Печатные материалы

Понятие «печатные материалы» включает в себя все виды печатной продукции, распространяемой по ходу презентации среди слушателей. Многие ораторы называют их «раздаточными материалами», я же все-таки предпочитаю пользоваться термином «печатные материалы».

Печатные материалы можно использовать практически в любой аудито­рии. Однако чем больше слушателей в зале, тем меньшим по объему дол­жен быть комплект печатных материалов для каждого из них, в противном случае слишком много времени и усилий уйдет только на то, чтоб раздать каждому из сидящих в огромном зале по кипе печатных материалов. С дру­гой стороны, в случае с небольшой по численности аудиторией и более про­должительным собранием обучающего характера (тренингом или семина­ром) печатные материалы — это как раз то, что нужно.

Материалы, которые вы раздаете — по одному каждые несколько минут либо же сразу весь комплект, — выступают в качестве дополнения к ска­занному в ходе презентации. При изготовлении печатных материалов — как, впрочем, и любыхдругихдокументов — необходимо придерживаться (шределенных правил. Не стоит втискивать на лист как можно больше ин­формации — иначе слушателям будет негде делать свои пометки. Стандарт­ные поля, разборчивый текст, нумерация страниц, пустые строчки, чистые страницы для меток и прочие мелочи, которые являются неотъемлемой ча­стью любого документа, должны быть учтены и при изготовлении раздаточ­ных материалов.

Некоторые ораторы считают, что выступающему следует намеренно предлагать слушателям больше печатной информации, чем те могут «пе-

реварить» по ходу презентации, намекая тем самым на свои недюжинные I способности. Весь расчет строится на том, что если у вас имеется гораздо больше информации, чем вы можете изложить за отведенное время, слу- I шатели непременно захотят встретиться с вами еще раз. Я же полагаю, I что в основе интереса аудитории к печатным материалам лежат три фак- I тора: насколько толково составлен комплект, насколько эффективна сама I презентация, и насколько сильна связь между предложенными печатны­ми материалами и содержанием презентации. Поскольку одна из моих презентаций называется «Как справиться с информационной перегруз­кой», мои печатные материалы не содержат лишней информации.

Слушатели и так не знают, куда деваться от потока информации, ежед­невно обрушивающегося на них как на работе, так и дома. Моя цель — сделать так, чтоб у сидящих в зале к концу презентации сформировалось ощущение того, что они получили все, что я хотел им сегодня предло­жить, и появилось чувство отчужденности от окружающего мира. Если у меня появляется подходящая возможность, я даю понять аудитории, что моя презентация охватывает далеко не всю имеющуюся у меня инфор­мацию по рассматриваемой теме, и что у меня есть презентации и на другие темы.

В качестве альтернативного варианта чересчур «раздутому» набору пе­чатных материалов можно предложить «оптимизированный» комплект, а| также (на выбор слушателей) дополнительную информацию в виде перепе­чаток статей, небольших анкет и схем, которые можно разложить на специ­ально приспособленных для этих целей столах в зале или же включить в комплект в качестве приложения. Если вы останавливаете свой выбор на втором варианте, предварительно поясните аудитории, что информация, из-1 ложенная в приложении, не будет обсуждаться непосредственно в ходе пре­зентации, а выступает в качестве дополнительного материала. Я по своему ] опыту знаю, что слушатели отдают предпочтение именно этому варианту.