Организуйте свое рабочее пространство

Те, кто показывает высокие результаты, работают за чистым столом, на котором нет ничего лишнего. У людей малоэффективных, непродуктивных и несобранных все наоборот. На их рабочем месте царит такой беспорядок, как будто разорвалась граната, — кругом валяются папки и бумаги.

Пусть постоянная уборка рабочего места и работа за чистым столом станут привычкой. Даже если вам приходится все убирать со стола и класть позади себя на пол или на столик. Запомните — рабочий стол должен быть чистым!

До 30% рабочего времени может быть потеряно на поиски затерявшейся бумаги. Когда кто-то говорит, что ему лучше работается за захламленным столом, — это неправда. Когда того же человека заставят прибрать со стола и приступить к решению задач он будет работать вдвое быстрее, что его самого приводет в немалое изумление.

Применяйте правило TRAF (Toss, Refer, Action, File — выбросить, передать, работать, в архив).

Корзина для мусора — один из самых полезных инструментов управления временем в вашем кабинете.

Выбрасывайте все, что можно, чтобы не увязнуть в чтении. Особенно это касается присылаемой по почте рекламы, журналов, газет и других ненужных материалов.

Второе слово из вышеуказанного правила относится к делам, которыми должен заниматься кто-то другой. Сделайте пометку и отправьте материал. Старайтесь делегировать все, что можно, чтобы оставить больше времени для решения задач, которые под силу только вам.

Для дел со словом "работать" заведите красную папку, чтобы она выделялась среди других. В ней должны храниться все дела, по которым вам предстоит принимать решения в обозримом будущем. Складывая их в папку, вы уже принимаете решение и избавляетесь от них.

Последняя составляющая правила, "в архив", касается тех бумаг и документов, которые вам могут понадобиться в будущем. Помните, однако, что 80% из того, что вы положили в папку, больше никогда не пригодится. Ставя пометку "в архив", вы создаете работу другим. Отправляйте в архив только то, что необходимо.

Специалистам по управлению временем платят по несколько сотен долларов в день только за то, что они помогают руководителям компаний навести порядок на рабочих столах и в помещениях. В первую очередь они помогают разобраться с кипами бумаг, которые складывались для прочтения в будущем. Есть правило: если что-то не прочитано в течение полугода, это — мусор. Выбросьте его!

Мне помогает содержать кабинет в чистоте следующий подход: "сомневаешься — выбрось". Это относится также к старой одежде и мебели, к старым игрушкам и ко всему, что захламляет жизнь.

Многие имеют привычку складировать журналы, газеты и все прочее, что они находят в почтовом ящике. Такая неспособность избавляться от вещей обычно является результатом бедного детства, собственного или родителей. Но ведь вы никогда не сможете прочитать всю информацию, которую получаете в течение дня! Заставьте себя выбросить все это как можно быстрее. Ваше рабочее пространство должно быть чистым, и в любой момент времени перед вами должно лежать одно дело.