Робоча структура проекту (WBS) — це ієрархічна структура, побудована з метою логічного розподілу усіх робіт з виконання проекту і подана у графічному вигляді [1]

Це сукупність декількох рівнів, кожний з яких формується в результаті розподілу роботи попереднього рівня на її складові. Елементом найнижчого рівня є група робіт, або так званий робочий пакет (work package).

WBS є попереднім етапом, основою для розробки сіткових і календарних планів, що потребують повного переліку всіх робіт за проектом, які можна отримати, маючи пакети робіт. WBS наочно демонструє весь обсяг робіт і місце окремих виконавців.

Основні етапи розробки WBS:

- визначення ступеня деталізації проектних робіт (так, щоб вони піддавались оцінці);

- визначення кількості рівнів (як правило три-чотири, для сучасних компаній — чотири оптимально);

- розробка структури кожного рівня (формуються горизонтальні рівні);

- підготовка опису елементів WBS (стисла назва кожної складової WBS);

- формування системи кодування (кодуються всі блоки);

- проведення зворотних обчислень (витрати знизу догори за принципом: відділ локалізації — субпідрядник).

Як зазначалося, для одного і того самого проекту можна створити кілька WBS із різною кількістю рівнів та елементів на кожному рівні залежно від принципу, який покладається в основу розбивки проекту на його складові. Тому фірмі доцільно створити для окремих типів проектів стандартні формати їх WBS. Принципи формування рівнів WBS:

- за продуктами або субпроектами (субпроект 1 — субпроект 2 — субпроект 3);

- за фазами проекту (проектування — будівництво — приймання);

- за місцем виконання робіт (фундамент — зовнішні роботи — внутрішні роботи);

- за центрами витрат (компанія 1 — компанія 2 — компанія 3).

Тобто за дотримання будь-якого з цих принципів WBS — це поділ проекту на його складові елементи на логічній основі.

Для створення WBS структуризація провадиться по таких рівнях:

рівень 1 — проект;

рівень 2 — стадії або субпроекти;

рівень 3 — системи або блоки;

рівень 4 — робочі пакети.

На нижчому рівні робочої структури проекту знаходиться робочий пакет (work package, табл. 3.1). Він являє собою групу робіт чи операцій, які піддаються оцінці з погляду визначення витрат і наділення ресурсами, тривалості виконання та призначення відповідального і має такі характеристики:

- обсяг і перелік робіт, які треба виконати;

- відповідального за виконання робочого пакету;

- бюджет;

- потрібні ресурси;

- дати початку і кінця.

Таблиця 3.1 Структура робочого пакету

Робочий пакет: «_____________ «

Відповідальний за робочий пакет:

Поставлене завдання:

Необхідні результати:

Бюджет:

Основні умови:

Терміни:

Замовник: Відповідальний за робочий пакет:

WBS може застосовуватися для поєднання робіт, які необхідно виконати, організаційних структур і відповідальності за роботу з підсистемами планування, оцінки, розподілу витрат і ресурсів, аналізу, контролю і звіту в єдину взаємопов’язану інтегровану систему управління проектом.