Повестка дня. Повестка дня обеспечивает ход собрания по намеченному руслу, работу мысли присутствующих в нужном направлении

Повестка дня обеспечивает ход собрания по намеченному руслу, работу мысли присутствующих в нужном направлении. Воздерживайтесь от желания привнести в работу собрания что-то из того, что вдруг приходит вам в голову по ходу дела. Повестку дня формулируйте предельно лаконично, однако с включением в нее всего, что необходимо. При этом исключите из повестки все, что можно решить в другом месте и другими средствами. К примеру, если надо ознакомить сотрудников с содержанием документа, заранее разошлите участникам будущего собрания копии, сопроводив указанием ознакомиться с документом до начала собрания. Некоторые информационные материалы можно «пустить по кругу» с приложением списка лиц, которых информация касается, и инструкцией по прочтении сделать отметку и передать следующему.

Повестка дня должна быть разослана заранее, чтобы все имели возможность включить собрание в свой рабочий график и подготовиться к нему. Все пункты повестки должны быть ориентированы на достижение конечной цели собрания. Если кто-то хочет дополнить повестку собственными пунктами, соглашайтесь, только если пункты вписываются в общую канву. Если люди обеспокоены тем, что их мнение не будет учтено, встретьтесь с ними отдельно и выясните суть их позиции.

Правильно разработанная повестка дня отвечает следующим требованиям:

► четко устанавливает регламент проведения собрания (порядок выступлений, их продолжительность и т. д.);

► содержит информацию о месте и времени проведения собрания с поименным списком участников (для заседания);

► содержит ссылки на вопросы прошлых собраний, имеющие отношение к нынешней повестке;

► содержит перечень тем для обсуждения и указание цели проведения;

► называет докладчиков по каждому пункту повестки или тех, кто будет направлять дискуссию по каждому из пунктов;

► содержит перечень пунктов повестки в порядке их рассмотрения;

► содержит указание на точное время начала и завершения собрания.