Информация и ее значение для управления организацией

Принять решение в организации – значит обработать серию информационных сообщений. Это решение само становится сигналом, информацией для других единиц принятия решений, т.е. организаций. Таким образом, одна из функций организаций – это обработка и производство информации.

Прежде, чем приступить к исследованию информации в организации, необходимо уточнить некоторые понятия и определения.

Так, информация (в узком смысле) - это данные, которые были организованы и переданы.

Данные – это сведения об изменениях в окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах), высказывания о зарегистрированных фактах или идеях.

Информация в широком смысле словаесть передача знаний, высказывания о зарегистрированных фактах или идеях, представляющих обоснованное суждение или экспериментальный результат которые:

- уменьшают степень неопределенности, неполноты знаний;

- существуют вне их создателя как отражение действительности в мышлении человека;

- представленны в виде сообщения (кодирование), которое может быть записано на материальных носителях, доступно для хранения и воспроизведения с помощью средств вычислительной техники без участия автора, может быть передано по сетям телекоммуникаций.

Любой аппарат управления представляет собой единицу производства информации. Его основная роль заключается в обработ­ке информации подобно производственному предприя­тию. Аппарат управления получает и производит информацию: данные, выдаваемые компьютером в электронной форме, документы, передающие информацию в численной или циф­ровой форме, устная информация, передаваемая по телефону, часто в элек­тронной форме.

Между процессом получения и распространения информации аппарат выполняет ряд разнообразных действий: пре­образование информации, объеди­нение информации, накопление информации.

Как правило, аппарат управления использует полученные дан­ные в качестве основы для производства другой своей важной про­дукции - решений (см. предыдущую тему).

Таким образом, аппарат управления производит продукцию двух типов: ин­формацию (данные, документы, устная информация) и решения (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат уп­равления специализируется в одной из этих областей.

К звеньям аппарата, производящим информационную продукцию относятся:

- подразделения, которые занимаются подготовкой тех­нических инструкций;

- бухгалтерия и финансовые подразделения;

- подразделения, подготавливающие информацию для обществен­ности.

К звеньям аппарата, основной продукцией которых явля­ется решения, относятся:

- подразделения по управ­лению производством;

- подразделения по управлению продажами;

- аппарат высшего руководства.

Есть звенья аппарата, производящие смешанную продукцию того и другого типа:

- технические подраз­деления;

- офисы, занимающиеся кадровыми вопросами;

- маркетин­говые подразделения.

Если есть производство двух типов продукции (информации и решений), то возникает вопрос о продуктивности управленческого труда. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости ин­формации на единицу затрат. Это может быть больший объем ин­формации; более высокое качество информации; более своевременная информа­ция.

Применительно к решениям повышение про­дуктивности - это увеличение стоимости решений на единицу зат­рат. Практически это означает: большее число решений; более высокое качество решения; более своевременные решения. Оценка продуктивности работы аппарата управления представ­ляет известную сложность. Тщательный анализ и точное измерение часто подменяются экспертными оценками и наблюдениями. Оп­ределенный интерес представляет ранжирование информации, ис­пользуемой в организациях в условиях рыночной экономики.