Служебные функции секретаря-референта

А. Содержание работы:

- ведение делопроизводства и документооборота;

- работа со звонками и факсом;

- размножение документации;

- составление графиков консультаций;

- учет консультаций и других услуг;

- информирование клиентов;

- обеспечение порядка в офисе (канцтовары, состояние техники, благоустрой­
ство).

С. Секретарь-референт должен обеспечить:

- экономию времени сотрудников через:

- сокращение потерь времени по секретарским причинам (см. выше содер­
жание работы);

- выполнение некоторых функций других сотрудников;

- формирование своими средствами доверительного, уважительного отноше­
ния извне к ассоциации;

- готовность помочь всем контактерам:

- уметь слушать,

- создавать приятную атмосферу,

- уметь работать вопросами,

- обеспечить точную диспетчеризацию,

- владеть достаточной информацией.

Как же организуется сама процедура поиска необходимых формулировок служебных функций, будь то положение об отделах или должностные инст­рукции? Здесь есть несколько последовательных шагов.

1. Объясните руководителям, управленческой команде - обязательно в
присутствии главы компании - разницу между двумя подходами определения
служебных функций: описательным (через перечень действий) и продуктным.
Можно предложить сопоставить приведенные выше примеры со службой рек­
ламы, торговой базой и др.

2. Сделайте особый упор на рассеивании целей в организации как опасной
оргпатологии и представьте предлагаемую здесь методику определения слу­
жебных функций как мощный управленческий ресурс по согласованию целей
подразделений и сотрудников с общефирменными целями.

3. Если Вам удалось убедить первого руководителя, начните практичес­
кую работу с какого-то подразделения, которое они считают наиболее проблем-

ным. Предложите сначала главе компании, руководителю этого подразделения, еще кому-нибудь из руководителей вопросник, который приведен в табл. 27. Воп­росник они могут заполнить сами. Однако учтите, что их ответы могут быть невразумительны, декларативны, невнятны. Поэтому лучше всего консультанту брать на себя заполнение этого вопросника со слов соответствующих респон­дентов.

Таблица 27 Вопросник для определения служебных функций

4. Обработайте ответы на эти вопросы, выбрав из них лучшие, по вашему
мнению, варианты.

5. Пригласите главу компании, руководителя, а также некоторых сотруд­
ников соответствующего подразделения и руководителей смежных подразде­
лений, желательно утром пораньше¹, на групповую работу по определению слу­
жебных функций данного подразделения.

6. Распространите среди участников работы листки с лучшими, по ваше­
му мнению, формулировками функций. Затем предложите каждому написать
свою редакцию функций руководителей данного подразделения в течение 10-
15 минут. Затем по очереди каждый назовет вам свои версии - нанесите их на
флип-чарт. Предлагайте собственные интерпретации. Пусть они отметят на
флип-чарте палочками слева наиболее предпочтительные варианты формули­
ровок. Последнее слово оставьте за главой компании, поскольку его личные
риски здесь наибольшие.

7. Разложите эту функцию по внутренним клиентам: что именно данное
подразделение должно выполнять для других служб. Естественно, глава ком­
пании будет первым из них - но не ограничивайтесь только им, постарайтесь
перебрать всех возможных внутренних клиентов.

¹ Иногда клиент предлагает делать эту работу вечером, но после работы приглашенные вами уча­стники слишком утомлены и торопятся домой Поэтому для этой работы лучше выбирать утреннее время - за час-полтора до начала рабочего дня либо половину какого-либо из выходных дней

8. После этого предложите руководителю подразделения, функции ко­торого сейчас определяются, сформулировать свои требования к другим подразделениям и руководителям, опять же начиная с генерального дирек­тора.

Вот как выглядит пример.