Хронометраж и самоуправление

Одновременно с ведением дневника осуществляется анализ расходов времени по отдельным показателям. Например, если поставлена задача управления расходами на сон, его длительность автоматически отслеживается в специальной колонке справа от основных записей, каждый день вычисляется показатель «средняя длительность сна за прошедшие дни» (одно время применялся «суммарные расходы времени на сон», оказавшийся менее информативным и наглядным), и т.п.

Одним из основных направлений применения такого рода показателей является отслеживание расходов времени на работы высокой категории сложности, либо на приоритетные проекты. Возможности функций в Excel позволяют легко задать автоматическое суммирование расходов времени по какому-либо указателю. Например, в ячейку, с которой сравниваются все указатели, можно ввести буквы «Кн», и тогда в находящейся под ней колонкой будут автоматически суммироваться все расходы времени по этой категории, а под соответствующими днями подводиться итоги и нарастающие итоги по дням. Либо, например, можно ввести слово «псион» и получить суммы по всем указателям типа «Т псион» (т.е. «Техника; освоение карманного компьютера Psion»).

Иногда используется «прицельный» хронометраж и анализ по какому-либо направлению деятельности, как правило в отдельных файлах, со своими таблицами и диаграммами. Например, в студенческие годы автор много времени уделял анализу расходов времени на дорогу, поскольку до пяти часов чистого времени в день тратилось только на перемещения между университетом и многочисленными курсами. С тех пор такого рода анализ никогда не проводился, но привычка к мысленным вычислениям оптимального расположения «выездных» событий с точки зрения расходов на дорогу — осталась. Причем этот «персональный отдел логистики» работает совершенно автоматически.

Другой пример — хронометраж, применявшийся при написании первых больших статей, которые составили основу ТМ-книги. На каждую статью заводилась «карточка проекта», в которой фиксировалась длительность и результативность (в тысячах знаков) каждого этапа работы (обычная длина этапа — от получаса до двух часов). Такой учет и анализ на материале нескольких статей позволил достаточно точно выяснить личную производительность труда в этой области, апробировать и сравнить в точных количественных показателях несколько различных приемов работы (например, было «в цифрах и фактах» установлено, что лучший способ раскачки — вычитка и правка предыдущих текстов), и т.д. После этого нужда в подробном количественном учете работ по написанию текстов отпала, а привычка и способность достаточно точно прогнозировать затраты времени и сроки — осталась.

Наконец, для самоуправления иногда применяются специальные показатели «дневного» масштаба, оцениваемые в динамике за неделю. Например, если выявлена закономерность «чем дальше сон от ужина, тем меньше времени нужно, чтобы выспаться», измеряется время от ужина до сна и каждый день записывается в специальную табличку из семи столбиков, по числу дней недели. Другой пример — принятое решение «Чаще делать упражнения для глаз в пятиминутных перерывах в ходе работы на компьютере» воплощается в жизнь с помощью той же таблички, в которой отмечается количество таких «пауз для отдыха глаз» в течение дня.

При этом рабочие области в Excel разделены так, чтобы при пролистывании дневных записей «табличка самоуправления» всегда оставалась видимой в верхней части листа. За счет этого простой учет помогает улучшить требуемый показатель, не совершая никаких специальных действий — просто за счет его фиксации.