Порядок взаимодействия контрактной службы с другими подразделениями

1. Закупка осуществляется на основании потребности ГБУ «---». Потребность обосновывается ответственным лицом по направлению (далее – ответственный) (Приложение № 2.1.) в Служебной записке, оформленной согласно Приложению № 2.2. на основании ранее предоставленных в планово-экономический отдел заявок на поставку товаров, работ, услуг.

2. Процедура заключения договора на поставку товаров / выполнение работ (оказание услуг) начинается только после поступления в Контрактную службу Служебной записки установленной формы.

3. Служебная записка предоставляется ответственным на приобретение товаров, работ и услуг лицами для нужд ГБУ «---» в контрактную службу по форме, согласно настоящей инструкции после согласования с главным врачом.

Служебная записка должна содержать:

- наименование поставляемых товаров, работ, услуг;

- период, в который должна быть осуществлена поставка товаров, работ, услуг;

- начальная (максимальная) цена контракта. Цена должна строго соответствовать цене минимального коммерческого предложения, либо в случае поставки медицинской аппаратуры быть не выше средней;

- Начальная максимальная сумма (при необходимости) должна быть разделена на источники финансирования: средства территориального фонда обязательного медицинского страхования (ОМС), средства учреждения полученные от оказания платных услуг (ПД), модернизация, средства, выделенные в рамках реализации мер социальной поддержки отдельных категорий граждан (БМ);

- Группа и код ОКПД, работ, услуг. Обязательно выбирать конечный код ОКПД;

- Код ОКВЭД;

- Дату и должность ответственного лица, подавшего служебную записку;

Со служебной запиской обязательно предоставляется:

- спецификация на бумажном и электронном носителе (при поставке) (приложение №2.3.).

либо

- техническое задание на бумажном и электронном носителе (при выполнении работ, оказании услуг) (Приложение №2.4.);

- коммерческие предложения (Приложение №2.5.);

- расчет цены на бумажном и электронном носителе (Приложение № 2.6.).

Спецификация должна содержать:

- наименование поставляемого товара и код ОКПД напротив каждой позиции, если кодов ОКПД несколько;

- характеристики товара (все размеры должны быть представлены в диапазонах и расшифрованы, запрещается указывать фирму- производитель, цвета, при необходимости поставки товара определенного цвета, предоставить обоснование);

- Единицы измерения;

- срок поставки (количество дней, по заявке заказчика либо без неё);

- цена контракта включает в себя (стоимость товара + доставка + сборка+ установка, монтаж, демонтаж, пуско-наладка и т.д.);

- наличие и название лицензии необходимой при поставке товаров (при необходимости);

Техническое задание должно содержать:

- наименование оказываемой услуги, выполняемых работ;

- перечень оказываемых услуг, выполняемых работ;

- при необходимости замены запасных частей, все необходимые запасные части указываются в техническом задании, с характеристиками и в необходимом количестве;

- срок оказания услуг, выполнения работ (количество дней, по заявке заказчика или без неё);

- цена контракта включает в себя: (стоимость услуг+запасных частей+замена запасных частей +транспортные расходы и т.д);

- наличие и название лицензии необходимой при оказании работ, услуг (при необходимости);

Коммерческое предложение обязательно должно содержать:

- реквизиты организации;

- исходящий номер и дату (в случае отсутствия исходящего номера провести регистрацию коммерческого предложения с проставлением входящего номера и даты у секретаря главного врача);

- представленные в коммерческом предложении товары, работы и услуги должны соответствовать спецификации, техническому заданию;

- количество необходимого товара, работ и услуг;

- цену за единицу товара, объема услуг, работ по каждой позиции с указанием всех необходимых услуг;

- Общую цену за необходимое количество товара, объема услуг, работ;

- Подпись (печать при возможности);

Необходимое количество коммерческие предложений не менее 2-х штук.

При поставке медицинского оборудования, относящегося к Постановлению Правительства РФ от 03.11.2011 года №881 «О порядке формирования начальных максимальных цен на отдельные виды мед. оборудования» необходимо выбрать не менее 5 производителей. И предоставить со служебной запиской запросы и ответы производителям.

Условия, которые указываются в коммерческих предложениях (сроки поставки, оказания услуг, выполнения работ, оплата и др.) должны быть аналогичны с условиями служебной записки, технического задания или спецификации.

Расчет цены:

Расчет цены по ценам должен соответствовать коммерческому предложению.

Расчет цены по оформлению должен соответствовать порядковому номеру спецификации.

4. Ответственный организует, совместно с сотрудником контрактной службы, в случае необходимости, консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвует в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;

5. Ответственный определяет и обосновывает начальную (максимальную) цену контракта, в том числе заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем);

6. Ответственный разрабатывает и направляет в уполномоченный орган заявки на определение поставщиков (подрядчиков исполнителей) по установленной форме в соответствии с планом-графиком.

7. Ответственный уточняет в рамках обоснования цены начальную (максимальную) цену контракта и предоставляет в составе заявки обоснование начальной (максимальной) цену контракта.

8. Ответственный устраняет замечания, представленные уполномоченным органом по заявкам на определение поставщиков (подрядчиков исполнителей), направляют соответствующую информацию в установленные сроки.

9. Руководитель подразделения ответственного, совместно с сотрудником контрактной службы организует обязательное общественное обсуждение закупки товара, работы или услуги, по результатам которого в случае необходимости осуществляет подготовку изменений для внесения в планы закупок, планы- графики, документацию о закупках или обеспечивает отмену закупки.

10. За использованием по назначению ТМЦ, услуги осуществляет контроль ответственный по направлению.

11. Ответственный, на стадии заключения договора:

11.1. По требованию сотрудника контрактной службы, не позднее одного дня с момента получения такого требования, проверяет спецификацию на соответствие потребности ГБУ «---». Проверяет суммы, указанные в спецификации.

11.2. По требованию сотрудника контрактной службы, не позднее одного дня с момента получения такого требования, дает ответ (касаемо специализированных/технических сведений) относительно возникшего у участников закупок вопроса/запроса на разъяснение.

11.3. По требованию сотрудника контрактной службы, не позднее одного дня с момента получения такого требования, проверяет предложения участников на соответствие потребности ГБУ «---».

12. Специалист контрактной службы, ответственный за исполнение контракта, совместно с бухгалтерией заказчика:

- производят оплату поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;

- производят осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии в случаях, предусмотренных Федеральным законом;

- производят проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, привлекает экспертов, экспертные организации;

- производят возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявок или обеспечения исполнения контрактов.

13. Отдел информационных технологий и телемедицины обеспечивает контрактную службу с технологичной стороны, в том числе обеспечивает контрактную службу Ключами ЭЦП, Содействует контрактной службе в работе с ЕИС

14. Для проверки предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта Ответственный обязан провести экспертизу своими силами.

Приложение № 2.1.

Список ответственный по направлениям

1. ---

2. ---

3. ---

Согласовать лимиты и определить вид

Размещения заявки__________________

___________________________________

Отделение (подразделение) ____________________________