Техника анализа

Учет – это лишь фундамент здания научной организации личной работы, база для анализа затрат времени.

Именно данные анализа лягут в основу оценки нынешнего положения дел с организацией личного времени и послужат для составления будущих планов. Содержание анализа – это область организации личной работы. Там определяются направления анализа для выработки правильного норматива затрат времени на какую-либо работу (например, сколько времени в среднем уходит на поездку до места работы) или для изучения расходования фонда рабочего времени на разные нужды (можно, например, проанализировать структуру и расходование вечерних часов). Анализ обязательно должен охватывать и время отдыха, и бытовое время в целом. Как правило, тот, кто не умеет правильно работать, не умеет правильно и отдыхать. Очень важно проанализировать потери времени и выяснить причины этих потерь.

Сохранились материалы анализа, который я провел после первого месяца работы секретарем по организационным вопросам в комитете комсомола Московского университета в октябре 1957 года.

Оказалось, что почти 60% времени я провел в кабинете. Из этого времени только половина была посвящена встречам и беседам с комсомольцами, а из этой половины 90% затрачено на встречи с секретарями и членами бюро факультетов. С курсовыми работниками, с групкомсоргами я почти не встречался.

Анализ показал, что мое основное занятие составили многочисленные телефонные разговоры, встречи с делегациями, экскурсиями, разбор жалоб и т. п. Все это вполне мог выполнить не освобожденный работник, а любой другой член комитета и даже просто дежурный по комитету комсомолец, при условии хорошо налаженной передачи дел от одного дежурного к другому по вечерам. Из 40% времени, проведенного вне комитета, почти половина опять-таки была затрачена не на посещения факультетов, а на всякого рода заседания – в ректорате, парткоме, высших партийных и комсомольских органах. Словом, своей основной задаче – работе с людьми я посвящал не более 30% времени.

Это типичный пример анализа. Он, как видим, зависел от моих представлений о своей работе. Возможные аспекты анализа безграничны, они определяются целями и задачами организации личного времени. Но нас интересует сейчас техника, в частности техника анализа.

Технические приемы и средства анализа черпаются из арсенала математической статистики и графических методов. Математико-статистические методы основаны на суммировании данных о затратах времени по различным статьям номенклатуры работ. Такие данные позволяют преодолеть случайности и увидеть так обожаемую хозяйственниками среднюю цифру затрат времени на ту или иную операцию. А если эта средняя недостаточна, можно учесть и среднее квадратическое отклонение, дисперсию и т. д. Элементарным подсчетом определяется удельный вес затрат в общем фонде, что сразу дает ясную картину, которую не удается увидеть, если приведены лишь часы и минуты. Одно дело: потери – один час, другое дело: потери – 15% всего времени.

Усложнение анализа требует применения более сложных математических методов. Но для элементарного анализа достаточно знания арифметики.

Результаты статистической обработки данных можно представить в виде таблиц. Например, дать номенклатуру операций, а сбоку указать затраты времени и их удельный вес в общем фонде времени. Можно данные анализа представить в виде различных столбиковых, долевых, объемных диаграмм. Сложность их зависит от сложности производимого анализа. Графики можно делать цветными.

Как видим, технические средства анализа довольно элементарны и доступны всем. Только не следует при анализе увлекаться и превращать его в самоцель, затрачивая на него больше времени и сил, чем это необходимо с точки зрения ожидаемого эффекта. Всегда следует помнить, что доброкачественность анализа определяется доброкачественностью учета и полученных им данных. Без анализа учет напоминает морскую воду, которая содержит золото в малодоступном виде. Данные анализа исключительно важны для преобразования личного времени.

ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

«Паук совершает операции, напоминающие операции ткача, и пчела постройкой своих восковых ячеек посрамляет некоторых людей-архитекторов. Но и самый плохой архитектор от наилучшей пчелы с самого начала отличается тем, что, прежде чем строить ячейку из воска, он уже построил ее в своей голове». (К.Маркс, Ф.Энгельс. Соч., т. 23, с. 189). Планирование – важнейшая черта человеческой деятельности, один из характерных признаков труда.

И в общественном производстве, и в личной работе упорядоченность, экономичность зависят от наличия, совершенства и, самое главное, от реальности плана. А реальность плану придает точный расчет, доведенный до задания, нормы, до графика работы на определенный период.

Есть план – пожелание на будущее и есть план – прогноз, учитывающий возможные и вероятные результаты развития. Реальный план должен быть директивой. Коренное отличие его в том, что он служит не для сопоставления с ним полученных итогов, а для того, чтобы определять деятельность и итоги, служить повседневным руководством к действию.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ

Планирование личной работы – чрезвычайно сложная область научной организации управления. На личную работу влияет очень много факторов, причем роль и значение их для своей деятельности разные люди оценивают по-разному. Выделить среди всей массы факторов общеобязательные, общепризнанные – дело очень трудное.

Все же можно сказать, что основу организации личной работы составляет общая организация всего личного времени. Она требует разработки определенного постоянного плана жизни – режима.

Что такое режим? Это общая схема главных бытовых этапов. Режим – это разделение суток на основные отрезки времени, включающие в себя основные процессы жизни: работу, питание, туалет, отдых и т. д. Режим – это организация среды соответственно твердо принятому разделению суток. Режим – это автоматизация жизни, приспособленной к определенному порядку.

Смысл и мудрость режима в том, что человек, подчиняющийся ему, ничего не упустит и не забудет, он получает уверенность в том, что для всего выделено время и все будет сделано в срок. Окончательно и твердо определена очередность работ и жизненных процессов, и не надо время от времени мучительно думать: а что же делать сегодня вечером? Что более всего важно из того, что еще не сделано? А успею ли сделать остальное? Режим позволяет избежать периода «раскачки», так как и сон, и аппетит, и желание работать приходят в определенное время по привычке, сами собой.

Режим надо строить на основе глубокого изучения общечеловеческих и индивидуальных (физиологических и психологических) закономерностей и особенностей жизни. Тут много различных точек зрения у специалистов, даже, например, в вопросе о том, когда работа более продуктивна – по вечерам, утром или в середине дня. Поэтому конкретные рекомендации различных специалистов по научной организации труда в этой области противоречивы. Для разбора интересующей нас технической стороны планирования достаточно остановиться на общих принципах планирования.

В основе режима должно лежать выделение времени для выполнения главной человеческой обязанности – работы. Обычно это время выступает как данное, принятое в том учреждении, где человек работает. Научная организация труда установила, что общее время работы должно включать в себя и периоды небольшого отдыха, а также перерыв для обеда. При старых формах управления считалось необходимым все время работы обязательно занять деятельностью; состояние отдыха в период работы считалось бездельем и наказывалось как серьезный проступок. Но ведь человеческий организм физиологически не в состоянии постоянно находиться в напряжении, поэтому люди умудрялись отдыхать во время работы, притворяясь работающими. Эта система является следствием неправильной организации труда.

Плохой начальник следит за тем, чтобы никто из подчиненных не сидел задумавшись, «без дела», но так как непрерывно контролировать, чем занят работник, он не может, то практически требует внешней видимости работы. Работники и сами это знают. Зайдите в иное незнакомое учреждение. Если вы не похожи на потенциального просителя, то в отделе сразу прекращаются все разговоры и стимулируется «бурная» деятельность: все сидят, уткнувшись в дела, и что-то пишут. Люди считают, что их занятость будут оценивать как раз по этой видимости.

Это тоже наследие старого, ненаучного подхода к организации управления. Настоящий руководитель никогда не будет оценивать работника, его занятость по тому, сидит ли он и думает или сидит и непрерывно что-то пишет. Хороший начальник должен представлять объем работы и необходимые усилия для ее выполнения, и только по выполненной работе оценивать, достаточно ли занят работник.

Научная организация рабочего времени требует правильного чередования в течение рабочего дня периодов труда и небольших пауз, предполагает перерыв не только на обед, но и для отдыха.

Кроме того, при планировании личной работы надо учитывать особенности умственной деятельности человека.

Мышцы отдыхают, когда человек прекращает сознательную волевую деятельность. Мозг имеет очень мощную инерцию, он работает и после решения прекратить работу. Ночью, во сне, во время ходьбы – после сдачи экзамена, публичного выступления – нагрузка не снимается: мозг продолжает «разжевывать» впечатления, подбирает новые аргументы, отмечает дефекты собственного выступления – словом, продолжает свою непрерывную деятельность. Заводской гудок о прекращении работы – хороший сигнал для мускулов, но у него слишком мало сил для руководства деятельностью мозга. При глубокой заинтересованности в деле, большом чувстве ответственности за выполнение своих обязанностей работа помимо собственной воли человека фактически продолжается 12-14 часов, а то и больше.

Эту особенность умственной деятельности нужно учитывать при организации личной работы. Надо правильно определить очередность различных ее видов, продолжительность, чередование в течение дня сложных, напряженных и простых, неответственных действий, и многое другое.

При планировании личной работы надо выделить достаточно времени для сна и отдыха, для поддержания здоровья в хорошем состоянии. Недремлющие армии – это не более как красивая аллегория. Выдающийся командир Советской Армии С.М. Буденный прекрасно понимал необходимость целительного сна и в ответственнейший для судеб революции переломный период боев с белогвардейцами разрешил своим конармейцам, утомленным бессонными днями и ночами, проспать непрерывно 4 часа, чтобы затем обрушиться на противника со свежими силами.

И сейчас, однако, многие работники видят добродетель в том, чтобы с утра до позднего вечера быть на заводе, в учреждении, подрывая свои силы и здоровье. Правильно заметил в одной из своих лекций специалист по организации управления В. И. Терещенко, что целью многих работников в таких случаях оказывается не порученное дело и даже не личная карьера, а скорейшее получение инфаркта и выход из строя бойцов за коммунизм. Еще А. Файоль относил умение поддерживать здоровье в хорошем состоянии к одному из главных качеств руководителя и по значению ставил его рядом с таким фактором, как талант и способности. Только непониманием этих азбучных истин теории управления объясняется встречающееся у нас до сих пор варварское отношение к своему и чужому здоровью.

При планировании личной жизни следует учитывать необходимость культурного развития. Если я встречаю в доме отдыха группу хозяйственников, убивающих все время за преферансом или домино, то не могу поверить, что они являются подлинными творцами и новаторами в своей работе. Театр, поэзия, книги, прогулка в лесу, общение с природой, экскурсия – это не только не «преступная кража времени» у дела, а, наоборот, ценнейшие помощники в деле. Кто отстает в культурном росте, тот рано или поздно будет отставать не только в идеологическом, социальном, но и в чисто производственном плане.

Мы знаем десятки очень добросовестных, добропорядочных работников, добровольно загнавших себя в кабалу якобы ради интересов службы, по горло увязших в работе, оторвавшихся от культурной жизни страны. И в конце концов они неизбежно оказываются негодными работниками в своей области, той самой, ради которой они забросили все остальное.

При современном разделении труда каждый становится высококвалифицированным специалистом в очень узкой области. Но концентрация всех духовных сил на бесконечно малой частице мира таит большую опасность: постепенно теряется способность воспринимать обыденное, человеческое значение вещи, события. Поэтому, оттачивая технику работы, надо все время помнить и о гармоничности развития.

Во время беседы со студентами МГУ академику П. С. Александрову был задан вопрос: «Можно ли быть совершенно некультурным человеком, но гениальным ученым?» – «Гениальным – вряд ли, – ответил академик. – Можно быть крупным ученым в редких случаях, но эти случаи, по-моему, достойны сожаления».

Надо чаще задумываться над мудрыми словами Чарльза Дарвина: «Я почти потерял художественный вкус к картинам и музыке. Мой разум, кажется, превратился в какую-то машину, обобщающую множество фактов в непреложные законы. Если бы я мог начать свою жизнь сначала, я бы взял себе за правило по крайней мере один раз в неделю читать какое-нибудь поэтическое произведение или слушать хорошую музыку. Потому что, может быть, тогда бы мне удалось сохранить благодаря постоянной деятельности атрофированные сейчас части мозга. Утрата восприимчивости к подобным вещам – утрата счастья; возможно, что она вредно отражается на интеллекте, и во всяком случае она приносит непоправимый ущерб развитию нравственной личности человека, ослабляя эмоциональную ее сторону».

Эти и многие другие положения науки организации управления определяют принципы планирования личной работы.