Організація праці менеджера з приймання відвідувачів

Раціональною буде праця менеджера в тому випадку, коли всі працівники організації будуть добре знати розпорядок його робочого дня. години, відведені як для приймання підлеглих, так і для людей, що не працюють в організації, зокрема представників інших організацій. Менеджер, який цінує не тільки свій час, але й час інших людей, встановлює години, коли він може спілкуватись з тими людьми. Яким він потрібен. У цей час він має бути на робочому місці і приймати відвідувачів. Для організації приймання відвідувачів, менеджеру необхідно:

– встановити перелік службових питань і категорій працівників, яких він приймає особисто;

– здійснювати приймання відвідувачів за поточними справами у попередньо визначені часи і дні робочого тижня;

– здійснювати приймання з невідкладних справ на початку робочого дня;

– розглядати невідкладні справи з ініціативи підлеглих або своєї у вигляді доповіді або звіту;

– розгляд невідкладних оперативних питань здійснювати за участю відповідальних осіб, щоб відразу мати змогу прийняти відповідні рішення;

– встановити години, коли менеджера не можна турбувати (йому потрібно працювати над документами та, врешті-решт, думати).

Приймання відвідувачів може здійснюватись за попередньою домовленістю і без неї. Якщо відвідувач приходить за попередньою домовленістю, то менеджер відразу запрошує його для розмови з метою обміну інформацією і прийняття відповідного рішення.

Якщо відвідувач приходить без попередньої домовленості, то менеджер може діяти наступним чином (рис. 1):

Рис. 1. Дії менеджера щодо відвідувача, який прийшов без попередньої домовленості

Менеджер, який приймає відвідувачів може варіювати свою поведінку, місцезнаходження в кабінеті залежно від рангу та мети візиту відвідувача:

– якщо візит офіційний, господар кабінету, сидячи за робочим столом, відповідає на вітання відвідувача і запрошує його сісти перед своїм столом. Час візиту. Характер спілкування та його підсумки визначає господар кабінету;

– якщо візит неофіційний, господар кабінету, зустрічаючи гостя, виходить з-за столу і запрошує його в зону колегіальної роботи, а сам сідає навпроти нього. Час зустрічі залежить від взаємних можливостей господаря та гостя і попередньої домовленості;

– якщо візит дружній, господар кабінету, стоячи в центрі приміщення, після обміну вітаннями запрошує його сісти в крісло за журнальним столиком. При цьому спілкування характеризується повною відкритістю, готовністю до взаємовигідних рішень.