Своей работы удовольствие

Эта рекомендация насколько проста, настолько малопонятна — как же ее применять. Вот если бы у нас была такая себе кнопочка удовольствия — включаешь ее в начале рабочего дня, и вся рабочая круговерть превращается в феерию сплошного блаженства. Первые рекомендации участников форума, каким образом это сделать.

Ксения, Харьков:

Знаете, я раньше очень переживала из-за постоянных авралов, когда все наваливается одновременно. На одном семинаре для секретарей и референтов навели на такую мысль: в сущности, работа секретаря не имеет строгих очер­таний — нет ни начала, ни конца. Согласитесь, что мы зачастую не видим, куда ушла докладная записка, подготовленная нами, кто принял переданный факс и что сделал с ним дальше. Наша работа — это процесс. Так пускай каж­дое маленькое дело выполняется со всей тщательностью. Есть приоритеты — отлично, все остальное — в порядке очереди. И без суеты. И когда что-то делаешь, надо помнить, что ты отлично выполняешь свою работу, просто никогда не поддаешься на провокации вроде «Это срочно!!!», «Это немедлен­но!». Ведь мы уже не первый день работаем и умеем отличать действительно срочные дела от желания рядовых сотрудников поскорее перебросить нудное задание руководства.

Отдельные моменты этого выступления хочется прокомменти­ровать более подробно.

ЭФФЕКТИВНЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ДЛЯ ОФИСНОГО РАБОТНИКА

РАБОТА - ЭТО В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ ПРОЦЕСС.

НО ЭТОТ ПРОЦЕСС СОСТОИТ ИЗ МНОЖЕСТВА МИНИ-РЕЗУЛЬТАТОВ

Психологи выделяют две возможные направленности деятельно­сти человека: направленность на результат и направленность на про­цесс. Направленность на результат предполагает достижение чело­веком тех или иных целей деятельности: выполненная работа, хорошее настроение и похвала руководителя, заработанные преми­альные и т. д. Хотя специфика работы офисного работника действи­тельно очень часто смазывает видимые результаты его деятельнос­ти. Завершающий этап той или иной работы выполняет кто-либо другой; начальник может оказаться в дурном настроении по неза­висящим от рабочей ситуации причинам, а премиальные, к сожа­лению, часто уходят в ином направлении. Чтобы не расстраивать­ся, остается радоваться жизни, и работе в том числе, «просто так».

Процессуальная направленность выигрышна сама по себе — уже сам процесс деятельности доставляет удовольствие, не зависимо от того, к каким результатам и последствиям она приведет.

Набор текстов — здорово, приятная гимнастика для пальцев! Общение с людьми — еще лучше: столько новой информации и по­зитивных эмоций! А уж если до Интернета добраться...

Но кроме явных позитивов процессуальная направленность имеет и свои негативы. В чистом виде подобная направленность снижает от­ветственность человека за последствия работы: я делаю, как делаю, а что получится — меня мало волнует. Кроме того, при такой направленно­сти очень трудно переключиться на выполнение неприятной работы — найдется тысяча и одна причина отвертеться от нее. И тогда есть смысл срочно мотивировать себя получением хоть какого-то позитивного результата, чтобы сдвинуть самого себя с мертвой точки. Вопросы са­момотивирования мы уже обсуждали ранее.

Возник образ такого милого ослика: пока солнышко греет, птички щебечут, ножки не болят — ослик идет сам по себе и радуется жизни. А если идти почему-то перехотелось, пора перед носом вывешивать све­жую морковку, чтобы появился новый стимул для продвижения вперед.

Так же и в работе офисного работника: рассчитывать на одно удо­вольствие от процесса — чревато. Поэтому есть смысл заготовить не­сколько «собственных морковок», чтобы деятельность приобрела определенную осмысленность. При этом важно, чтобы прогнозируе­мые результаты были в поле видимости и досягаемости самого ра­ботника. Да, вы не всегда знаете, куда ушла докладная записка, ка­кую реакцию вызвала, кокой эффект возымела. Но получить удоволь­ствие от компактности составленного документа, его грамотности, стиля изложения и т. д. — это вам доступно. Как доступна радость по поводу телефонной импровизации-диалога даже при таком рутин­ном деле, как прием и отправка факсов. Подобная легкость налажи­вания контактов — тоже один из результатов деятельности.

Иными словами, очень важно научиться получать удовольствие от мелких побед; от достижений, которые, возможно, и не видны никому, кроме самого человека.

Какое это имеет отношение в проблеме времени? Время не су­ществует само по себе. Оно группируется, привязывается к целям, задачам, заданиям. Задания понятны, достижимы, привлекатель­ны — все как бы само собой получается в лучшем виде и в мини­мальные сроки. Если же появляется ощущение аврала, спешки — это первый сигнал потери собственной внутренней структуры де­ятельности, потери личной гармонии. И удержать определенный рабочий ритм помогает осознание приоритетов деятельности.

УМЕНИЕ УСТАНАВЛИВАТЬ ПРИОРИТЕТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - КЛЮЧЕВОЙ НАВЫК

Пора дать слово самим офисным работникам.

Лана, г. Харьков:

У меня, наверное, такой узкий круг обязанностей, что я практически всегда успеваю. Главное, что для себя определила: получила задание — или начни вы­полнять немедленно, или запиши на стикер — иначе все, через 10 минут вклю­чается склероз. Так же я для себя определила приоритетность заданий (в ос­новном приоритет зависит от личности давшего мне задание, поручения ди­ректоров выполняются в первую очередь, «i нехай ceim зачекае!»).

Наталья, г. Кременчуг:

А у меня совсем не получается все успевать. Я такая неорганизованная. Или задерганная. Очень много документов со всех отделов стекаются ко мне для корректировки и отправки в «люди» по факсу, электронной почте. Плюс кадровая работа занимает очень много времени. Особенно летом, когда все активно ходят в отпуск. Не получается совсем себя организовать.

Иногда приходится одновременно отправлять факс, делать чай-кофе, ре­гистрировать документы, находить информацию, с кем-то соединять дирек­тора и т. п. Но, хочу сказать, что такие «запарки» меня собирают в кучу. Рань­ше я терялась, накручивала сама себя, сидела с пылающими щеками (это я так нервничаю), мысли разбегались в разные стороны, а теперь я сама себе говорю, что все успею, и не отвлекаюсь на панику по поводу нехватки времени. И дей­ствительно, у меня получается все делать в срок.

Инна, г. Радомышль:

Телефонные звонки, незваные посетители, дела по просьбе сослужив­цев... и так до бесконечности. Знакомая ситуация. Я для себя решила, что стоит избавиться от спешки. В состоянии постоянной спешки мы не спо­собны четко сосредоточиться на конкретной задаче и выполнить ее до конца. И мешает неправильная расстановка приоритетов: при этом мы начинаем заниматься наиболее легкими и приятными, но не столь важными делами. В результате мы перестаем успевать решать и вовремя выполнять ключевые задачи.

Виктория, г. Харьков:

Не знаю, насколько мои методы решения поднятых вопросов будут акту­альны для секретарей, потому что у меня отдельный кабинет и возможность спрятаться за стенами и дверью — всё-таки ограждают от нежелательных

дерганий. Если сразу несколько дел, все «сегодня на вчера», и все «первоочеред­ные», я поступаю следующим образом. Прежде чем взяться за одно из этих дел, все-таки минут пять даю себе передышку и четко определяю приорите­ты — тут и интуицию, и опыт подключаешь. Конечно, если есть возможность обратиться к кому-то за помощью, а то и просто «делегировать полномо­чия» — это просто идеальный вариант.

Следующий вопрос — каким образом выкроить время для работы, тре­бующей предельного внимания и концентрации. Во-первых, стараюсь де­лать эту работу, когда шефа нет на месте. А остальные, к счастью, на мою фразу «Не сейчас» реагируют адекватно. Потому что знают: в лю­бое другое время я готова к сотрудничеству. Это тоже часть имиджа и авторитета.

Наибольшие сложности в распределении рабочего времени вызывают не­ожиданные новые вводные и если от выполнения тобой задания зависит еще кто-то из сотрудников. Нежелание подводить кого-то иногда давит, хоть это скорее индивидуальный эмоциональный аспект.

Кто-то определяет приоритетность заданий по статусности лиц, их выдавших; кто-то — по времени получения или по срокам вы­полнения задания. Иногда даже срабатывает приоритетность при­ятных дел перед неприятными — это свидетельствует о выражен­ной направленности человека на процесс деятельности. Пожалуй, не так важно, какими именно приоритетами чаще всего пользуе­тесь именно вы. Важно осознавать собственную шкалу предпочте­ний и при этом быть достаточно гибким. Гибкость позволяет разре­шить часто возникающие конфликты сроков. Несколько рекомен­даций по этому поводу.

Конфликт сроков

Насколько часто вы попадаете в поле этого конфликта, зависит от специфики работы вашей организации и от ваших личных индиви­дуальных особенностей ведения дел. Всем знакома авральная мето­дика работы, когда любое задание необходимо выполнить «сегодня на вчера», все распоряжения даются «сейчас и немедленно»; и, к со­жалению, большинство проделанной работы впоследствии идет коту под хвост из-за общей несогласованности, ненужности, поспешнос­ти. Если вы оказались в таких условиях, единственная рекомендация: всерьез подумайте о поиске более сбалансированной рабочей обста­новки. Существенно изменить что-либо вряд ли в ваших силах. А вот ваши нервы и здоровье вам еще пригодятся.

Другое дело, если лично вам присуща манера затягивания сро­ков, а потом все дела решаются в авральном порядке. Такой спо­соб мотивирования себя к рабочей деятельности тоже нередок. Воз­никает он, как правило, на почве множества бестолковых поруче­ний, которые выдаются человеку. Не имея других способов как-то разобраться со всем этим потоком «надо», человек пускает все на самотек. Что-то решится само по себе, что-то уйдет за давностью, что-то будет сделано другими людьми. Ну а вот что останется, тем он и занимается. Иногда, правда, в очень жестких временных ог­раничениях.

Самое интересное, что люди с развитой стратегией затягивания сроков, как правило, то ли создают вокруг себя, то ли случайно по-

падают в вышеописанную ситуацию вечного аврала. Поэтому если вы часто оказываетесь в подобных передрягах, обратите внимание на собственные стратегии.

Если же конфликт сроков — временное явление, очень кстати придется уже изложенный ранее прием делегирования обязаннос­тей. И еще несколько приемов с рекомендациями от самих секрета­рей офисных работников.

Рациональное использование пространства и взаимодействие с посетителями

При всей очевидности и некоторой банальности этой рекомен­дации задумайтесь еще раз, все ли продумано в пространственной организации вашего офиса и непосредственно вашего рабочего ме­ста. День работника офиса состоит из мелочей: несколько метров до полки с документами; несколько метров до ручки дверей руко­водителя; необходимость дотянуться до розетки, расположенной под столом, и т. д. Но эти мелочи съедают львиную долю времени.

Лана, г. Харьков:

Всю необходимую оргтехнику сосредоточила вокруг себя, вплоть до отвое­ванного у одного из отделов сканера. Пусть лучше сотрудники будут мне но­сить документы на сканирование, хоть это и лишняя работа, но зато я не буду отсутствовать по полчаса на месте, дожидаясь, пока отсканируются мои до­кументы.

Светлана, г. Севастополь:

Думаю, что большую часть времени у секретаря занимают посетители, при­чем свои же сотрудники, которые пока ожидают приема директора, считают необходимым поделиться всеми своими жизненными новостями и проблемами. Не спорю, что мы отчасти исполняем роль свободных ушей — на таком месте сидим проходном. Но вот я нашла небольшую хитрость, которая помогает мне избежать прослушивания излишне долгих ораторов. Дело в том, что девочка, которая меня заменяла во время декретного отпуска, в новом кабинете поста­вила стул для посетителей — я первым делом его убрала... Выслушала несколь­ко «претензий» от сотрудников об исчезнувшем стуле. Но так и не дождались его появления вновь... Теперь ко мне заходят, не задерживаясь, по делу. А всю болтовню переносят в большой зал, где работают несколько работников. А если у вас рядом с рабочим столом предусмотрено место ожидания с кофе/чаем, то советую изменить по возможности это обстоятельство. Таким образом тоже оградите себя от пустой болтовни без резких «Я — занята!».

Наталья, г. Одесса:

У вас стул стоял в приемной, а мне в приемную директор затащил диван и кресло в придачу; при всем своем желании сдвинуть даже не могу. Но с говорли­выми посетителями справляюсь так: делаю по желанию чай-кофе; затем зво­ню кому-то по работе, говорю минуты 3-4 и затем со словами «Вам это нужно через пять минут?» кладу трубку и начинаю заниматься своими делами. Это когда люди со стороны приходят. А наши и сами понимают, когда я занята, а когда могу поговорить.

Ксения, г. Харьков:

У меня тоже есть небольшой фокус для сотрудников, которые любят око­лачиваться в приемной, настораживая ушки... сами знаете, как это бывает, —

придут, встанут рядом и вздыхают или болтают, или «вспоминают», что нужно срочно позвонить, причем именно сию секунду... Так вот — я все запи­сываю. Как это ни глупо выглядело в самом начале, но — действует! Людей в приемной поубавилось — а кто ж хочет, чтобы его фамилия постоянно красо­валась в фразах вроде: «На прием к такому-то», «На прием к такому-то», а сам человек и не появлялся вовсе. Как же так — шел-шел и не дошел?

Теперь иногда открывается в приемную дверь, просовывается голова и вы­дает: «Ничего не пиши, я просто спросить!»

Елена, г. Киев:

Вышеописанных любителей поболтать я называю «пожиратели времени». Чтобы как-то сэкономить свое время и энергию внимания, я мягким голосом сообщаю твердую информацию, что наш диалог мне безумно интересен, но сей­час, к сожалению, я очень занята (на своей волне, обдумываю очередную идею и т. д.) — поэтому не обессудьте.

Иногда подобную фразу необходимо проговорить несколько раз. Даже если меня не слышат, я после подобного предупреждения сама себе даю разрешение выйти из «пространства диалога».

Уточнение. Диалога в таких случаях, как правило, нет. Есть длинный-длин­ный монолог, в который достаточно сложно вклиниться даже со своим преду­преждением о выходе.

Как видите, помимо организации пространства определенная организация потока посетителей тоже возможна. Не менее интерес­ны рекомендации работников-практиков, касающиеся телефонных переговоров.

ОПТИМИЗАЦИЯ ТЕЛЕФОННЫХ ПЕРЕГОВОРОВ

Наталья, г. Одесса:

С непрошеными, назойливыми телефонными гостями я справляюсь следую­щим образом:

1. Звонит разъяренный человек: как только берешь трубку, он сразу начи­нает кричать, не дает слова сказать, я включаю спикерфон, делаю звук поти­ше, только чтобы слышать — говорят на том конце провода или нет. Чело­век кричит себе, сколько ему влезет. Ведь человеку что нужно? Излить душу. А я в это время занимаюсь своими делами. Затем, когда он перестает кричать, я беру трубку и говорю «Я вас слушаю». Если он продолжает кричать, повто­ряю процедуру. Если же говорит уже спокойно, выясняю, что ему нужно.

2. Или другой прием. Если поднимаю трубку и слышу крик — через 20-30 секунд кладу трубку. Звонивший соответственно перезванивает. Если снова кричит, снова кладу трубку через тот же промежуток времени. Он звонит сно­ва, уже немного охладевший.

Иногда возмущаются:

– Что вы трубку бросаете? Отвечаю спокойным голосом:

– Извините, у нас сутра что-то с телефонной линией происходит. Если можно, говорите покороче. Чем я могу вам помочь?