Технологии обзора задач на MS Outlook

Остап поставил точку, промакнул жизнеописание прессом с серебряным медвежонком вместо ручки и стал подшивать документы. Он любил держать дела в порядке. Последний раз полюбовался он хорошо разглаженными показаниями, телеграммами и различными справками. В папке были даже фотографии и выписки из бухгалтерских книг.

Вся жизнь Александра Ивановича Корейко лежала в папке, а вместе с ней находились там пальмы, девушки, синее море, белый пароход, голубые экспрессы, зеркальный автомобиль и Рио-де-Жанейро, волшебный город в глубине бухты, где живут добрые мулаты и подавляющее большинство граждан ходит в белых штанах…

И.Ильф, Е.Петров, «Золотой теленок»

Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того, как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Для этого необходимо создать обзор – полную картину всех целей, задач, сроков, важных обстоятельств, и т.п.

Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, один из моих клиентов, управляющий директор группы производственных компаний, в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:

«Задач много, штук 100-150, они где-то там сидят, иногда дают о себе знать напоминалками. Нет ощущения подконтрольности ситуации, есть какой-то «черный ящик», в содержании которого я не уверен».

Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:

Рис. 1. «Упрощенный график Гантта»

«Галочками» в таблице директор пометил примерные сроки исполнения задач. Вся таблица в распечатанном виде заняла две-три страницы А4. Это представление можно назвать «упрощенным графиком Гантта» – по аналогии с хорошо известным в проектном менеджменте инструментом планирования. Замечу, что такое представление задач можно было настроить и непосредственно в Outlook, но в той конкретной ситуации Excel был удобнее. О полезности таблички клиент отозвался так:

«Благодаря этой форме обзора я ощутил, что задач не так уж много, и самое главное – что они выполнимы, причем в достижимые сроки».

Итак, налаживание хорошего обзора – один из первых шагов в построении эффективной системы управления временем. В этой статье я опишу основные принципы и техники налаживания обзора на базе MS Outlook. Я буду предполагать, что читатель умеет настраивать пользовательские представления; если нет – более детальные инструкции по этому вопросу можно найти в статье о контекстном планировании на Outlook. Еще одна техническая оговорка: в примерах фигурирует Outlook 2003, но почти все изложенные техники реализуемы и на более старых версиях.