Статути

Статути – це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище.

Статути є типові та індивідуальні. Типові розробляються вищими органами для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних закладів). Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на основі типового.

Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню.

Статути державних підприємств і установ затверджуються їх вищими органами; статути підприємств, які знаходяться у колективній власності – загальними зборами трудових колективів (акціонерних товариств – установчими зборами акціонерів); статути малих підприємств затверджуються організаціями-засновниками.

Після затвердження статути реєструються у виконкомах місцевих рад народних депутатів або райдержадміністраціях за місцем юридичної адреси, вказаної у статуті.

Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом.

Реквізити статуту:

– назва підприємства, установи, товариства;

– гриф затвердження;

– позначка про реєстрацію;

– назва виду документа;

– місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як правило, на окремому аркуші – титульній сторінці, причому нерідко назва підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду документа);

– текст;

– підпис;

– позначки про погодження.

Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності підприємства, установи, товариства, форм власності тощо.

Так, статут Академії державної податкової служби України має такі розділи тексту:

– загальна частина;

– завдання, права та обов’язки;

– структура Академії;

– управління;

– органи студентського (курсантського) самоврядування;

– права та обов’язки ректора;

– права та обов’язки учасників навчально-виховного процесу;

– організація навчального процесу;

– наукова діяльність;

– міжнародні зв’язки та зовнішньоекономічна діяльність;

– планування та фінансування;

– ліквідація і реорганізація;

– порядок запровадження статуту.

Інструкції

Інструкція – це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, “Інструкція з діловодства”, “Інструкція про порядок ведення трудових книжок” тощо.

Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: “необхідно”, “слід”, “повинен” та ін.

Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:

– інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями;

– посадові інструкції.

Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс, місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (нерідко його розташовують разом із назвою виду документа); текст; підпис; позначки про погодження.

Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов’язки працівника.

Посадова інструкція працівника структурного підрозділу ОДПС розробляється і вводиться з метою:

– чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи;

– раціонального розподілу обов’язків між працівниками структурного підрозділу;

– наділення працівника необхідними правами;

– підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.

Посадова інструкція повинна відповідати чинному законодавству, а також положенню про відповідний структурний підрозділ.

Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання ним обов’язків.

Текст посадової інструкції, як правило, складається із таких розділів:

– загальні положення;

– кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань;

– обов’язки;

– права;

– відповідальність.

У розділі “Загальні положення” зазначається безпосередня підпорядкованість працівника, його основні завдання, вказуються нормативні документи, якими працівник керується у своїй роботі, перелік безпосередньо підпорядкованих працівнику структурних підрозділів, ділянок і напрямів роботи або посадових осіб, визначається порядок заміни (при необхідності) інших посадових осіб на період їхньої тимчасової відсутності.

При потребі в цьому розділі зазначається, що на працівника покладається повна матеріальна відповідальність, якщо це передбачено чинним законодавством.

У розділі “Кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань” конкретизуються вимоги і необхідні знання відповідно до умов діяльності певного структурного підрозділу. Кваліфікаційні вимоги – це рівень спеціальної підготовки або освіти, а у разі необхідності – і практичний стаж роботи.

У розділі “Обов’язки” визначаються необхідні для виконання дії працівника, що зумовлюються специфікою посади. Визначаючи обов’язки працівника, слід врахувати, що вони повинні забезпечити виконання певних функцій структурного підрозділу.

У посадовій інструкції не наводяться обов’язки, які покладені на працівника загальними нормами законодавства про працю.

У розділі “Права” визначаються дії, які може здійснювати працівник з метою забезпечення виконання покладених на нього обов’язків. У посадовій інструкції не наводяться права, що надані працівнику загальними нормами законодавства про працю.

Працівник, що має підлеглих, повинен мати права щодо них: давати доручення, вимагати пояснення при невиконанні або неналежному виконанні ними своїх обов’язків, вносити пропозиції про їх заохочення тощо.

У розділі “Відповідальність” зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання обов’язків тощо.

Посадова інструкція затверджується керівником ОДПС або керівником структурного підрозділу, якщо тому такі повноваження делеговані.

Посадові інструкції доводяться до працівників під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Посадові інструкції повинні бути замінені і знову затвердженні у таких випадках:

– при зміні назви ОДПС або структурного підрозділу;

– при зміні назви посади;

– при зміні працівника на зазначеній посаді, якщо інструкція була іменною.

Штатний розпис

Посадовий і чисельний склад ОДПС із зазначенням фонду заробітної плати закріпляється у штатному розписі. У ньому зазначається перелік посад, дані про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний і річний фонди заробітної плати.

Реквізити штатного розпису: назва виду документа; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; позначки про погодження.

У тексті (таблиці) штатного розпису зазначаються такі дані:

– найменування структурних підрозділів і посад;

– кількість штатних одиниць;

– посадові оклади;

– надбавки (за ранг, за звання, інші);

– місячний фонд заробітної плати;

– річний фонд заробітної плати.

Штатний розпис підписується, як правило, керівником і головним бухгалтером, затверджується ОДПС вищого рівня. Підписи засвідчуються гербовою печаткою.

Розпорядчі документи

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Підставами для створення розпорядчих документів служать:

• закони Верховної Ради України,

• укази Президента України;

• постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України;

• вказівки вищестоящих організацій, органів державної влади і управління;

• діяльність органів управління, яка передбачена нормативни-ми актами, положеннями, статутами, інструкціями та ін.;

• інші підстави, що викликають потребу у правовому регулю-ванні роботи апарату управління.

Порядок, шляхи, механізм вирішення найбільш важливих питань викладаються у таких розпорядчих документах, як постанова, рішення, наказ, розпорядження, вказівка.

Видання розпорядчих документів є обов'язковим в таких випадках:

- з організаційних питань - створення, реорганізація, ліквідація організацій або структурних підрозділів, затвердження структури організації, визначення прав та обов'язків посадових осіб, підведення підсумків діяльності організації;

- в галузі планування - визначення порядку і строків складання планів, затвердження перспективних та річних планів, зміна орієнтовних показників розвитку підприємства;

- у галузі виробництва - проведення заходів і впровадження інновацій, випуску продукції або надання нових спеціалізованих видів послуг;

- у галузі розвитку підприємства та капітального будівництва - затвердження техніко-економічних обґрунтувань будівництва, прийняття до експлуатації готових об'єктів;

- у галузі фінансів - затвердження фінансових звітів, отримання банківських кредитів;

- у галузі управління трудовими ресурсами - затвердження штатного розкладу, посадових окладів і ставок, затвердження розмірів заохочень, покарань, оформлення відряджень тощо.

Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групуютьу:

· документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників — колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);

· документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені накази, вказівки, розпорядження. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Постанови — це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта — «ПОСТАНОВЛЯЄ:».

Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:».

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одно осібності, державними органами, громадськими організаціями чи об’єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ВІРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

Вказівки інформаційно-методичного характеру, а також на виконання широким колом посадових осіб наказів, інструкцій, інших актів органів управління можуть створювати заступники керівника підприємства, головний інженер, енергетик, інженер з техніки безпеки тощо, що діють у межах своїх повноважень. Ключові слова цього номіналу документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».

В установах, де вся повнота виконавчої влади належить одній особі — керівникові (генеральному директорові, директору, виконавчому директорові, голові правління, начальникові управління тощо), рішення, ухвалені в процесі регулювання діяльності, фіксують у наказах або розпорядженнях.

Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі — підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.

Наказ як номінал розпорядчого документа видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.

Додатки — невід’ємна частина розпорядчого документа.

Організаційні документи:

Зразок положення про відділ кадрів

АТЗТ “ПЕРЛИНА ПОДІЛЛЯ”

ПОЛОЖЕННЯ ПРО ВІДДІЛ КАДРІВ

I. Загальні положення

1.1. Відділ кадрів (далі - ВК) є структурним підрозділом АТЗТ “Перлина Поділля”, що створюється на підставі рішення зборів акціонерів. ВК підпорядковується начальнику відділу кадрів.

1.2. ВК у своїй діяльності керується:

Конституцією України;

Кодексом законів про працю України;

іншими нормативно-правовими актами в області в області трудового законодавства;

правилами внутрішнього трудового розпорядку розпорядженнями та наказами директора, прийнятими в рамках його компетентності.

1.3. За своїм посадовим положенням та умовами оплати праці начальник відділу кадрів прирівнюється до керівників основних адміністративних служб підприємства. Такий принцип зберігається при визначенні посадового положення та окладів і для інших працівників ВК.

1.4. Основними завданнями ВК є:

здійснення загальної організації виконання комплексної кадрової політики та координація діяльності всіх структурних підрозділів;

дотримання вимог трудового законодавства, у тому числі контроль за дотримання трудового законодавства у всіх підрозділах підприємства;

складання балансу забезпеченості підприємства необхідними кадрами;

підготовка пропозицій з оптимізації організаційної структури підприємства.

1.5. ВК комплектується спеціалістами, які мають вищу освіту в області управління персоналом й організації праці та стаж роботи за профілем не менше 2-х років. Спеціалісти із середньою спеціальною освітою приймаються на роботу до ВК у виняткових випадках при стажі роботи не менше 5 років.

Структуру і штати ВК затверджує директор відповідно до нормативів чисельності спеціалістів і службовців з урахуванням обсягів роботи та особливостей виробництва.

1.6. Спеціалісти ВК ознайомлюються з даним положенням при прийомі на роботу і керуються ним з урахуванням вимог посадової інструкції.

II. Обов`язки

2.1. Основні функції ВК:

розробка ефективної цілісної системи управління трудовими ресурсами, сприяння в удосконаленні діяльності в цьому напрямку кожного структурного підрозділу і кожної посадової особи;

- оперативно-методичне керівництво щодо забезпечення функціонування системи добору персоналу;

- складання разом з іншими структурними підрозділами плану комплексних заходів із забезпечення стабільного функціонування системи добору персоналу;

- організація рекламної компанії із залученням персоналу необхідної кваліфікації;

- координація роботи з центрами зайнятості, рекрутинговими компаніями та кадровими агентствами, державними і не державними пенсійними фондами, страховими компаніями;

- підготовка статистичних звітів про звільнення працівників, про наявність вільних робочих місць (вакантних посад), про потребу в працівниках та інших звітів з праці;

- участь у підготовці та затвердженні колективного договору підприємства, правил внутрішнього трудового розпорядку;

- надання методичної допомоги керівникам структурних підрозділів підприємства у розробці посадових інструкцій;

- ведення трудових книжок працівників відповідно до законодавства України;

- ознайомлення працівників із колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадовими інструкціями, положеннями про відповідні служби підприємств;

- облік та аналіз структури забезпеченості підприємства кваліфікованим персоналом;

- організація роботи методичного кабінету з проведення профорієнтації, організації ефективної ротації кадрів усередині служб, а також між ними;

- сприяння впровадженню у функціонування всіх служб підприємства досягнень науки і техніки, у тому числі й в області ергономіки;

- розгляд заяв і скарг працівників підприємства з питань дотримання норм трудового законодавства.

2.2. Спеціалісти ВК беруть участь у:

- розробці положень, інструкцій тестів та опитувальних листів для кадрових співробітників і потенційних здобувачів посад;

- роботі ради трудового колективу з питань дотримання трудового законодавства;

- підготовці концепцій управління персоналом;

- розробці комплексної програми підвищення кваліфікації персоналу;

2.3. ВК контролює:

- дотримання чинного трудового законодавства, у тому числі використання праці неповнолітніх, жінок та інвалідів згідно з чинним законодавством;

- виконання розпоряджень органів державного нагляду, пропозицій та подань уповноважених трудових колективів і профспілок;

- своєчасне проведення атестації робочих місць та обслуговуючого їх персоналу, проведення інструктажів із чинних Положень про служби (відділи) та окремі посади;

- проходження попереднього (при прийнятті на роботу) і періодичних (під час трудової діяльності) медичних оглядів працівників;

- виконання заходів, наказів, розпоряджень з питань трудового законодавства.