Метод структурирования внимания. В течение дня при интенсивной работе нам поступает ог­ромное количество информации

В течение дня при интенсивной работе нам поступает ог­ромное количество информации. В голове жужжит целый пчелиный рой. «Не забыть напомнить... успеть заехать... когда позвонит Иванов, заодно обсудить...» В результате — перегрузки, стресс, неспособность сосредоточиться.

Когда мы эти задачи материализуем, рабочий стол запол­няется стикерами и документами, сигналящими о необхо­димых делах. Но проблема состоит в том, что внимание че­ловека не безгранично. Это такой же ценный ресурс, как и время. Его тоже необходимо расходовать грамотно. А хаос в рабочем пространстве внимание рассеивает, не позволяет ему сосредоточиться на главном и в нужный момент заме­тить нужный документ или напоминалку.

Давайте разберемся, как устроено внимание человека:

— Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом.

— Предсознание может контролировать 7±2 объекта. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью), вы можете держать в поле зрения еще 5—9 — но не больше.

— Подсознание работает с бесконечным количеством объ­ектов. Пока ваше сознание работает над одной про­блемой, подсознание работает над всеми остальными. Важно не мешать ему в этом и не пытаться решать все проблемы одновременно.

7±2 бесконечность

Грамотно организованная структура рабочего пространс­тва должна соответствовать структуре внимания. На вашем рабочем столе, на доске со стикерами или прикрепленными кнопками документами, выделите три основных области:

— Центр внимания, в котором находится один объект (документ, напоминалка), с которым вы непосредс­твенно сейчас работаете.

— Область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объ­екта, «близко необходимых».

— Область далекого внимания — все остальное.

Мы здесь отходим от классического правила «Каждая вещь должна знать свое место». Идеальный порядок на столе совершенно не обязателен. Для начала необходимо жестко

поддерживать хотя бы три смысловые области: «сознание» (центр внимания), «предсознание» и «подсознание».

Главное правило управления вниманием: если вы при­близили что-то к центру внимания — что-то обязательно удалите от него.

Например, повысилась актуальность для вас какой-либо задачи — вы приближаете соответствующую папку в «пред­сознание». При этом обязательно удалите из «предсознания» что-нибудь, актуальность чего уменьшилась. Таким образом, в области ближайшего внимания всегда будет то количество документов или напоминалок (7±2), которое может быть охвачено вашим предсознанием.

приблизили актуальный документ

обязательно отдалили неактуальный, сохраняя 7±2 документа в области ближайшего внимания

Этот метод гарантирует, что ваше внимание расходуется оптимально. Сознание сосредоточено на центре, ключевом документе; предсознание держит ровно те 7-9 объектов, ко­торые оно способно держать и которые вам нужны в бли­жайшей перспективе.

Пример применения метода структурирования внимания из личной практики. Планирование у меня ведется в Outlook, но в течение дня ключевые задачи мне комфортно писать на цветных бумажках -добавляется мотивация-настройка на выполнение, плюс приятно по выполнении рвать эти бумажки и выкидывать. На поверхности

моего рабочего ноутбука помещается ровно 9 бумажек моего люби­мого формата (клавиатурой я пользуюсь внешней). Через некоторое время после начала рабочего дня поверхность ноутбука заполнена. Если появляется новая задача, я пишу ее на бумажку и, чтобы поло­жить на поверхность, просто вынужден что-то оттуда снять и убрать в «подсознание» (пространство рядом с ноутбуком). Таким образом, я гарантирую, что в «предсознании» у меня всегда не больше 9 напо-миналок и нужная будет замечена в подходящий момент.

Это похоже на японскую систему управления складскими остат­ками «канбан». Вашему подразделению выделяется несколько квадратных метров склада, они обводятся хорошо заметной лини­ей. Вы можете как угодно управлять вашими складскими остатками, но не имеете права выходить за эту линию и занимать больше квад­ратных метров, чем вам отведено. Как говорится, «крутись, теща, как хочешь, а похороны завтра».

Организация рабочего стола

Один из ключевых аспектов «личного информационного менеджмента» — организация рабочего стола. Это место, за которым вы проводите примерно треть вашей жизни, в котором сходятся все информационные потоки. Исходя из метода ограниченного хаоса и метода структурирования внимания, предложу вашему вниманию простую ориенти­ровочную схему организации рабочего стола.

Применительно к типичному рабочему столу принцип структурирования внимания означает следующее. Центр внимания — как правило, монитор компьютера (иногда — телефон). Пространство непосредственно рядом с центром внимания — «предсознание». Типичная картина: в «предсо­знании» кроме стикеров-напоминалок находятся еще степ-лер, калькулятор, стаканчик с карандашами и т.п., никаким сигналом-напоминанием не являющиеся, но отнимающие ре­сурс внимания. Здесь же — какой-нибудь блокнот, который ни о чем не сигналит, обращение к которому происходит всегда сознательно (например, при необходимости найти номер телефона). Всем этим вещам в «предсознании» не мес­то — оно должно быть хорошо расчищено, и в нем должны

находиться 7±2 ключевых сигнала (стикера, документа), на­поминающих вам о наиболее приоритетных задачах.

Таким образом, первый шаг в оптимизации стола — чет­ко выделить центр внимания и «предсознание», расчистить «предсознание» от всего постороннего и оставить в нем толь­ко 7-9 сигнальных элементов (стикеров, визиток, документов). Как правило, эту сигнальную область удобно поместить меж­ду монитором и клавиатурой. Хотя все варианты размещения, о которых я буду далее говорить, конечно же, ориентировоч­ны — ориентируйтесь на собственный вкус, удобство для вас и особенности вашего рабочего пространства.

Где-то рядом с сигнальной областью стоит выделить «под­сознание» сигнальной области — место для тех стикеров, визиток и других сигналов, которые вы отдаляете от центра внимания, убираете из сигнальной области. Если сигнальная область должна обязательно расчищаться в конце рабочего дня, то «подсознание» сигнальной области стоит расчищать около одного раза в неделю.

Также рядом с сигнальной областью, на расстоянии дося­гаемости руки, желательно выделить отдельное пространство для технически необходимых вещей: калькулятора, степлера, телефона, письменных приборов, справочников и т.п. Вам должно быть легко брать все эти вещи, но они должны быть четко отделены от сигнальной области, не отнимать на себя ваше внимание.

телефон,

канцелярия,

калькулятор,