовым оформ­лением, представлением границ, цветовым оформлением и т.п.);

• сервисные команды (управление макросами, режимами и настройками организации работы с табличным процессором и др.);

• управление базой данных (управление данными электронной таблицы как базой дан­ных с выполнением операций поиска по запросу, сортировки, формирования шабло­нов и т.п.);

• управление межоконными взаимодействиями (переход от одного окна к другому, управление порядком расположения окон, закрепление и освобождение областей элек­тронных таблиц);

• справочная система.

3. Пиктографические меню (инструментальные панели).

Пиктограммы, объединенные в инструментальные панели, предназначены для вызова наиболее часто используемых команд. Количество и состав пиктографических меню опре­деляются пользователем как выбором из предлагаемого набора, так и оригинальным форми­рованием. Обычно это можно реализовать в группе команд главного меню, управляющего видом представления элементов рабочего окна.

4. Строка ввода (редактирования).

Строка ввода (редактирования) предназначена для ввода и изменения данных в ячей­ках электронной таблицы. Она содержит имя рабочего листа и адрес активной ячейки, в которой расположен указатель ячеек в виде рамки, окружающей ячейку. Указатель ячеек можно перемещать по рабочему листу с помощью мыши или клавиш управления курсо­ром.

5. Рабочий лист.

Рабочий лист отображает собственно электронную таблицу и разбит на ячейки, которые образуют прямоугольный массив и координаты которых определяются заданием их позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Столбцы обозначаются буквами ла­тинского алфавита (А, В, С... Z, АА, АВ, АС... AZ, ВА, ВВ...), а строки - числами нату­рального ряда. Так, D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и стро­ки 14, а CD99 - ячейку, находящуюся на пересечении столбца CD и строки 99. Имена столб­цов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк - на его левой границе.

6. Линейки прокрутки.

На экране, как в окне, всегда виден лишь фрагмент активного рабочего листа. Это окно можно передвигать по рабочему листу с помощью ползунков линеек прокрутки, которые расположены в правой (вертикальная линейка прокрутки) и нижней части листа справа (го­ризонтальная линейка прокрутки). Еще одна маленькая линейка, расположенная слева в нижней части рабочего листа, предназначена для перехода от одного рабочего листа к дру­гому. Каждый рабочий лист имеет корешок с именем. Выбрав и активизировав конкретный корешок, можно продолжить работу на соответствующем этому корешку рабочем листе до­кумента.

Таблица 10.5

Состав и расположение элементов рабочего окна табличного процессора

Строка заголовка

Строка меню