Анализ данных хронометража

Можно выделить три основных направления анализа данных:

· структура расходов времени;

· динамика изменения показателя;

· значение показателя в среднем за период.

Примером структурного анализа может явиться общий анализ расходов времени – какая доля на сон, какая на личную работу, какая на работу в фирме. При этом суммарный вклад всех показателей будет давать 100%. Пример динамического показателя – это динамика изменения ежедневных расходов времени на сон в течение периода. Пример среднего – соответственно, среднестатистическое время на сон, например, за прошедший месяц.

При этом структурный анализ помогает влиять на структуру расходов времени. Динамический помогает самомотивации, стремлению удерживать показатель на заданном уровне. А средний позволяет понять, сколько времени занимает тот или иной вид активности (например, написание статьи и т.п.) для планирования на будущее или для установления нормативных показателей. Многие типы расходов времени (тот же сон, расходы на определенные направления деятельности, физическую нагрузку, и т.п.) удобно планировать именно через средненормативные значения на период.

Предположим, что нам интересно выяснить общую структуру расходов времени. Сколько времени тратится на сон, сколько времени личного и сколько уходит на фирму. И при этом нам хотелось бы знать, как эти значения соотносятся, например, в процентах. По принятой системе показателей нам нужно узнать суммы таких показателей как Ф, Со, и Л. Они обозначают время на фирму, время на сон и личное время соответственно.

Для чего может возникнуть такая необходимость. Например, нехватка времени на общение с семьей – типичная проблема для многих менеджеров. Если мы сможем видеть, сколько времени в сравнении с другими направлениями, уходит на семью, то мы сможем удерживать этот показатель на необходимом нам уровне.

Для начала «скажем» Excel, что нужно отслеживать показатели Ф, Со и Л, отыскивая их в названиях хронометражных записей. Для этого в клетки, выделенные жирным (см. рисунок) – ввести соответствующие показатели. На рисунке показана самая первая и сразу заметная клетка для ввода данных к анализу. Остальные клетки находятся правее на листе, и найти их можно прокручивая лист по горизонтали.

Мы ввели три показателя в три клетки:

Теперь переходим на лист «Сводная…». Он имеет вид:

Теперь для выполнения поставленной в примере задачи нужно построить график по суммарным значениям показателей за месяц. График этот может иметь следующий вид:

Такой график дает возможность, например, поставить себе цель уравнять личное время и время на работе, что в данном примере почти достигнуто

Аналогично с помощью таблицы можно отследить, например, динамику изменения расходов времени на сон (см. рис.).

Используя предложенный инструмент, можно вести как очень подробный анализ по детальным показателям, так и общий обзор по основным направлениям деятельности.

Для анализа динамики показателей внутри года по месяцам (или неделям при более тонком анализе), либо общей структуры расходов времени за год, используется шаблон «месяц-год». Анализ при этом можно строить вне зависимости от того, сколько дней в году прошло, либо сколько дней в месяце. Не прожитые, либо просто не зафиксированные дни просто дадут нулевой вклад в картину.

«Приборная панель»

С помощью настройки шаблонов в Excel можно создать «приборную панель», отражающую основные показатели деятельности.[7] На этой приборной панели, как на приборной панели автомобиля, мы можем видеть все интересующие нас показатели одновременно. По аналогии с автомобильной приборной панелью мы можем отслеживать, например, следующие виды показателей:

· Ресурсные – сколько осталось топлива (сколько времени осталось в месяце)

· Расходные – каков текущий расход топлива (насколько экономичен с точки зрения затраты сил наш режим работы, насколько эффективно тратится время)

· Параметры движения – скорость движения, обороты двигателя (на ТМ- панели может быть несколько спидометров, которые показывают изменения интересных нам показателей в динамике).

· Технические – давление масла, напряжение в бортовой сети, температура охлаждающей жидкости, пробег (среднее значение актуальных показателей за месяц на текущий момент, например, среднее время сна. Если среднее время сна упало слишком низко – это плохо, все равно, что перегревается двигатель у автомобиля.).

Кстати, вот вам и еще один аргумент за хронометраж. Конечно, можно обходиться без приборов, подобно водителю, который, определяет параметры движения и работы машины по звуку, или по быстроте проносящихся мимо пейзажей. Но наша деятельность и наше личное время – слишком важные вещи, чтобы доверять их оценку исключительно интуиции и чувствам.

С помощью «приборной панели» можно отслеживать не только параметры персональной деятельности, но и деятельности сотрудников. Каждый из них в Outlook ведет определенный, установленный регламентами хронометраж, экспортирует его в Excel и отправляет руководителю. А руководитель может настроить для себя приборные панели, как для работы каждого сотрудника по отдельности, так и в среднем по подразделению. Достаточно один раз настроить шаблоны и раз в день, например, вечером переносить в них данные из Outlook. И вся деятельность как на ладони!

Пример «приборной панели», которая показывает количественные аспекты деятельности менеджера по продажам за определенный период:

Все данные получаются автоматически после переноса из Outlook. На данном примере мы видим, что отслеживаются не только временные показатели деятельности, но и количественные. При этом выводится не только фактическая информация, но и сколько осталось до планового показателя. При желании можно также отслеживать эффективность – «результат делить на время».

Многообразие шаблонов для анализа и различных данных на приборной панели всякий раз определяется индивидуально – под человека и ситуацию. Ведь любой ТМ-инструмент должен быть тонко «заточен» под своего пользователя. Только «индивидуальный пошив» позволит сделать приборную панель адекватно отражающей деятельность, но при этом простой и удобной в пользовании.