Типы и цели совещаний

Существует несколько основных типов совещаний, и каждый из них имеет различную цель. Конечно, совещания могут иметь не только одну цель. Совещание персонала, например, часто служит как для обмена информацией, так и для решения мелких проблем. Но независимо от того одна причина или несколько, есть причина, благодаря которой было созвано совещание.

Во время совещания, направленного на решение проблемы, участники сначала определяют проблему, а затем вырабатывают ее решение. В совещании устроенном для принятия решения группа выбирает решение, которое будет реализовано. Для того чтобы успешно провести совещание, группа должна согласовать процесс принятие решения: будет ли решение единодушным, будет ли приниматься голосованием или ориентируясь на мнение отдельных людей? Так же существуют совещания для обмена мнениями, отчетов, обратной связи. Статус совещания важен для команды, так как она должна подготовиться к нему.

Вы можете созвать совещание, когда:

• вы нуждаетесь в информации или совете, который вам может предоставить группа;
• хотите, чтобы команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы;
• хотите поделиться информацией или поставить всех в известность о конкретной ситуации;
• имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения;
• считаете, что нужно четко объяснить обязанности по решению проблемы или вопроса;
• считаете, что группа испытывает необходимость в таком совещании.

Лучше НЕ созывать совещание, если:

• это - личный вопрос, который должен быть улажен один на один;
• у вас нет времени на подготовку;
• вы считаете, что лучше использовать другой метод, например, записку, электронную почту, телефонный звонок;
• вопрос уже решен;
• вопрос не настолько важен, чтобы тратить на него время;
• группе нужно время, для того чтобы обнаружить источник конфликта или разочарования.