Учет телефонных переговоров

Имейте четкое представление о том, какого рода звонки вы делаете и получаете и в какое время дня они обычно бывают. Располагая подобной информацией, вы сможете так организовать телефонные переговоры, что не только сэкономите время, но и будете проводить их с большей эффективностью. Для этого необходимо провести учет пользования телефоном.

Рис. 8. Учет разговоров по входящим звонкам

На простом листе бумаги вы станете отмечать время начала и окончания каждого телефонного разговора, имя абонента и причину звонка. Можете добавить к этому свои комментарии. Можно вести раздельный учет входящих и исходящих звонков, опять же с возможными вашими комментариями. Начните прямо сейчас и занимайтесь в течение по крайней мере недели. Выберите типичную для своего рабочего графика неделю. В итоге вам станет ясно, сколько времени вы проводите на телефоне и были ли все звонки так уж необходимы (см. рис. 8).

Взглянув на таблицу входящих звонков, вы увидите, кто вам звонит и как часто. Вы, возможно, заметите, что отдельные люди звонят, как правило, в одно и то же время. Вы поймете также, чьи звонки вас раздражают и отнимают у вас больше всего времени.

Но это только часть дела. Следует еще вести учет и собственных звонков. Возможно, что результат вас удивит. Вы считаете себя человеком, пользующимся телефоном эффективно и ведущим переговоры в конструктивном ключе? А как насчет разговора с Барри, когда за короткими фразами по делу последовала — по вашей, кстати, инициативе — пространная дискуссия по поводу прошедшего накануне футбольного матча? Или приятный, но необязательный звонок вашей подруге? Учет собственных звонков готовит вам немало сюрпризов; одновременно он подскажет, как можно сократить число телефонных разговоров.

Из таблицы на рис. 9 видно, сколь легко вы теряете время из-за собственных звонков.

Рис. 9. Учет исходящих звонков