Экономия времени требует времени

Для того чтобы правильно и рационально использовать свое рабочее время, планируйте его заранее. Здесь есть два “но” — форсмажор и чрезмерное стремление к совершенству, что делает нереальным выполнение поставленных задач. Поэтому ставьте в своем плане реальные задачи в реальном времени. Станете опережать график — честь вам и хвала, значит, вы себя недооценили! Глобальную задачу разделите на несколько подзадач и расправляйтесь с ней поэтапно. Вскоре вы точно будете знать, сколько времени и на что у вас уходит. А составление плана на следующий день в конце предыдущего быст-ро войдет в привычку и совсем не отнимет драгоценных часов. Не обязательно быть педантом, чтобы догадаться, что каждый час, затраченный на планирование работы, сбережет вам три или даже четыре часа.

Каждый работает над планом по-своему. Только избегайте записывать информацию где попало. Зная за собой такую слабость, одна работница делала заметки на самоклеящихся маленьких листочках и прикрепляла их к столу. Затем по мере выполнения снимала. Обычно используют специальные доски, ежедневники, планинги, календари. Безусловно, идеальными являются компьютерные персональные информационные системы (ПИС). В зависимости от того, как вы любите работать, выберите из десятка программ одну, подходящую именно вам. Ее можно даже бесплатно скачать из Интернета. Чего здесь только нет: график назначенных встреч с адресной книгой и ежедневным планировщиком, организованные по тематическим заголовкам списки того, что надо сделать, и многое другое.

Если ваша работа связана с частым пребыванием в дороге, то удобнее карманные органайзеры и персональные цифровые помощники. В течение дня автору этих строк, например, удобнее писать на тему “Что нужно сделать?” в отдельный блокнот, к вечеру информацию можно проанализировать и занести в компьютер: задания и сроки, контакты и встречи, даже неплохие идеи, пришедшие невзначай в голову.

Без бумажки ты…

Это утверждение очень спорно. Есть такие бумаги, которые вам никогда не пригодятся: к вам не имеют отношения, ценности не представляют и даже не согреют, так как костер в офисном помещении не разведешь. Не захламляйте стол: место для подобных бумаг в специально отведенном месте — в мусорной корзине! Более важные немедленно обработайте, так как только быстрое изучение и оформление документов приносят удовлетворение и, кстати, снимают стресс. Cамый эффективный способ борьбы с бумажными завалами — создание тематического архива, который должен быть всегда под рукой — в компьютере или в шкафу.

Если вы руководитель, не увлекайтесь циркулярными письмами. Используйте их лишь по необходимости. Воспитайте своего секретаря в демократическом духе принятия решений, касающихся входящей макулатуры. Без важной причины не занимайтесь бумагами своих сотрудников и не позволяйте им перекладывать на вас документы, с которыми они обычно справляются сами. Учитесь бегло просматривать входящую информацию, улавливать самую ее суть и сверху помечать документы (так называемое делегирование).

Хочу вас разочаровать: бумагу, которую вы отложили для внимательного прочтения в будущем, вы не изучите никогда. Так что не обольщайтесь и сразу решайте судьбу документа. Конечно, умение работать быстро и эффективно приходит с опытом, но все-таки постарайтесь, чтобы папка с многозначительной пометой “?” или под непонятным грифом “Разное” не стала второй мусорной корзиной. Не стесняйтесь — педантично рвите бумажный хлам!

Старайтесь запоминать суть полученной информации, особенно той, которая вам необходима в процессе трудовой деятельности. Не создавайте сами макулатурной перегруженности, даже размеры отчета о проделанной работе, как известно, обратно пропорциональны объему выполненного дела. Постарайтесь всеми возможными и невозможными способами отделаться от ненужной вам бумажной информации. Например, сократить объем бесполезной периодики, предупредить канцелярию, чтобы вам больше не приносили рекламные письма, и так далее.