В тетрадь привычнее

Я не люблю слово «органайзер» – неблагозвучное оно какое-то, мне сразу на память роботы приходят. Я веду свой «бортовой журнал». Для чего он мне нужен? Для того, чтобы не забыть, что мне необходимо сделать. Значит, в нём прописан мой маршрут на день. Во-вторых, для того, чтобы сохранить всё что мне удалось узнать, увидеть, придумать во время «дневного путешествия».

Мой «бортовой журнал» - это обычная тетрадь на спиральке с твёрдым переплётом. Даже при наличии КПК и ноутбука, такой способ для меня более эффективен и привычен.

Записи в моём журнале ведутся хронологически. Каждый день начинается с плана на день. Способ простой. В левую колонку то, что надо сделать обязательно, во вторую – что надо постараться сделать, в третью – то, что желательно сделать, в четвёртую я пишу темы, которые необходимо обдумать.

Запись в последней колонке – это скорее напоминание о различных проектах, которые я бы хотел осуществить. Например, я до сих пор не решил, что выставлю на осенней фотовыставке. Перечёркиваю этот пункт только тогда, когда запишу какую-нибудь мысль по этому поводу.

Раскрытая тетрадь всегда со мной, я держу её открытой на рабочем столе, во время переговоров или проведения совещаний. Постоянно виден план на день. Ниже я записываю мысли, реплики, идеи, я как бы описываю «пройденный за день путь по запланированному маршруту».

Записи веду разноцветными ручками. Это помогает мне разбираться с записанным в конце дня. В первую очередь просматривается план на день, что сделано, что нет. Несделанное переписывается на завтрашний день. Потом в Outloock переносятся телефоны и другая контактная информация, которая записывалась в течение дня. Её, как и ссылки, я записываю красной ручкой – так её лучше искать.

«Бортовой журнал» мне помогает ещё и составлять свою базу знаний (knowledge base). Сегодня я пользуюсь программой MyBase. Она установлена на всех трёх моих компьютерах (ноуте, домашнем и рабочем). До этого свой «Мыслесборник» я хранил при помощи программы Treepad. Меня она вполне устраивала, я польстился на возможности Mybase хранить ссылки, но вскоре для ссылок стал использовать ContentSaver. В принципе, любую из них можно «заточить» под себя и к ней привыкнуть. Главное для меня принцип: сначала все в тетрадь, вечером записанное анализируется и раскидывается по нужным местам.

Какие преимущества такого способа планирования и ведения записей:

• Тетрадь всегда под рукой.
• Когда пишешь рукой (во всяком случае у меня так) – мысли лучше запоминаются. Этому способствует использование разноцветных ручек, разный почерк, оформление, рисунки.
• Ежедневно переписываемые невыполненные планы не забываются.
• Пропала необходимость постоянной синхронизации всех моих компьютеров (в цифровом виде я сохраняю уже готовые тексты).

Пример плана дня:

Это страничка с моими планами на прошедшие выходные дни.

На субботу-воскресенье я составляю план сразу на два дня. У меня давно так повелось, всё-таки выходные, график не такой напряжённый. Планирование на два дня даёт возможность переложить часть дел на воскресенье. Я люблю «добивать» план, встав в воскресенье пораньше.

В левой колонке записываю то, что надо сделать обязательно. Затем колонка с тем, что надо прочитать-написать. В крайней правой колонке идеи, которые хорошо бы «промыслить». Это скорее напоминания, чем план.

Красной ручкой в две строчки прописаны вопросы, которые требуют обдумывания. То, что я выписываю их регулярно в рабочую тетрадь, помогает мне вспоминать о них в случайно образующиеся отрезки свободного времени. А ещё у меня есть привычка пробегаться глазами по плану на день перед тем, как я выхожу из дома или кабинета. Часто «цепляешься» глазами за такую красноту, а когда вернёшься за рабочее место, откроешь тетрадь и пишешь мысли по этому вопросу, которые словно фоном генерировались, пока ты ехал за рулём или общался на отвлечённые темы.

Далее идут мысли, которые мне приходили во время чтения. Выписки из прочитанных книг я храню на своём сайте. В тетрадь же выписываю идеи и мысли, приходящие во время чтения.

Знак вопроса красной ручкой помечает вопрос, который после обдумывания может превратиться в задачу для решения. Задачи в свою очередь записываются либо в планах на день, либо, если они пока лишь в стадии обдумывания, красной ручкой, как задача для обдумывания.

Красной же ручкой выписываются ссылки на сайты, названия книг, статей, журналов, на которые стоит обратить внимание.

Конспект плана на будущую неделю, месяц.

План на неделю и месяц я составляю на компьютере с помощью программы MindManager. Распечатанный план на неделю хранится в тетради в основном для того, чтобы с удовольствием вручную зачёркивать сделанное.

План на неделю я составляю в воскресенье вечером. Занимает это не много времени, потому что в течение недели я записываю его наброски на отдельный лист в тетради. По привычке я пишу его, перевернув тетрадь горизонтально. Здесь принцип тот же, что и при планировании дня. Левая колонка «Сделать обязательно», «Сделать», «Прописать», «Прочитать».

Сетевое планирование в личной работе

Периодически нам приходится планировать реализацию комплексных структурированных задач, растянутых во времени. Причем, крупная задача легко может быть разделена на совокупность более мелких, реализация которых в определенном порядке обеспечивает достижение начальной крупной цели.

Традиционно в личной работе для установления порядка выполнения задач используется обзор, в т.ч. различные двухмерные матрицы и т.п. Несмотря на все достоинства этих инструментов, они обладают некоторыми существенными недостатками, которые не позволяют их использовать при планировании комплексных задач. Обзор задач прекрасно подходит для того, чтобы в первом приближении систематизировать всю совокупность дел, но не в полной мере позволяет отобразить связь между задачами в контексте реализации задачи более крупного уровня.

Двухмерные матрицы любого содержания весьма полезны для планирования рабочего времени на любой период с точки зрения распределения разнонаправленных задач, но опять-таки не позволяют отображать причинно-следственные зависимости в реализации связанных задач.

Когда этих зависимостей мало, или они достаточно просты, они не формализуются, как бы будучи учтенными «по умолчанию». Когда их много, они мешают выполнению работы.

Для наглядного отображения сложных зависимостей между подзадачами может быть использовано сетевое планирование, хорошо известное специалистам по управлению проектами. Вариантов сетевого планирования существует достаточно много, но для всех их базовой является одна предпосылка: конечный план представлен совокупностью действий, связанных между собой хронологическими и логическими условиями реализации. Проще говоря, есть действия, выполнять которые можно только последовательно (зависящие друг от друга), и есть действия, которые можно выполнять в любом порядке (соответственно, не зависящие). Кроме того, для всех действий можно установить последовательность их реализации.

Классический вид сетевого планирования на гуманитариев, как правило, наводит грусть. Максимально упрощенный вариант сетевого планирования (просто связанная некоторым образом совокупность действий) ремонта отдельно взятой комнаты представлен на рис.1. Фактически, детская зарисовка, от которой и будем отталкиваться.

Таким образом, первый этап: определить совокупность взаимосвязанных задач, для каждой задачи определить необходимые условия реализации, являющиеся следствием другой задачи, установить причинно-следственные зависимости.

Зависимости действий в примере очевидны: использование материала возможно только после его покупки, ремонт производится «сверху-вниз», приобретение материала определяется бюджетом и дизайнерскими предпочтениями.

Одним из основных условий планирования является использование временной шкалы. Поэтому для использования в домашних условиях технологию сетевого планирования можно «скрестить» с упрощенным графиком Гантта. Что получилось в первичном приближении – смотрим на рис. 2.

Второй этап: ввести шкалу времени и изменить расположение задач соответственно предполагаемой их хронологической реализации, сохранив при этом взаимосвязанность.

Наш рисунок несколько изменился, хотя структура сети осталась неизменной, потому что теперь помимо логической последовательности важно отобразить хронологическую: очевидно, что приобретение любого материала предшествует его использованию. Что-то можно «запараллелить»: можно покупать линолеум, пока обои сохнут. То есть задачи, реализация которых взаимно независима, возможно отображать в одном периоде времени. Следует сделать оговорку: период времени должен быть достаточно большим, так как в один день купить обои и покрасить потолок маловероятно из-за отсутствия времени.

Задачи теперь отображаются по выбранной шкале времени, причем связь между задачи сохраняется. Важно то, что можно использовать как шкалу времени с одинаковым, так и с разными, как показано на рис. 2, делениями. В данном случае акцент делается на взаимной зависимости задач, а не на корректности отображения по шкале времени с одинаковыми делениями.

Построение шкалы времени осуществляется в два этапа. Первоначально определяется грубый максимальный срок реализации каждой задачи из находящихся в одном временном этапе (в столбце сети). На втором этапе, который имеет отношение к оптимизации деятельности и позволяет уточнить план, определяется минимальный возможный срок независимой реализации задач, а также задача с наибольшим временем реализации. Именно она и будет тормозить выполнение всего проекта. Соответственно, при последовательной оптимизации выполнения каждой задачи в дальнейшем реализацию такой критической задачи следует оптимизировать в первую очередь.

В нашем примере, если покраска потолка занимает 4 дня, а приобретение обоев, допустим 2, но на выполнение задач в первом приближении отводится неделя, причем обе задачи влияют на возможность окраски стен, то в первую очередь следует оптимизировать покраску потолка.

Третий этап: визуализировать задачи соответственно их характеристикам различными способами (определяются индивидуально)

Теперь – раскрашиваем картинку, то есть догружаем дополнительной информацией: шкалой важности (по вертикали) и разными цветами. Например, критические задачи (невыполнение которых тормозит другие задачи) можно раскрасить желтым, некритические – оставить черным, приоритетные – выделить красным по контуру.

В результате получаем план-«раскраску», как на рис. 3. В больших сетях «раскраска» позволяет быстро выделить критические задачи, реализация которых определяет дальнейшее достижение цели, и приоритетные по различным критериям задачи.

Помимо этого, разными цветами можно дать задачам самые различные характеристики: например, исполняемые лично и делегируемые, сложные и ожидаемо несложные. Однако, желательно одновременно использовать не более 3-4 способов выделения, так как в противном случае наглядность теряется.

Для комплексных задач (особенно, разнонаправленных, хотя и в рамках одной цели) возможно использование, помимо шкалы времени, шкалы важности. Совокупность (ветка дерева) относительно несвязанных с другими подцелями задач размещается тем выше, чем больший общий приоритет она имеет. В нашем простом примере такой возможности нет. Но, например, если бы предполагалось в течение года параллельно заниматься ремонтом машины, ремонтом квартиры и строительством дома, а естественными ограничителями были бы деньги и время, то в сети действий наверху располагалось бы самое необходимое направление и далее вниз по иерархии. При этом шкала времени по отношению к каждой задаче (по сути это был бы упрощенный график Ганнта) позволяла бы для каждого периода определить совокупность реализуемых задач одной цели, но различных направлений.

Четвертый этап: указать комментарии, исполнителя или критические условия для всех или выбранных задач с целью повышения наглядности и удобства пользования.

В случае необходимости для каждой задачи можно дать комментарий, в котором указать ее принципиальные характеристики, которые необходимо учитывать при реализации. Например, на рис. 4. для каждой предлагаемой задачи даны комментарии.

Вообще в качестве комментариев может выступать критический фактор реализации, исполнитель или может быть срок реализации (в сложных сетях в одном временном периоде может быть много задач и для детализации времени каждой задачи его можно указывать в комментариях). Комментарии могут быть написаны для всех или некоторых задач. Предназначение комментария состоит в том, что он дает наиболее важную характеристику задачи, необходимую для лучшего ее визуального восприятия.

Наконец, пятый этап: использовать полученный план с указанием взаимозависимости, важность, времени исполнения и критических факторов задач как руководство к действию, периодически, в случае необходимости его пересматривая.

Достоинствами рассматриваемого подхода являются:

· Визуализация связей между разными задачи в рамках одной цели или одного проекта;

· Возможность поиска кратчайшего времени выполнения проекта (при известности связей между задачами и времени их реализации может выполняться математическими методами);

· Возможность быстрой визуальной сортировки важности и срочности параллельных задач в рамках одного проекта;

· Возможность применения для продолжительных, не привязанных жестко по времени задач;

· Возможность оперативного упреждения критических факторов, препятствующих реализации всего проекта.

Единственный минус при использовании предлагаемого подхода к планированию – необходимость иметь достаточно большой монитор или масштабировать информацию, потому что при внесении большого количества предполагаемых действий информация теряет наглядность. Кроме того, применение сетевого планирования для небольших периодических и не занимающих большого количества времени работ смысла не имеет – все равно, что из пушки по воробьям стрелять.

Наиболее подходящими задачами для их планирования с применением предложенного подхода являются комплексные, преимущественно нетворческие, продолжительные задач, в которых реализация одних этапов зависит от других: строительные и ремонтные работы, подготовка и утверждение кредитного или инвестиционного проекта, и т.п.

Таким образом, предлагаемый подход позволяет планировать, оптимизировать и контролировать реализацию комплексных долгосрочных задач, при этом позволяя обходиться сравнительно простыми процедурами и средствами планирования.