Хронометраж на MS Outlook

«Не хватает времени!», «Не успеваю заниматься приоритетными проектами!», «Не удается уделять внимание общению с семьей!» -- такие фразы довольно часто можно услышать от современного человека. Будь то менеджер транснациональной корпорации или журналист, частный предприниматель или домохозяйка – проблема нехватки времени может беспокоить всех.

К сожалению, жизненное время ограничено определенным количеством часов, которое ни убавить, ни прибавить. Все что в наших силах – это только научиться эффективно это время тратить. А для этого необходимо получать объективную информацию о расходах времени с помощью хронометража.

В этой статье мы предлагаем вашему вниманию методику ведения хронометража на MS Outlook с последующим анализом в Excel. Ведение записей в Outlook производится в достаточно удобной, интуитивно понятной форме. При этом автоматизированный экспорт данных в Excel предоставляет широчайшие возможности для их анализа.

«Встречи в прошлом»

«Штатным» средством хронометража в Outlook является «Дневник», однако мы пойдем другим путем. Хронометраж мы построим на основе раздела «Календарь». Для фиксации определенного события здесь мы просто создаем встречу, состоявшуюся в прошлом, длительность которой равна израсходованному времени.

В этих «встречах», помимо заголовков с классификаторами расходов времени, могут быть любые тексты в поле примечаний, а также прикрепленные файлы. В разделе «Календарь» можно проводить поиск по названию или любым элементам содержимого встреч. Таким образом, кроме хронометража, «Календарь» позволяет создать личный дневник, хранящий о каждом моменте вашей жизни интересующую вас информацию – фрагменты переписки, рабочие заметки в ходе встреч, и т.п. При этом отображение «Рабочая неделя» (по горизонтали дни, по вертикали часы) дает очень удобный обзор затрат времени.

Точно учета в «Календаре» можно регулировать. Если максимальная стандартная точность учета (5 минут одно деление шкалы рабочего дня) вас не устраивает, в параметрах встречи можно вручную вводить точное время. При этом встречи в отображении «Рабочая неделя» будут накладываться друг на друга, как показано на рисунке, что несколько затруднит обзор, но зато позволит сохранить высокую точность, которая достаточно полезна на начальных этапах ведения хронометража. Точность учета можно установить, нажав правую кнопку «мыши» на временной шкале в разделе «Календарь» и выбрав точность в появившемся контекстном меню.