Организация исходящих звонков

Организация исходящих звонков открывает широкий спектр возможностей по части экономии времени и повышения эффективности инициированных вами телефонных переговоров.

В первую очередь задумайтесь, действительно ли вам необходимо звонить. Может, лучше навестить человека, или отправить ему факс либо сообщение по электронной почте, или поручить дело кому-то другому? На деле многие звонки оказываются совсем необязательными, и лучше бы было вообще ничего не делать.

Планирование звонков

Если решите, что звонить все же придется, продумайте тактику экономии времени при переговорах и повышения продуктивности телефонного общения. Когда звонок неизбежен, прежде чем возьметесь за аппарат, уделите какое-то время планированию предстоящего разговора.

Наиболее эффективным в плане экономии времени будет отвести для звонков (по крайней мере для большинства) один или два специальных отрезка дня. В эти периоды вы сможете заниматься только звонками, не отвлекаясь ни на что другое. Выберите для переговоров время, когда есть шанс застать на месте всех нужных вам людей и когда в вашем собственном графике будет достаточное по продолжительности свободное время.

Непосредственно перед звонком решите, что и как собираетесь сказать человеку. Воспользуйтесь при этом следующими советами:

► четко знайте, с кем хотите переговорить;

► четко представляйте, что именно хотите сказать;

► подготовьте сообщение на случай, если нужный вам человек отсутствует;

► имейте под рукой относящиеся к разговору документы;

► держите наготове чистый лист бумаги и ручку;

► выпишите отдельно ключевые факты и даты;

► расслабьтесь за счет дыхания полной грудью;

► визуализируйте предстоящего собеседника;

► мысленно смоделируйте атмосферу спокойного общения;

► выберите для звонка подходящий момент.

Если разговор обещает быть трудным, не откладывайте его на потом. Подготовьтесь, как описано выше, и звоните при первом же удобном случае. Быстро переходите к сути вопроса: если будете проявлять нерешительность, недовольными результатом останетесь оба.