Регламент проведения переговоров или Общие правила организации встреч/переговоров

ü Инициатором переговоров может быть любая Сторона.

ü Встреча Сторон планируется путем направления письменного приглашения другой Стороне с указанием времени и места проведения встречи, в копию в обязательном порядке ставится Минтранс.

ü Стороны обязаны подтвердить встречу в течение 5 минут после получения приглашения, либо направить ответное письмо с предложением об изменении времени и места. Инициировать изменения можно только один раз.

ü Отказ от встречи запрещен.

ü Стороны обязаны прибыть к месту проведения переговоров за 5 минут до начала встречи.

ü Язык проведения встречи/переписки – английский (Приложение Краткий англо-русский словарь для ведения переговоров).

ü Время проведения переговоров – не более 15 минут.

За нарушения Регламента проведения переговоров Правилами предусмотрены штрафные санкции. Орган, уполномоченный настоящими Правилами вести контроль за исполняемостью Регламента проведения переговоров – Минтранс.

О любых нарушениях Директор по правовому обеспечению Аэропорта/Хэндлера/АК может подать письменное обращение на виновную Сторону в Минтранс с приложением детализации по нарушению и доказательной базы в соответствии с критериями определения нарушения и с ходатайством о наложении штрафных санкций.

При планировании встречи между аэропортами, авиакомпаниями и хендлерами, помимо письменного уведомления по электронной почте, приглашающая сторона должна создать карточку встречи в специальном планировщике, расположенном на рабочей области Lotus Notes:

При создании карточки встречи, инициирующая сторона выбирает из справочника необходимых сотрудников контрагента, которые должны присутствовать на встрече и указывает предлагаемое время встречи, а также тему обсуждаемого вопроса. Приглашения должны быть направлены не менее чем за 10 минут до предполагаемого времени встречи (данный параметр специально не контролируется, но учитывается при судебных разбирательствах). При этом участники обязаны либо принять приглашение, либо дать мотивированный отказ и предложить альтернативное время встречи. Приглашающая сторона вправе по своему усмотрению добавить в список участников любого сотрудника из числа своей компании. В прочие участники встречи ставится представитель Минтранса.

Заключение/расторжение трехстороннего договора об обслуживании рейсов

Для фактического начала процесса выполнения и облуживания рейсов необходимо подписание трехстороннего соглашения Хендлер – Авиакомпания - Аэропорт, который должен определить:

- тип ВС,

- направления полетов,

- слоты,

- частота выполнения рейсов.

- время начала полетов

Встреча Сторон планируется путем направления письменного приглашения второй и третьей Стороне, в копию в обязательном порядке ставится Минтранс. Язык проведения встречи/переписки – английский (Приложение Краткий англо-русский словарь для ведения переговоров).

В обсуждении условий трехстороннего договора участвуют Директора по продажам АК/Ассистент Коммерческого Диретора и Директора по продажам Хэндлера, Директор по продажам Аэропорта. По итогам переговоров подписывается Протокол на бумажном носителе, который прикладывается в проект Соглашения в ИС Согласование.

Любые изменения Трехстороннего Соглашения об обслуживании рейсов офомляются через подтверждение ИС. Изменения к Трехстороннему Соглашению об обслуживании рейсов и вступают в силу через 15 минут после подтверждения Минтрансом.

Минтранс имеет право не подтверждать проект, если к нему не приложен Протокол встречи. Расторжение трехстороннего Соглашения может быть инициировано как Авиакомпанией в одностороннем порядке, так и любой Стороной по договору. Расторжение вступает в действие в течение 15 минут после подвтерждения Дополнительного Соглашения о Расторжении Договора Минтрансом.

Заключение/расторжение дустороннего договора – Соглашепние об оказании аэропортовых услуг/услуг по наземному обслуживанию.

В переговорах со стороны Авиакомпании обязательно участвует Коммерческий Директор/Ассистент Коммерческого Директора (проводит переговоры). Генеральный Директор АК, Финансовый директор АК принимают участие в переговорах, если такое решение принято Генеральным директором АК.

Со стороны Аэропорта или Хэндлера обязательно в переговорах принимает участие Директор по продажам и развитию (проводит переговоры). Приглашенным лицом может быть Финансовый директор Аэропорта/Хэндлера и/или любое иное лицо, необходимость участия в переговорах которого определяет Директор по продажам и развитию.

Предметом обсуждения на переговорах является:

· стоимость услуг Аэропорта/Хэндлера

· размер штрафа за минуту просрочки

· тариф за слот

· размер штрафа за невыполнение услуги/отмену рейса/неоказание услуги

По итогам переговоров подписывается Протокол на бумажном носителе (Приложение Протокол переговоров), электронная версия которого в обязательном порядке прикладывается в проект Соглашения в ИС «Согласование». Минтранс имеет право не подтверждать проект любого Соглашения, есои в проекте не приложена электронная версия Протокола встречи.