Причины растраты времени

Растрату общественного времени мы наблюдаем на каждом шагу. Газетная кампания осени 1923 г. свои главные удары направила именно в эту сторону. Принцип экономии времени явился наиболее понятным и убедительным.

Растраты времени выражаются в самой разнообразной форме.

Работа систематически не начинается вовремя. Учреждения едва раскачиваются через час после официального начала занятий. Рабочие уходят со службы до гудка. Назначенные собрания и совещания открываются на час-полтора позже срока. Мы наблюдаем бесконечные ожидания – бездейственные, раздражающие...

Часть этих растрат времени объясняется тем, что все происходит не вовремя – опоздал служащий, не пришел к сроку докладчик, задержался кассир. Когда мы начнем точно работать – значительная доля растрат общественного времени исчезнет. Но далеко не вся.

Чаше всего растрата времени в очередях и ожиданиях зависит от неправильности самой системы. Здесь борьба за время сталкивается с основными организационными проблемами.

Докладчик опоздал, потому что на него возложено множество различных заданий – беда в совместительстве.

Очереди в финотделе объясняются неправильной системой распределения работы.

Невозможность скоро добиться справки связана с доисторическим хаосом нашего делопроизводства, ценящего не суть дела, а лишь исходящий номер.

И так далее.

Экономии времени мы достигаем главным образом путем изменений организационного характера. Поэтому каждый раз нам приходится рассмотреть все особенности обстановки, вызывающие растрату времени.

Коснемся нескольких типичных случаев.

Одно из наших зол – бесконечное количество заседаний. Недавно в «Правде» один товарищ писал о нашей любви к совещаниям. По его данным, в одном из комиссариатов свыше 65% рабочего времени всех наличных ответственных сотрудников тратится на совещания: так, в течение первых 5 месяцев 1923 г. затрачено на совещания 36 000 рабочих часов или 6 000 рабочих дней. У каждого ответственного работника заседания и совещания отнимают 13.5 рабочего дня в месяц, т. е. почти половину времени. Всего совещаний проведено 2300 при 13000 человек участников. Из этого числа половина заседаний падает на управление самого комиссариата, половина приходится на междуведомственные совещания, совещания комиссий и т. д.

Вот вам типичная иллюстрация. Понятно, что когда приходят к ответственному работнику на прием, его нет. Почему его нет? Он на совещании, на важном совещании, в Госплане, СТО и т. д.

Совещания (особенно так, как они у нас ведутся) являются совершенно неэкономной тратой энергии и времени. Обычно совещания бывают недостаточно подготовлены, повестка дня вовремя неизвестна, пришедшим на заседание приходится думать вслух (ибо они не подготовлены), и так получается дискуссия. Время тратится без достаточной продуктивности.

В заседаниях – известный пережиток нашей коллегиальности со всеми ее слабыми пунктами. Каждый не решает сам за себя, решает коллегия, решают совместно на совещании. А нужно, чтобы каждый чаще решал сам за себя и затем отвечал бы, если сделал ошибку.

Какие средства борьбы в этом случае?

Уменьшить до минимума число заседаний, предоставив право отдельным товарищам решать дело самостоятельно.

Сами заседания назначать или во внеслужебное время, или во всяком случае не раньше 2 часов с тем, чтобы все ответственные работники имели между 12-ю и 2-мя часами посетителей.

Заседания должны тщательно подготовляться. Материалы, проекты резолюций и прочее не следует оглашать в заседаниях, они должны быть отпечатаны и разосланы заранее. Тогда каждый будет говорить лишь о конкретных предложениях и поправках.

Для решения деловых текущих вопросов можно созывать совещания ответственных работников учреждения на 10–15 мин.

Нужно назначать (и соблюдать) не только начало заседания, но и его конец.

Регламент должен быть сделан жесткий. В 5–10 мин. можно сделать дельный доклад даже на большом собрании и в 1–2 мин. высказать суть своих возражений.

Вообще надо вести борьбу за лаконичность в речах, газетных статьях.

Конечно, разные заседания будут иметь различный характер по длительности, особенностям регламента и пр. Но это не меняет существа приведенных замечаний.

В нашем госаппарате вкоренившаяся система заседаний является одной из наибольших язв.

Другой бедой, до сих пор неизлеченной, является полнейшее неумение поставить делопроизводство. Здесь мы остаемся рабами бумаг. Надо научиться исходить не из бумаги, а из сути дела, которого бумага касается.

Как скоро мы (и наш персонал) станем на эту точку зрения, мы сразу поймем вред входящих и исходящих книг, несущественность номера бумаги (ее помнить и находить надо по содержанию, по сути, а не по номеру) и т. д. Но делопроизводство – лишь отражение нашей неорганизованности. Мы не умеем еще разделять ответственности, планировать работу во времени, маневрировать и. пр., и пр.

Экономия времени здесь связана с общей работой по НОТ.