Моменты, I которые стоит продумать заранее

Сядьте за свой компьютер и наберите пару предложений. Попробуйте оценить на слух, будут ли щелчки клавиш слышны тому, кто разговаривает с вами по телефону. Если да, то вам следует заменить клавиатуру на такую, клавиши которой не издают характерных звуков в процессе набора текста — стоит она относительно недорого. Это необходимо для того, чтобы во время

общения по телефону со специалистом по проведению собраний вы могли отмечать наиболее важные и интересные моменты, не рискуя сорвать раз­говор надоедливым стуком клавиш.

Также для того, чтобы иметь возможность оперативно получать адресо­ванную вам информацию, необходимо приобрести автоответчик с двумя функциями записи. Такие автоответчики были очень распространены в на­чале 1980-хгодов, сегодня популярны другие модели, поэтому вам придет­ся потратить определенное время на поиски. Обязательно убедитесь, что выбранный автоответчик имеет две функции записи, об этом должно быть указано на упаковке. Трудно порекомендовать какую-то конкретную мо­дель, ведь они сменяют друг друга с калейдоскопической скоростью, но по своему опыту я знаю, что качественные автоответчики с двумя функциями записи выпускают компании Panasonic и Radio Shack.

Значимость таких автоответчиков трудно переоценить. Бывают случаи, когда звонок специалиста по проведению собраний застает оратора врасп­лох, когда он физически не может оперативно делать пометки. Зачастую специалисты по проведению собраний основную информацию о потребно­стях их организации дают оратору во время первого звонка. Если вам удас­тся «ухватить» такую информацию, вы имеете все шансы довести ваше общение с заказчиком до логического завершения — заключить соглаше­ние о предоставлении услуг оратора, а также провести презентацию, кото­рая будет по достоинству оценена слушателями. В ходе последующих «се­ансов связи» вы также сможете показать, что имеете четкое представление о потребностях специалиста по проведению собраний и/или комитета по отбору ораторов, тем самым демонстрируя, что умеете слушать, умеете скон­центрироваться на тех, для кого выступаете, и что с вами легко работать.