Значение деловой речи в профессиональной коммуникации. Основные требования к деловой речи

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определённой задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.), то есть цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения.

Принципы деятельности любой социальной организации накладывает определённые ограничения на поведение людей. Отметим среди них следующие:

1. Достаточно жёсткая регламентация целей и мотивов общения, которое объясняется тем, что за каждым работником в организации закрепляется стандарт поведения в виде устойчивой структуры прав и обязанностей, которому он должен следовать.
Соответственно в отношении речевого поведения ожидается, что обмен сведениями между сотрудниками носит не личный характер, но подчинён прежде всего совместному решению служебной задачи.

2. Иерархичность построения организации: между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства. Одним из следствий действий этого принципа для речевой коммуникации оказывается проблема условий передачи точной и по возможности полной информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи.
Так, эффективность распространения деловой информации "по горизонтали" (то есть между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), как правило, очень высока. Люди, работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга "с полуслова".
Эффективность вертикальной коммуникации (то есть вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. По некоторым данным, лишь 20-25% информации, исходящей от высшего управленческого звена, доходит непосредственно до конкретных исполнителей и правильно ими понимается. Отчасти это объясняется тем, что на пути прохождения информации от источника к адресату присутствуют звенья-посредники. Посредниками могут становиться линейные руководители, секретари, ассистенты, канцелярские работники и др. Устные сообщения при передаче с одного уровня на другой могут быть сокращены, отредактированы, искажены прежде, чем они дойдут до получателя (эффект "испорченного телефона").
Другая причина, вызывающая низкую эффективность вертикальной коммуникации, связана с убеждением, что подчинённым вовсе не обязательно знать о положении дел на предприятии в целом, они должны выполнять поставленные перед ними задачи и не задавать лишних вопросов. Но, если конкретные исполнители лишены возможности действовать осмысленно, они начинают искажать и домысливать имеющуюся информацию.
Стремление учесть эти особенности деловой коммуникации проявляется, с одной стороны, в требовании письменной фиксации распоряжений, решений, приказов, а с другой - в признании деловых бесед важнейшим средством повышения эффективности обратной связи в организации.

3. Мотивация труда, как условие деятельности эффективной деятельности организации и предприятия. В случае если потребности работника как личности не удовлетворяются в процессе его деятельности или его собственные идеи и стиль поведения не совпадают с групповыми нормами, может возникнуть внутриличностный конфликт, снизиться интерес к выполняемой работе. Конфликты такого рода часто оказываются темой обсуждения между сотрудниками, а иногда причиной проблемных бесед между руководителями и подчинёнными.
Наряду с такими способами мотивации труда персонала, как различные виды морального и материального поощрения, продвижение по службе, повышение квалификации за счёт организации и др., огромное воздействие могут оказать беседы руководителя с подчинёнными: критические оценки, формы постановки задач, ответы руководителя на вопросы; они могут либо помогать сотрудникам ориентироваться в своей деятельности, побуждать их работать успешнее и прибыльнее, либо препятствовать этому.

Требования к речевой коммуникации в деловой среде могут быть сформулированы следующим образом:

· Чётко определяйте цели своего сообщения.

· Делайте сообщения понятными и доступными для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.

· Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.

В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.