Раздел 18. Простые и сложные комплексы документов

Лекция 14.

1.Первичные комплексы документов

Документы, которые создаются в результате деятельности учреждений, организаций, предприятий для удобства работы с ними, хранения и поиска подлежат систематизации и упорядочению в соответствии с нормативно-методическими требованиями и разработанными классификаторами. В этих целях исполненные и завершенные делопроизводством документы объединяется в первичные комплексы документов.Основным видом первичных комплексов документов на бумажном носителе является: дело.

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дело может иметь несколько томов, или состоять из одного документа.

В архивном деле первичные комплексы документов обозначаются термином «единица хранения».

Документы учреждения, организации, предприятия представляют собой систематизированный комплекс, сформированный с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении и архивоведении такой комплекс принято называть документальным фондом. В документальный фонд входит всю документированная информация, образующаяся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, независимо от ее ценности, формы представления, типа материального носителя и т.д.

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.

Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется фондообразователь.

2. Понятия «архивный документ» и «архив»

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТР51141-98).

Архивный документ — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.

Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

В зависимости от их функций и подчиненности архивы можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.

Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов — служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют ис­торическими.

Ведомственные архивы — структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и органи­зующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

2. Архивный фонд Российской Федерации

Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

В архивоведческой литературе синонимами термина «организация» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел.

Классификация — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов — классификации и систематизации документов.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

в пределах АФ РФ в целом;

в пределах архива;

в пределах архивного фонда.

Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

3. Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации.

Классификация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется по следующим признакам:

1) по формам собственности:

архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;

архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­менном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.

Государственную часть Архивного фонда РФсоставляют архивные фонды и архивные документы:

государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, пред­приятий, действующих на территории РФ;

государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преоблада­ющая доля федеральной или государственной собственности;

органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

других общественных организаций и объединений, образовав­шихся при осуществлении их деятельности до момента регистра­ции в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;

юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их ре­гистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движе­ний, религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, ак­ционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий про­мышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамиль­ные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения:

постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государствен­ных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды.

Муниципальные (районные и городс­кие) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Хранение в собственности государства — это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.

Депозитарное хранение документов — временное хранение доку­ментов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

Отраслевые фонды представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством.

4. Организация документов и дел в пределах архивов

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд.

Документальный фонд лица называют личным архивом.

В соответствии с ГОСТ Р51141 — 98

архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой.

Архивным фондом учреждения (организации) называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родственные, профессиональные, творческие отношения).

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).