Тайм-менеджмент для саморазвития

• В тайм-менеджменте очень важно помнить о правиле 20 на 80. Только 20 процентов ваших усилий приносят вам 80 процентов результатов.
• Резервируйте для дел категории "A" фиксированные временные отрезки на каждый день недели. Решите, сколько часов в неделю вы готовы уделить задачам "A".
• Задайте временные рамки. Выберите задачу, определите, сколько часов, вы уделите этому делу на предстоящей или текущей неделе.
• Каждый день ставьте себе "Цель дня".
• Найдите свое наиболее плодотворное время. Планируйте это время для наиболее важных дел. Учтите, что для коммуникаций это могут быть одни часы, для задач, требующих сосредоточения - другие. "Якорите" это время приятным запахом, музыкой, словом или фразой. Окружайте себя предметами, имеющими отношение к предстоящим делам, и убирайте все, что способно вас отвлечь.
• Повторяющиеся дела старайтесь делать в одно и то же время.
• Похожие дела объединяйте в блоки. Например, время для телефонных звонков или время для работы с корреспонденцией.
• Начинайте с наиболее сложных дел. Но пусть вашим первым заданием будет что-то простое. Это настроит вас на работу и сформирует положительный эмоциональный фон. Хорошо, если это задание имеет отношение к вашей основной работе.
• Вносите в работу разнообразие, переключайтесь между различными видами деятельности. Подключайте воображение. Изменяйте место и способы работы.
• Планируйте перерывы на отдых.
• Оставляйте себе резервное время для отдыха и неожиданных дел.
• С максимальной пользой используйте время ожидания.
• Контролируйте время, которое вы тратите в транспорте. Если вы много перемещаетесь, разбейте территорию на квадраты и работайте по схеме "один день - один квадрат".
• Творчески используйте время обеда. Пообедайте с клиентом. Но не забывайте, сложные темы не способствуют пищеварению.
• Найдите "свой" режим сна. Перед сном расслабьте мышцы и разум. Можете спросить совета у своего подсознания, чтобы получить ответ утром.
• Согласовывайте свое расписание с расписанием тех, с кем вы работаете.
• Делегируйте.
• Тайм-менеджмент требует жесткой дисциплины от тех, кто решил профессионально и выгодно организовать свое время. Нужна сильная дисциплина, чтобы сказать "нет" тем, кто покусился на ваше время, и отдавать свое время так, как вы даете взаймы - взвешенно и обдуманно, своим поведением воспитывая привычки окружающих вас людей. Сразу уточняйте у собеседника, сколько времени ему надо и оговаривайте, сколько времени вы готовы ему уделить.
• Берите на себя публичные обязательства сделать что-либо. Оговаривайте срок, к которому вы сделаете обещанное.
• Раскрашивайте в ежедневнике дела "A", "B" и "C" в разные цвета. Организуйте их в виде блоков, схем и т.п.
• Расставляйте вокруг себя визуальные напоминания о предстоящих задачах и обо всем, что с этим связано.
• В течение дня задавайтесь вопросами "Что я сейчас делаю? Что я добиваюсь? Какие результаты это будет иметь? Как можно повысить эффективность использования текущего момента?" Осознавайте то, что вы делаете каждый час или через каждые полчаса.
• Позвольте себе "упустить" дела "B" и сосредоточиться на делах "A".
• Откажитесь от совершенства. Не стоит шлифовать то, что готово к употреблению в сыром виде. Получая задание со стороны, четко уясните необходимую степень готовности.
• Тайм-менеджмент - это также порядок на рабочем месте. Используйте правило "Одну бумагу - один раз в руки". Пишите ответы на корреспонденцию на самом письме.
• Читайте с умом. Перед чтением просматривайте книгу и ставьте вопросы, на которые хотите получить ответ. Выделяйте важное маркером. Читайте частями. Читайте то, что вам нужно и полезно. Распределяйте книги "A", "B" и "C". Используйте для чтения время ожидания, "читайте" книги, записанные на аудио кассеты.
• Делайте выборочный контроль. Например, если вы хотите узнать, сколько времени в неделю у вас уходит на чтение книг.
• Связывайте планируемые результаты от предстоящего задания с долгосрочными целями и планами.
• Награждайте себя. За промежуточные результаты. По окончании проекта. Напоминайте себе о своем призе. Откусите маленький кусочек приза, чтобы пришел аппетит.
• Творчески составляйте расписание и творчески с ним работайте. Не живите по секундомеру, иначе упустите свое время.

[Нужно ли все это вам? Нужны ли вам десятки, а то и сотни советов по тайм-менеджменту? Когда вы найдете время организовать время для того, чтобы изучить и применить советы по организации времени? А может быть проблема заключается всего в одном конкретном пункте? Например, лень, которая с самого вашего рождения тормозит вас в развитии и достижении успехов... На практических тренингах Академии Развития вы научитесь контролировать лень, отключать ее и использовать лень окружающих для достижения своих целей. Обучение на данных тренингах крайне жесткое - иначе успеха не достигнуть.]

Тайм-менеджмент поможет, если вы никак не можете приступить к выполнению важного дела. Попробуйте следующее:

• Спросите себя "Чем бы я хотел сейчас заняться? Насколько это приблизило бы меня к цели?"
• Еще раз оцените важность того дела, которым вам предстоит заняться, что будет, если вы его сделаете, а если отложите, а что если совсем откажитесь от выполнения? Почему у вас нет желания приступить к делу? Не бойтесь изменить свое решение.
• Оцените риск откладывания дела. Какие последствия может иметь отсрочка? Каков ваш опыт отказа от деятельности?
• Задайте себе вопрос "Если бы я хотел это сделать, что конкретно я бы делал?" или "Если бы меня попросили проконсультировать другого человека, чтобы я ему предложил?" Если вы знаете кого-то, кто профессионал в предстоящем вам деле, можете спросить себя "Если бы я был тем-то, как бы я действовал?"
• Вспомните свои прошлые успехи.
• Сделайте долгую паузу. 15-20 минут не делайте ничего. Просто сидите. Таким образом вы лишите себя возможности спрятаться за суетой.
• Разбейте задачу на несколько мелких задач и разделаться с ними по очереди, не забывая смаковать победу. Выделите пять минут на решение скромной задачи, прочувствуйте радость исполненного и на этой волне возьмитесь за остальное.
• Начните с получения дополнительной информации о том, чем вам предстоит заняться. Но не переусердствуйте. Ценность имеет результат, а не количество усвоенной информации.
• Не упускайте нужный момент для осуществления дела. Если вы чувствуете, что погрязли в информации, скажите себе "Стоп!" и начните действовать. Возможно "полная" информация по предмету будет доступна тогда, когда момент будет безвозвратно упущен. Здесь также действует правило 20/80. Систематизируйте то, что вы уже успели накопать и сделайте практические выводы.
• Подстраивайтесь к будущему, представляя достижение результата. Представьте картину "вы сделали это!", что вам скажут, что вы скажете себе, что почувствуете.
• Тайм-менеджмент помогает избавляться от необоснованных страхов. Если вас сдерживает страх неудачи, подумайте, каков худший результат, сравните его с результатом бездействия. Что хуже потерпеть неудачу, или быть побежденным страхом? Ищите страхи, они сильны, когда мы их не видим. Признавайтесь в страхах, говорите об этом другим "Скажу вам честно, мне непросто было набрать ваш номер, но я рад, что сумел побороть робость и слышу вас" - такие могут быть слова начинающего продавца. Персонифицируйте свой страх, спросите его, какова его положительная роль в вашей жизни, договоритесь с ним о совместных планах.
• Тайм-менеджмент не позволит попусту тратить время. Сжигайте мосты. Например, если вас удерживает телевизор, избавьтесь от него.
• Рассказывайте окружающим о своих проблемах и просите их напоминать вам в случае, если вы теряете время.

Еще раз прочитайте советы и выберите три, всего три совета, которым вы готовы следовать с этого момента. Выпишите их себе в ежедневник, выделите маркером, расскажите знакомым и близким...

Планирование рабочего времени руководителя

Важным пунктом в системе планирования рабочего времени является контроль за рациональным использованием этого времени. В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.

Предлагаем сформулированные нами десять "золотых" принципов планирования рабочего времени руководителя, выполнение которых поможет вам добиться лучшей организации вашей работы.

• Формируйте рабочие блоки для крупных или сходных по характеру заданий. Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного "разбега" и "погружения" в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.
• Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо планировать время для личных неприемных часов. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.
• На переговорах устанавливайте регламент, а также определяйте затраты времени для выполнения определенных задач. Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную "говорильню". Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу планировать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Время - деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.
• Выполняйте задания в порядке приоритета. Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости, еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей - это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1.
• По возможности выполняйте только важные дела (Принцип Парето). Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела.
• Используйте делегирование как оплачиваемую услугу. Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги.
• Крупные задания выполняйте небольшими частями. Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно "увиливать" от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их "в долгий ящик". Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты при планировании времени руководителя также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.
• Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории "А". Только соберешься взяться за намеченное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, затягиваются переговоры, возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие, повседневные дела, и тогда приходится отказываться от задуманного. Если же заранее (например, в начале месяца) в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно "споткнетесь" о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле.
• Главные задачи выполняйте рано утром. "Утренний час дарит золотом нас". Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств: нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т.п. перечеркивает все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее (например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и т.п.), создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.
• Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности. Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек "жаворонком" или "совой". В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании рабочего времени на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

[Не важно, кем или чем вы руководите - большим предприятием, маленькой организацией, группой единомышленников или семьей - от организации вашего времени (и, следовательно, времени ваших подчиненных) напрямую зависит успешность действий и скорость развития организации. На практических тренингах Академии Развития вы в реальных условиях своей работы научитесь не только организовывать свое время, но и эффективно делегировать свои задачи и полномочия. Время - не менее ценный капитал, чем деньги, так как последние являются зачастую следствием организации первого.]