Утро вечера мудренее

Как же добиться того, чтобы ваше рабочее время планировалось в соответствии с современными подходами? Здесь существует несколько рекомендаций.

Прежде всего, стоит обзавестись одной полезной привычкой. Попробуйте каждый вечер уделить несколько минут тому, чтобы записать все дела, запланированные на завтра. При этом фиксируйте в вашем плане результаты и цели, а не отвлеченные действия. Например: "согласовать тарифы с Ивановым", а не "позвонить Иванову".

Затем пронумеруйте намеченные дела в порядке важности. Не бойтесь показаться наивным - множество успешных людей пользуются этой и только этой системой для управления собственным временем. Уделите внимание тому, чтобы вдумчиво и обоснованно выделить приоритеты. Для этого мы советуем прибегнуть к следующей несложной методике.

Начертите на листе бумаги две перпендикулярные линии так, чтобы они разделили лист на четыре квадрата. В первый занесите важные и срочные дела, во второй - важные, но несрочные, в третий - неважные, но срочные, в четвертый - неважные и несрочные. Когда приоритеты расставлены, определите, сколько времени должно отнять у вас каждое конкретное дело, после чего просуммируйте общее время, которое вы запланировали потратить.

Если вы обнаружите, что зарезервировали более 60% своего времени, следует безжалостно сократить список. При этом учитывайте собственную нумерацию наиболее значимых дел и реальную действительность. Не планируйте невозможного. Продумайте, какие из запланированных дел можно перепоручить, а какие требуют сокращения отпущенного времени.

Важные и срочные дела делайте сами, важные и несрочные доверьте заместителям, срочными и неважными пусть займется ваш секретарь, а неважные и несрочные отбросьте совсем или отложите до лучших времен. Конечно, секретарь и подчиненные есть далеко не у всех, но задуматься над тем, как оптимизировать работу и распределить обязанности все равно необходимо. В конце концов, именно планирование помогает многим из разряда подчиненных перейти в разряд руководителей.

Если эта несложная процедура выполняется вами изо дня в день, то кроме текущего планирования необходимо уделить немного времени анализу предыдущих результатов. Проанализировав записи, вы наверняка обнаружите, что некоторые дела перетекают из одного плана в другой, так и оставаясь на бумаге. Попытайтесь понять, почему это происходит, не забывая при этом простое правило: если на какое-то дело у вас постоянно не хватает времени, скорее всего, оно для вас не так уж и важно.

Возможно, у наших читателей возникнет вопрос, стоит ли вообще тратить время на составление подобных списков. К тому же, какой смысл делать это не днем, на работе, а вечером и к тому же дома. Дело в том, что специалисты советуют уделять внимание планированию именно вечером, незадолго до сна. Оказывается, в этом случае вам удастся задействовать свое подсознание.

Во время сна вы неосознанно будете работать над тем, чтобы решить свои проблемы и добиться поставленных целей. Но чтобы подсознание заработало, необходима отправная точка. И эта точка - составленный вами список. Известно, что решение даже самых сложных задач часто приходит к человеку именно во сне. Поэтому, составив вечером стратегический план, вы можете проснуться со свежими мыслями о том, как реализовать его наилучшим образом. Если вы решились на составление плана, попробуйте оценить, насколько вам удалось справиться с задачей.

Характеристики качественно составленного плана

Качественно составленный план обладает специфическими характеристиками, отличающими его от менее качественного продукта интеллектуального труда. Попробуйте оценить составленный вами план по следующим критериям. Вы должны:

• Задать цель.
• Четко выделить этапы работы.
• Определить результат каждого этапа.
• Просчитать время, необходимое для реализации каждого из выделенных этапов.
• Проанализировать параллельные и последовательные рабочие процессы. Если часть процессов может реализовываться параллельно, следует составить сетевой график.
• Определить необходимые ресурсы для каждого из этапов и составить их полный список.
• Создать план обеспечения недостающими ресурсами.
• Указать всех вовлеченных лиц и предусмотреть, сколько времени им следует уделить.
• Проанализировать потенциальные барьеры и наметить способы их преодоления.
• Предусмотреть альтернативные элементы плана в неясных и проблемных точках.