Формальная структура

Обычно индивид, попадая впервые в производственную, общественную или любую другую организацию, застает там уже сложившуюся сеть различ­ного рода целей и отношений. Ему предлагается определенная программа дея­тельности в виде специальных предписаний: во-первых, ему предлагается оп­ределенная функция, носителем которой он отныне будет выступать; далее ему предлагается определенный и также принятый до него и безотносительно к его личным особенностям режим исполнения этой функции; для него пре­дусмотрены также соответствующие правила отношений с другими работника­ми - носителями своих функций; наконец, его знакомят с принятыми норма­ми и критериями оценки его деятельности (вознаграждение, стимулирование, санкции и т. п.).

Таким образом, индивид оказывается включенным в сложную сеть задан­ных ему изначально отношений, представляющих собой официально установ­ленную структуру статусов, программу деятельности и совокупность норм и правил, предписанных данной организацией. Такого рода систему отношений принято называть формальной структурой.

Формальная структура присуща всякому социальному институту незави­симо от его назначения. Не будет преувеличением сказать, что она является основным условием его целесообразного функционирования, а степень ее со­вершенства в первую очередь определяет эффективность деятельности этого института (предприятия, армии и т. д.). Формальная структура включает в себя ряд элементов, из которых следует выделить основные.

Первый из них - разделение труда, возникающее как результат необходи­мой в современном обществе глубокой специализации. Разделение труда в организации выступает в виде должностей, каждая из которых дополняет дру­гую таким образом, что все функциональные задачи оказываются распреде­ленными между членами организации и не дублируются в идеале даже у двух из них. Должностные позиции образуют иерархическую структуру: во-первых, по сходству функциональных задач - в различные организационные подраз­деления; во-вторых, по принципу руководства-подчинения - в лестницу за­висимостей, где почти каждая ступенька-должность является одновременно высшей (руководящей) по отношению к предыдущей и низшей (подчиненной) по отношению к следующей. Должностные функции выступают здесь и как определенные полномочия, как преимущественное право принятия решения, распоряжения по отношению к "низлежащей" сфере деятельности. Такая струк­тура должностей является в то же время и структурой власти.

Формальная структура включает в себя также и систему коммуникаций, образующих каналы организационных связей. Эти каналы обеспечивают про­хождение деловой информации; они являются также средством служебного общения.

Далее - это различного рода регуляторы, нормирующие и планирующие деятельность данной социальной организации. К ним относятся принятые пра­вила и образцы служебного поведения, программы деятельности, принципы и формы вознаграждения, стимулирования и принуждения. Цели их - коорди­нация различных организационных функций, подразделений и подчинение их общим задачам.

Необходимо отметить и важные особенности формальной структуры в целом. Прежде всего она рациональна, т. е. в основе ее лежит принцип целесо­образности, сознательного движения к известной цели, и в этом смысле фор­мальную структуру можно рассматривать как логическую программу. Кроме того, она принципиально безлична, т. е. рассчитана на абстрактных индиви­дов, между которыми устанавливаются идеальные отношения по составлен­ной программе. В формальной структуре нет места специфическим особенно­стям ее членов как личностей, в ней не предусмотрены никакие другие отно­шения между индивидами, кроме служебных, никакие другие цели, кроме фун­кциональных. Таким образом, она еще и намеренно одномерна.

Разумеется, подчеркивая рациональность, безличность и одномерность фор­мальной структуры, неверно подразумевать под этим пороки, недостатки ее. В своем нормальном проявлении это необходимые принципы построения соци­ального объекта, стороны его организации. Пожалуй, будет верным сказать, что формальную структуру можно рассматривать как некоторую копию структуры управления в неживых системах, где, например, носителей функции, строго го­воря, нет, а есть лишь функционирующее устройство, для которого данная фун­кция - единственное назначение, и вся система строится исключительно в соот­ветствии с логикой целесообразности. Однако при крайней степени своего раз­вития эти особенности формальной структуры превращают ее в бюрократичес­кую систему, для которой характерны абсолютизация отдельных сторон, эле­ментов организации, возведение их в самостоятельные ценности, превращение средств деятельности в цели, развитие внутреннего интереса и тенденции "рабо­тать на себя" в противовес первоначальным задачам.

Традиционно понятие бюрократии означает максимальную стандартиза­цию внутри организации с целью повышения эффективности организацион­ного механизма, что близко приведенному здесь понятию формальной струк­туры. Это понятие, таким образом, не несет негативного содержания, в отли­чие от понятия "бюрократизм".

Говоря далее о структуре формальной, следует отметить, что сложные со­циальные организации включают, как правило, не один ее тип. Еще в работах Ф. Тейлора и А. Файоля и их последователей были выделены следующие типы структуры предприятия: линейная организация, т. е. система вертикальной зависимости, объединяющая ряд служебных позиций сверху донизу таким образом, что каждое организационное подразделение находится между двумя другими - выше- и нижестоящими, а руководство каждым из этих подразде­лений сосредоточено в одном лице; функциональная организация, в соответ­ствии с которой руководство распределяется между рядом лиц, специализи-

рованных на определенных функциях (по контролю за качеством, снабжению, координации и т. д.); штабная организация, характеризующаяся наличием штаба советников, экспертов, помощников, не включенных в общую систему линейной зависимости.

При линейной организации сравнительно легко достигается ясность отно­шений руководства-подчинения, распределения компетенции, обязанностей, известны критерии, оценки и требования на каждом уровне; такая система вер­тикальной зависимости является одновременно каналом служебного продви­жения. При функциональной и штабной организации более вероятны перекре­щивания полномочий и обязанностей, дифференциация задач менее четкая.

Основу формальной структуры составляет линейная структура, вертикаль­но связывающая разные уровни с центром. Однако, как было показано, такая система не обеспечивает организации должную подвижность, самостоятель­ность звеньев, оперативность и т. д. Поэтому в теории и практике организации развивается альтернативная идея т. н. матричной структуры в различных ва­риантах.

Таким образом, формальная структура охватывает значительную часть функционирования социальной организации в целом. Такая функциональная нагрузка соответствует и ее специфическим задачам.

Из таких принципиальных задач формальной структуры следует назвать несколько. Прежде всего она обеспечивает повышение эффективности за счет известного ограничения разнообразия в деятельности организации, посколь­ку ее программа предлагает для достижения обозначенных целей определен­ные образцы, нормы поведения, закрепленные, как отмечалось выше, предше­ствующим опытом и авторитетом. В принципе, такое ограничение "свободы выбора" сводит к минимуму поиски методом "проб и ошибок" и вероятность риска, а также экономит известный объем социальной и материальной энер­гии, неизбежно растрачиваемой при движении по кривой, а не по прямой. Хотя в некоторых случаях именно наличие местных ограничений вызывает дисфун­кцию. Проблема здесь - в выборе оптимального уровня.

Другая функциональная задача формальной структуры - предвидение, которое проявляется уже в самом наличии в формально-организационной про­грамме долгосрочных целей, последовательности решения задач, заранее ус­тановленных и длительно функционирующих образцов деятельности и т. д. В организациях предвидение реализуется главным образом в планировании. И хотя это предвидение имеет определенные границы, не выходящие за рамки программы деятельности организации, все же эта функция присуща формаль­ной структуре.

Кроме того, следует также отметить значение всеобщей координации, ко­торую формальная структура осуществляет посредством такого объединения людей, когда они образуют некоторую новую целостность, функционирующую как единый организм. Причем (что очень важно) объем усилия этого целого превышает сложенную совокупность отдельных усилий его членов, что, соб­ственно говоря, и составляет эффект организации - так сказать, организаци­онный императив.

Однако самая главная функция формальной структуры заключается в со­единении людей со средствами и целями труда. Эту задачу соединения целей-

заданий и целей-ориентаций решает формальная структура, обеспечивающая к тому же и цели системы. И это ее основная функция.

Главный вывод состоит в том, что формальная структура - основной, до­минирующий способ организованности в деловых организациях.

Ограниченность формальной структуры

Проблема неформальной структуры возникает именно в связи с необхо­димостью компенсировать ограниченность формальной структуры. Хотя толь­ко к этому причины необходимости неформальных структур свести нельзя. Их существование, как дальше будет показано, имеет принципиальное значе­ние и требует особого внимания.

Предварительно необходимо заметить, что при анализе мы условно будем рассматривать организацию как относительно самостоятельный объект, отвле­каясь в основном от ее макросреды, в которой она всегда, конечно, выступает как зависимая подсистема.

Ограниченность формальной структуры прежде всего заключается в объективных границах формализации организационного порядка.

"Классические" представления о формальной организации, сформулиро­ванные в духе Файоля-Урвика, нашли свое высшее развитие в теории бюро­кратии М. Вебера¹. Здесь формальная организация предстает как совершен­ная система рационального разделения и предельной стандартизации деятель­ности, что, по мнению автора, является верным залогом ее эффективности. Для М. Вебера всеобщая формализация и жесткая определенность организации выступали как бы в виде некоторой гарантии против произвола "злой воли", жертвой или орудием которой организация может стать.

Бюрократия, по Веберу, заключает в себе лучшие черты деловой активно­сти. "Точность, скорость, недвусмысленность, знание правил, целостность, от­ветственность, единство, строгая субординация, ослабление трений, снижение материальных и людских затрат - все это поднято до оптимальной точки в чисто бюрократической администрации..." - писал он. При этом он обходил проблемы человеческой специфики и организационной культуры в такой орга­низации, считая их нейтральными по отношению к ней. Все сопутствующие деятельности организации изменения, вызванные ее социальной природой, он стремился изолировать, расчистив поле для деятельности наиболее точного организационного механизма, главное достоинство которого состоит в его тех­ничности. "Решающей причиной успеха бюрократической организации всегда было ее техническое превосходство над любой другой формой организации. Полностью развитый бюрократический механизм можно сравнивать с други­ми организациями точно так же, как сравнивать машину с немеханическими способами производства". Но именно эта так выразительно подчеркиваемая Вебером черта бюрократии стала объектом критики в позднейших исследова­ниях.

Проблема оказалась в следующем. В результате многих зарубежных ис­следований, да и на опыте функционирования самих деловых организаций,

¹ Следует напомнить, что понятие "бюрократия", как оно выступает у М Вебера и др, совпадает здесь с понятием "формальная структура" и является синонимом последнего

было показано, что в ходе деятельности всякой административной организа­ции, как правило, возникает целый ряд отклонений, иногда значительных, от первоначально установленного курса. Иначе говоря, даже самым тщательным образом разработанная программа целенаправленных действий в каких-то пун­ктах "не срабатывала". И прежде всего это выражалось в образовании "непред­виденных последствий", вызываемых функционированием самой формальной организации, причем последствий, нарушающих, дезорганизующих деятель­ность самой такой организации. Наряду с запрограммированными функцио­нальными свойствами формальной структуры выступают ее непредвиденные, в т. ч. дисфункциональные, свойства.

"Есть много оснований ожидать, - писал, например, А. Гоулднер, - что бю­рократия развивает сложно разветвленную сеть последствий, многие из кото­рых находятся ниже ватерлинии публичной видимости". Эти невидимые послед­ствия анализирует и Р. Мертон, у которого они называются уже более строго -"латентные (скрытые) функции, которые не являются ни преднамеренными, ни обнаруженными" (в противоположность "явным - задуманным и обнаружен­ным"). Мертон выделяет три этапа таких непреднамеренных последствий, яв­ляющихся: 1) функциональными для данной системы, 2) дисфункциональны­ми для нее и 3) безразличными для данной системы, "нефункциональными".

Здесь совершенно необходимо сделать одно важное замечание: речь идет не об инспирированных извне, а о внутренних, присущих самой природе орга­низации процессах, которые в принципе не могут быть предусмотрены про­граммой. Открытие этого явления как общей закономерности сделало концеп­ции Вебера-Урвика пройденным этапом, а "непредвиденные последствия" ста­ли признанными элементами теории формальной организации. Как же прояв­ляются эти последствия?

По Р. Мертону, контроль над организацией со стороны высшей иерархии требует надежности, прочности, постоянства поведения внутри организации. Поэтому с целью большей охватываемое™ и предсказуемости поведение ре­гулируется системой правил, соблюдение которых должно обеспечивать эф­фективность работы. Господство правил вызывает сокращение объема персо­нализированных отношений в организации, которые подменяются отношени­ями "через правила". Как следствие, возникает повышенное "впитывание" этих формальных правил членами организации. И тогда эти правила, предназна­ченные лишь для достижения определенных целей, приобретают самоценность безотносительно к целям организации. Средства сами становятся целью.

Ф. Селзник делает упор на "делегирование авторитета", т. е. наделение полномочиями подчиненных - децентрализацию. Предполагается, что этот процесс не только явится средством контроля, но и содействует специализа­ции, повысит компетенцию различных отделов, что облегчит достижение цели. Однако делегирование авторитета усиливает в то же время разделение инте­ресов между различными подразделениями организации. Это связано с тем, что общая цель организации неизбежно разветвляется на ряд подцелей, пере­данных различным частям организации. Причем эта дифференциация не ос­танавливается на уровне подразделения, а пронизывает собой всю организа­цию. Такое разделение интересов ведет к увеличению конфликтов между орга­низационными подразделениями. Как следствие, содержание организацион-

ных решений все больше зависит от соображений внутренней стратегии, осо­бенно если члены организации не сориентированы на общеорганизационные цели. Развитие такой "подразделенческой идеологии" поощряет подразделе­ния решать свои задачи за счет организации, путем включения своих целей в политику большой организации. Отсюда - отклонение организации от постав­ленных вначале целей. Таким образом, делегирование имеет и позитивные, и негативные последствия. И это - не результат чьей-то злой воли, а естествен­ный процесс, присущий формальной структуре.

В модели А. Гоулднера всеобщий контроль осуществляется через систему общих и безличных правил, регулирующих рабочие процедуры. Эти правила как бы уравнивают всех членов организации, придают больше законности, объективности действиям руководства и, таким образом, скрывают отноше­ния власти внутри группы. Это снижает межличностное напряжение в группе, придает ей определенное равновесие, основанное на нейтральности формаль­ных правил.

В то же время применение этих правил вызывает некоторые последствия, не соответствующие намерениям руководства. Определяя рамки желательно­го поведения, они одновременно дают представление и о минимуме этого по­ведения, т. е. позволяют исполнителям работать на низшем уровне. В соедине­нии с нежеланием, незнанием или низким уровнем усвоения организацион­ных целей низовыми звеньями растет расхождение между намеченными целя­ми организации и достигнутыми результатами. Таким образом, внутренне стабилизирующий эффект, достигаемый с помощью системы формальных пра­вил на уровне подразделения, ослабевает в более широких организационных масштабах. Достижение равновесия в рамках подразделения, группы не сопро­вождается в этом случае таким же равновесием в организации в целом. Есте­ственно, что исполнение членами организации своих функций "по минимуму" воспринимается руководством как провал или угроза провала. Как правило, в ответ на это руководство принимает меры к усилению, детализации контроля над исполнением, делает его более тщательным и жестким. А это уже противо­речит первоначальному принципу опоры на систему формальных, безличных правил как на основной регулятор. Такое ужесточение приводит к усилению отношений власти, межличностного напряжения и т. д. Таким образом, равно­весие, основанное на системе этих правил, нарушается и внутри подразделе­ния, группы, что еще больше повышает дисфункцию организации в целом.

Итак, надежды на всесилие и непогрешимость формальной структуры как универсального средства социального регулирования оказались иллюзией. А ведь на протяжении многих лет (да и поныне) формализация считалась глав­ным средством рационализации отношений внутри организационных систем. И не без оснований. Но вот постепенно (не вдруг!) стало ясно, что возможнос­ти формализации не беспредельны и, более того, на каком-то этапе она, хотя и возможна, но теряет свою рациональность. Формальная структура обнаружи­ла свои границы.

Эти границы возникают прежде всего из самой специфики деловой орга­низации по сравнению, скажем, с организацией неживых объектов. Именно социальная природа организации является источником непредвиденных по­следствий применения формальной программы.

Впервые причины непредвиденного в организациях попытался объяснить Р. Мертон: эти "последствия являются результатом взаимодействия деятель­ности и объективной ситуации, условий деятельности". Стало быть, формаль­ную структуру нельзя ни конструировать, ни рассматривать изолированно от внешних организационных обстоятельств, среды ее функционирования.

И дело здесь в том, что заранее включить все возможные обстоятельства в программу организации не представляется возможным и в принципе. При­чина же этого не только в ограниченности предвидения их (об этом - даль­ше), но и в однозначно целесообразной природе формальной организации, сводящей воедино только функциональные, имеющие "отношение к делу" элементы среды. Программа - это модель деятельности, модель же неизбеж­но упрощает. Формальная структура в принципе неспособна охватить все аспекты социальной среды. Таким образом, она не может быть абсолютно совершенной, и возможность отклонения от программы, деформации зало­жена в ее природе. Это означает, что граница формализации уже в самой фор­мальной структуре.

Кроме того, здесь имеет большое значение и тот факт, что формальная структура в социальных системах располагает исключительным - человечес­ким - "материалом". При этом она, верная своим принципам, включает в себя индивидов не полностью, а частично, т. е. те их стороны, свойства (профессио­нальные способности), которые соответствуют их деловому, функционально­му назначению. Но "расщепленных" индивидов в природе нет, никто не может принять на работу только руки или только знания...

Очевидно, что личность целиком формализовать нельзя. Этот предел не­преодолим даже для самой тотальной системы. Индивиды неизбежно прино­сят в организацию свою внеорганизационную жизнь, свои мотивы, ожидания, прошлый опыт... Формально организация рассчитывает на функционеров, а действуют в ней люди, отнюдь не тождественные своей функции: личности, интересы которых не исчерпываются целями организации. И их участие в фун­кционировании организации не ограничивается лишь ролевым исполнением, они вступают во взаимодействие с ней и между собой. Отсюда внутриоргани-зационные связи и отношения оказываются значительно богаче и сложнее, чем те, которые были предусмотрены программой. Но возникновение и функцио­нирование этих новых связей и отношений принципиально не формализуемо, находится вне сферы досягаемости формальной структуры.

Таким образом, формальная структура - это частичная организация со­циальной системы. Во-первых, как было показано выше, формализация сама по себе отнюдь не всегда рациональна, она обладает не только функциональ­ными, но и дисфункциональными свойствами. Во-вторых, некоторые сторо­ны, элементы среды не могут быть формализованы в принципе. Другими сло­вами, здесь выступают такие границы формализации, которые заложены в са­мой природе организации и составляют исключительную специфику ее.

Теперь рассмотрим проблему познавательных границ формализации.

Если мы поставим вопрос: возможно ли в принципе создание организаци­онной программы, надежность которой заведомо исключала бы отклонения? -мы столкнемся со следующей проблемой. Построение такой программы - это главным образом попытка определенного планирования, т. е. предвидения бу-

дущей деятельности. А это всегда ставит задачу: насколько, до какой степени такое предвидение возможно?

В классических теориях, не подвергавших сомнению такую возможность, дело сводилось к оптимальному выбору. При этом принимающий решение "рас­кладывает" перед собой набор альтернатив, действие которых он рассматрива­ет с точки зрения их последствий. Распределив затем эти последствия по сте­пени предпочтительности, он выбирает наиболее желаемый вариант. Услов­ность такого подхода бросается в глаза: альтернативы считаются данными, последствия считаются известными, критерий предпочтительности считается установленным.

Открытие явления "непредвиденных последствий" поставило вопрос и о пре­деле такого выбора, и прежде всего - в связи с ограниченностью предвидения.

Это, так сказать, относительная ограниченность нашего знания об органи­зационных процессах, которая всегда существует, которую всегда стремятся преодолеть, но которая не может быть преодолена окончательно, как не может быть достигнуто абсолютное знание.

Но в том же русле существует и другая проблема: возможно ли органичес­кое сочетание субъективной цели и объективных следствий, в чем их совпаде­ние и в чем расхождение? Общая задача современных организаций - как со­кратить разрыв между поставленной целью и достигнутыми результатами.

Большой интерес в связи с этим представляет анализ целесообразной дея­тельности, предпринятый еще В. Парето, в частности его теория логических и нелогических действий. На этом стоит остановиться подробнее. "Существуют действия, - писал В. Парето, - которые используют средства, соответствую­щие целям, и которые логически соединяют средства и цели. Существуют дру­гие действия, в которых эти черты отсутствуют". Причем с субъективной точ­ки зрения почти все человеческие действия принадлежат к логическому клас­су. "В глазах греческих моряков жертвы Посейдону и гребля веслами были одинаково логическими средствами навигации...". Таким образом, логически­ми можно назвать лишь действия, соединяющие средства и цели объективно, а не с точки зрения исполняющего субъекта. Субъективная цель и объективный результат в логических действиях совпадают. У нелогических действий цель и результат не совпадают. Парето выделяет 4 типа нелогических действий по степени того, насколько эти действия логичны.