Третий принцип – измеримость и наглядность

Одна из задач тайм менеджмента – поиск и использование резервов времени. Человек часто может совершать одновременно два действия, например, лететь в самолёте и читать сводки новостей, или, ожидая в приемной, просматривать свои деловые записи. Казалось бы, элементарно, но как только появляется необходимость зафиксировать, как использовался этот отрезок времени в классическом хронометраже, сразу возникают сложности, т.е. появляется необходимость делать ссылки вроде «во время перелета» и т.д. причем «цифровой» наглядности это не прибавляет. Метод АВС-хронометража эти задачки решает легко, вы просто ставите галочки в поле «расходы на транспорт» и в поле «изучение рынка». В итоге у вас учтено время перелета и время работы. Зачем это нужно: для наглядности, т.к. если бы мы не использовали время в дороге, то при итоговом подсчете это обязательно скажется на общей результативности. Хорошо это или плохо – нам решать, АВС-хронометраж это лишь инструмент.

Карточка эффективности – это половина метода. Вторая половина – таблица анализа использованного времени. Аналитику легко вести в MS Excel, внешний вид представлен в таблице 3

Таблица 3 Аналитика по хронометражу

В первом столбце фиксируется дата. Второй предназначен для номера карточки от 1 до 6 в случае, если за день было заполнено более одной карточки. Далее идут столбцы, которые соответствуют тем задачам, на которые было потрачено время. Столбцы сгруппированы по тому же принципу что и в карточке эффективности т.е. на: дела категории А (важные), В-С («без них нельзя») и потери. Рассмотрим пример заполнения аналитики. Предположим, что за день было заполнено всего две карточки эффективности, они представлены в таблице 5.1 и таблице 5.2

Таблица 5.1 карточка № 1для примера по заполнению аналитики

Перечень задач на каждой карточке может быть разным, главное, что эти задачи сразу разбиты на два раздела: ключевые задачи и все остальное. Для того чтобы не выпускать ключевые задачи из виду, удобно держать их в виде отдельного списка и вписывать намеченные к исполнению в карточку перед началом заполнения.

Таблица 5.2 карточка № 2 для примера по заполнению аналитики

Подсчитав по каждой карточке количество галочек, можно приступить к заполнению таблицы анализа использованного времени. В таблицу 6 внесены данные из карточек 1 и 2

Таблица 6 внесены данные из карточек №1 и № 2

Таким образом, за один день в таблице аналитики появляется одна строка. Промежуточные данные с каждой отдельной карточки хранить не стоит, хотя, это дело вкуса и личных предпочтений. На примере итоговой строки проведем расчет итога за день. Общая сумма галочек по задачам категории важно равна 13 (6+3+4), а по категории В и С – 34, потери за день равны 6. Умножаем баллы на эмпирические коэффициенты и получаем ключевые задачи 26 (13 Х 2), задачи В и С без изменения 34 (34 Х 1) и потери равны (-6) т.е. (6 Х (-1))

Просуммировав полученные результаты и умножив на 10мин. (точность учета) получим итог за день равным 540мин. ((26+34-6)Х10).