Немного деталей

Для тех, кто заинтересовался темой, приведу немного деталей. Они не обязательны для самой концепции, но удобны.

В недельном и месячном отчетах у меня появляется некоторая структура. Отчет содержит две части - одна описывает достижения за период, а вторая в свободной форме описывает впечатления от него, мысли и т.п. Достижения за период формулируются в совершенной форме глагола - активные бодрящие фразы вроде «Я помог... «, «Я сделал проект X», «Я преодолел..» Чтобы не было визуальной путаницы, сама собой проросла легкая классификация этих достижений вроде «Работа и карьера», «Друзья и отношения», «Учеба», «Саморазвитие и ТМ», и т.п. Принцип тот же - для составления месячного отчета самые крупные или «интегральные» достижения выделяются из четырех недельных отчетов. Остальная же часть отчета - в совершенно произвольной форме, правда, мысли все же сортируются так чтобы наиболее важные оказались ближе к началу. Соотношение двух этих частей - 50/50 или больше в пользу мыслей/выводов.

Вопрос, в чем вести систему сворачивающихся дневников, не имеет четкого ответа. Если знаете удобный софт, подскажите. Я сам использую тот же инструмент, что и для списков дел, то есть Excel. В комментариях к ячейкам пишу дневные записи, недельные и месячные отчеты пишу в отдельных Word-документах, на которые ставлю гиперссылки из Excel. В принципе, способ ведения здесь абсолютно не принципиален - можно с тем же успехом вести это все на бумаге.

Заключение

Я не претендую на авторство сей системы - ее принципы слишком очевидны (частично я их воспринял во время обучения в ТМ-школе “Организации Времени” с Марией Шаровой – это не реклама, а дань уважения). Зато я придумал название:). Многие, я думаю, используют в своей практике нечто похожее. Моя задача заключается здесь скорее в попытке описать инструмент и его преимущества так, чтобы он был понятен всем, а также подтолкнуть вас к самостоятельным экспериментам с ним. Для того, чтобы втянуться и ощутить вкус, надо попробовать. Рекомендую поупражняться хотя бы месяц - результат не замедлит сказаться.

Доска планирования

Я работаю в Национальном банке Казахстана, руковожу Управлением Мотивации Департамента по работе с персоналом. В декабре 2004 г. Глеб Архангельский провел у нас курс обучения топ-менеджеров и корпоративных тренеров. Впечатления ошеломляющие, вдруг осознаешь: эффективность жизни в первую очередь зависит от тебя самого, и необходимо донести эту мысль близким, друзьям, коллегам, потому что личная эффективность зависит от твоего окружения. Появляется заряд – не откладывать, попробовать, воплотить.

Мне, как линейному руководителю, для полноценной работы подразделения важно видеть процессы решения наших задач каждым сотрудником и их взаимодействие. Поэтому мы решили сделать доску планирования на основе метода структурирования внимания, изученного во время ТМ-курса.

Мы взяли лист очень плотной бумаги и расчертили на графы:

Оформили доску планирования достаточно красочно и повесили на самое видное место в кабинете. Теперь каждый сотрудник подразделения с помощью этой доски ежедневно планирует свою работу на предстоящий месяц, приклеивая заполненные стикеры в нужные графы. В дополнение к этому я подготовила себе картонку с приоритетными задачами подразделения на год. Эта картонка тоже на виду и каждый работник может в нее заглядывать.

Также у нас появилась мысль мотивировать зарождающийся процесс повышения личной эффективности – каждый месяц мы выбираем эффективного работника, и он зарабатывает один свободный день в месяц. Критерием эффективности является то, что он справился с поставленными перед собой задачами своевременно и с хорошим качеством, и, естественно, во взаимосвязи с задачами подразделения. Наше вышестоящее руководство с одобрением отнеслось к идее, пообещав не вмешиваться в процесс мотивации эффективных сотрудников и с пониманием относиться к их отсутствию в заработанный свободный день. Обещание выполняется.

В выборе самого эффективного сотрудника важную роль играет конверт результатов, в который мы с чувством исполненного долга и облегчения складываем наши стикеры задач с указанием намеченных сроков и сроков фактического выполнения.

Еще один раздел доски планирования - поглотители времени. Очень многие посетители пугаются, не запишем ли мы их в поглотители времени. Так как наше подразделение является частью Департамента по работе с персоналом, многие моменты в нашей работе связаны с людьми и поэтому мы успокаиваем их – Вы нам не мешаете, Вы нам нужны. Но если к нам пришли с желанием от чего-то отделаться и попросту перевалить это «что-то» на нас, мы их сразу регистрируем в число поглотителей и объясняем им – почему. Но в основном наша идея нравится всем, и многие руководители просят поделиться результатами применения доски планирования в динамике, чтобы попробовать и у себя в подразделении.

Впечатления от доски планирования многочисленных наших посетителей порой доходят до смешного. Один из наших непосредственных руководителей сразу же попросил и очень серьезно - не относиться к нему, как к поглотителю. Но мы его успокоили: «Вы наш босс и Ваш приход воспринимается нами как дар Божий, а время, которое Вы у нас поглощаете, будем складывать в копилку полезных советов и указаний».

Не обошлось без курьезов и среди работников подразделения: одна наша коллега очень испугалась поначалу и сказала: «О Боже, за что мне это», но уже на второй день она вырвалась вперед и отметила, что материализация планов действительно здорово помогает. Сами сотрудники, применяя доску планирования, отмечают, что эффект от ее применения значителен. В первую очередь, появляются навыки структурирования своей работы, возможности отделить главное от второстепенного, не пугаться нарастающего кома работы, все успевать. И что самое интересное, появляется чувство времени, желание не тратить его впустую.

Естественно, формальные корпоративные методы планирования и отчетности в работе так или иначе применяются каждым сотрудником. Но преимуществом доски планирования является ее простота и ясность, обозримость и возможность видеть свою работу во взаимосвязи со всей командой. А для руководителя она незаменимый помощник для ненавязчивого контроля и владения ситуацией в любое время.