Форма хранения информации

Единицей хранения информации в картотеке может быть: вырезка из статьи, карточка, лист бумаги, выдернутая или переснятая статья, конспект, тетрадь, журнал, запись в памяти ЭВМ. В зависимости от типа карточек изменяется и форма картотеки. Это может быть ящик для карточек, папки для бумаг и статей, блокноты, базы данных на ЭВМ.

Одно из главных требований к карточке - легкость чтения текста. Это естественное требование не всегда выполняется, если не используется печатающая машинка.

ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ КАРТОЧЕК КРАЙНЕ ЖЕЛАТЕЛЬНО ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ПЕЧАТАЮЩЕЙ МАШИНКОЙ. УМЕНИЕ ПЕЧАТАТЬ НА МАШИНКЕ ВАЖНО ДЛЯ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОГО ТРУДА.

От формы хранения информации во многом зависит ее эффективность. Перепечатанный или вырезанный материал (статьи, заметки) удобно хранить в папках. Папки, лежащие (или падающие) друг на друге - настоящее бедствие.

Нужно иметь возможность легко снять с полки любую нужную папку. Для этого можно рекомендовать уголок из жести, подпирающий папки, как показано на рисунке.

По способу накопления информации можно выделить два типа личных картотек: с предварительным накопителем и без него. В первом случае в накопитель попадает вся понравившаяся информация без ее классификации. Через какое-то время карточки из ПАПКИ-НАКОПИТЕЛЯ пересматриваются и раскладываются по ТЕМАТИЧЕСКИМ ПАПКАМ (см. карточку 2). Часть карточек остается до выяснения в накопителе, а часть - выкидывается. Недостаток такой системы: одну и ту же информацию невозможно (без снятия копии) поместить одновременно в папки с разной тематикой.

Другой вариант ведения картотеки - последовательный (без предварительного накопления) сбор карточек по мере их поступления. Например, С.С.Литвин наклеивает вырезки или выписывает информацию в блокнот по мере ее отбора. Каждая карточка (вырезка или наклейка) получает двойной номер: номер блокнота и порядковый номер информации в блокноте. Одновременно формируется РУБРИКАТОР, в который записываются номера карточек по темам. Одна и та же карточка может таким образом попадать сразу в несколько разделов рубрикатора. Большие материалы (журнальные статьи и пр.) хранятся в отдельных папках, а в блокноте дается только ссылка на соответствующую папку. Недостаток такой системы ведения картотеки:

• из нее не выкинуть не нужную информацию;
• на лекции приходится брать весь блокнот (или несколько блокнотов), если даже нужны всего две-три карточки.

Это неудобство устраняется, если последовательно поступающую информацию фиксировать не в блокнотах, а на карточках (например, на перфокартах для ЭВМ). Например, в картотеке Ю.С.Мурашковского все поступающие карточки нумеруются и складываются в коробке. Информация о карточке (номер коробки и порядковый номер карточки в коробке), как и картотеке С.С.Литвина, заносится в соответствующий раздел рубрикатора. При этом сохраняется возможность "фильтровать" картотеку или извлекать из нее нужную карточку на время проведения занятий или лекции. Недостатки есть и у этой системы ведения картотеки. Дело в том, что в рубрикаторе записаны только шифры карточек (их порядковые номера в соответствующей коробке), а по ним невозможно вспомнить суть карточки и решить: подходит она для нужной темы или нет. Приходится по шифру находить карточку, просматривать ее, класть на место и снова обращаться к рубрикатору...

Подобного недостатка нет у картотек, которые ведутся на компьютере. При формировании базы данных каждая информация помечается признаками. При поиске информации выделяются нужные признаки и просматриваются карточки только с этими признаками.

КАРТОЧКА 23. Из компьютерной картотеки фирмы "Петро-ТРИЗ". А.Горбовский, Ю.Семенов "Закрытые страницы истории", Москва, "Мысль", 1989, стр. 179.

Халиф Хаким любил, переодевшись в платье простолюдина, бродить по ночному Каиру. Как-то во время одной из таких прогулок ему повстречались десять вооруженных людей, которые узнав халифа, стали просить у него денег. Час был поздний, место глухое и пустынное, просьбы их грозили вот-вот перерасти в требование, и неизвестно, какая бы участь постигла тогда Хакима. Но халиф прежде всего был политиком, и его спасло это.
- Разделитесь на две группы - предложил он, - и сражайтесь. Те, кто победит, получат награду. Услышав эти слова, они тут же обнажили мечи и стали сражаться между собой. Уцелевших халиф снова разделил на две партии, увеличив обещанную награду, и повторял это до тех пор, пока девять человек из десяти не оказались убитыми. Держа свое слово, халиф швырнул оставшемуся победителю горсть золотых монет. Но едва тот наклонился, чтобы поднять их, как халиф выхватил меч и зарубил его.

Повелитель правоверных вовремя вспомнил древний принцип "разделяй и властвуй".

Эта карточка в электронной картотеке имеет несколько ключевых слов ("социальные изобретения", "приемы", "разделение", "система-антисистема", "стандарты"), по которым ее можно очень быстро отыскать в компьютере.

Дополнительное удобство компьютерных картотек - из базы данных нужный пример можно вставлять прямо в текст будущей статьи.

К сожалению, ЭВМ не могут полностью заменить бумажные картотеки - слишком долго переносить тексты статей и заметок в память компьютера. По всей видимости, в электронную картотеку имеет смысл заносить только ключи, одно-два смысловых предложения и точную ссылку, а саму вырезку хранить в обычной папке.