Выделение ключевых сфер деятельности. 1.Организация рабочего процесса – понятие , значение

1.Организация рабочего процесса – понятие, значение

Предполагает составление распорядка дня и организацию трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

1. начинать день с позитивным настроением;

2. начинайте работу по возможности в одно и то же время;

3. перепроверка плана дня, составленного накануне

4. вначале – ключевые задачи;

5. приступать без раскачки;

6. согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех);

7. утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает, занят текущими делами;

Правила основной части дня:

8. Хорошая подготовка работы;

9. Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;

10. Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;

11. Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

12. Избегать незапланированных импульсивных действий;

13. Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;

14. Небольшие однородные задачи выполнять сериями (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);

15. Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте)

16. Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;

17. Работать антициклично (т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными);

18. Выкраивать спокойный час;

19. Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

20. Завершить начатые небольшие дела;

21. Контроль за результатами и самоконтроль;

22. План на следующий день;

23. Каждый день должен иметь свою кульминацию.

Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм и уметь чередовать работу и отдых. Чем сильнее вы загружены - тем больше вам необходимо отдыхать. Основное правило здесь следующее: к началу нового рабочего цикла организм должен восстановить силы. Поэтому не игнорируйте полноценные перерывы, сон и отдых. Каждому человеку свойственно переживать в течение суток подъемы и спады жизненного тонуса и умственной деятельности, то есть суточные биоритмы. Специалисты рекомендуют обязательно их учитывать и в периоды подъема биологической активности заниматься творческой работой, требующей умственного напряжения и внимания. А вот в периоды спада биологической активности, напротив, лучше всего решать рутинные задачи, заниматься административной деятельностью, работать с корреспонденцией или проводить совещания.
У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе. Основная цель всего управления рабочим процессом — принятие правильных решений, касающихся вашей текущей деятельности в любой момент.

Рис. 4 Схема рабочего процесса