Должна ли организация вести карточку учета (1-НДФЛ) по доходам, выплаченным физическим лицам, самостоятельно уплачивающим НДФЛ (п. 1 ст. 230, ст. ст. 214.1, 227, 228 НК РФ)?

Ситуация актуальна для отношений, возникших до 01.01.2011.

Налоговые агенты обязаны вести учет начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, в том числе по каждому налогоплательщику (пп. 3 п. 3 ст. 24 НК РФ).

В силу п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты должны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами, по форме, установленной Минфином России. При этом соответствующая форма Минфином России не утверждена. Последняя форма (1-НДФЛ) налоговой карточки была утверждена за 2003 г. Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Согласно Порядку заполнения налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 год она ведется по каждому физическому лицу, в том числе и по индивидуальным предпринимателям, включая частных нотариусов, частных охранников, частных детективов, - по выплатам за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные ими работы.

Возникает вопрос: может ли налоговый агент не вести такую карточку учета по доходам, выплаченным физическим лицам, которые самостоятельно уплачивают НДФЛ?

По данному вопросу есть две точки зрения.

Официальная позиция ФНС России, УФНС России по г. Москве заключается в следующем: требования ст. 230 НК РФ, касающиеся ведения учета доходов, установлены только для налоговых агентов и к организациям, не являющимся таковыми, они не применяются.

Однако ранее УФНС России по Ленинградской области высказывало иную позицию: если организация выплатила доход физическому лицу, с которого оно в соответствии со ст. 228 НК РФ должно самостоятельно уплатить налог, организация все равно обязана вести учет по форме 1-НДФЛ. Также есть работы авторов, которые считают, что организация должна вести учет доходов, выплаченных каждому физическому лицу, в том числе предпринимателю и нотариусу, за приобретенные у них товары (выполненные работы).

Судебной практики нет.

Позиция 1. Организация не должна вести учет доходов, выплаченных лицам, самостоятельно уплачивающим НДФЛ

Письмо ФНС России от 19.06.2006 N 04-1-03/334

Разъясняется, что организация, производящая выплаты индивидуальным предпринимателям, не является в отношении этих выплат налоговым агентом, поэтому положения ст. 230 НК РФ, касающиеся ведения учета доходов, на нее не распространяются.

Письмо ФНС России от 28.04.2006 N 04-1-04/241

Налоговое ведомство пояснило, что организация не признается налоговым агентом в отношении выплат частным нотариусам. Следовательно, требования ст. 230 НК РФ, касающиеся ведения учета доходов, в данном случае применяться не могут, так как установлены только для налоговых агентов.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо УФНС России по г. Москве от 14.03.2007 N 28-11/22942@

Письмо УФНС России по г. Москве от 26.10.2006 N 28-11/94267

Ведомство разъяснило, что требования ст. 230 НК РФ, касающиеся ведения учета доходов, установлены только для налоговых агентов и к организациям, не являющимся таковыми, в частности выплачивающим доходы физическим лицам от продажи имущества, принадлежащего им на праве собственности, данные требования применяться не могут.

Позиция 2. Организация должна вести учет доходов, выплаченных лицам, самостоятельно уплачивающим НДФЛ

Письмо УФНС России по Ленинградской области от 07.10.2005 N 07-06-1/09757@

Разъясняется, что если организация приобрела ценные бумаги непосредственно у физического лица, то с полученного дохода налогоплательщик должен заплатить НДФЛ самостоятельно (ст. 228 НК РФ). При этом в соответствии со ст. 230 НК РФ организация - источник выплаты дохода обязана вести учет (форма 1-НДФЛ).

Книга: Зарплатные налоги: все, что должен знать бухгалтер для правильной работы (Петров А.В.) ("Бератор-Паблишинг", 2009)

Автор считает, что согласно Порядку заполнения налоговой карточки 1-НДФЛ учет выплаченных доходов нужно вести по каждому физическому лицу, включая и индивидуальных предпринимателей. Следовательно, выплаты, по которым налоговый агент не должен уплачивать налог (ст. ст. 214.1, 227 и 228 НК РФ), нужно отразить в разд. 7 "Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами" налоговой карточки.

Книга: Налог на доходы физических лиц. Комментарий (постатейный) к главе 23 НК РФ (с учетом положений Федерального закона от 16.05.2007 N 76-ФЗ) (Акимова В.М.) ("Налог Инфо", "Статус-Кво 97", 2007)

Автор отмечает, что налоговую карточку нужно вести по каждому физическому лицу, включая и индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, по выплатам за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные ими работы.