Организация эффективной деловой беседы

Анализируя деловую беседу как процесс, можно условно выделить в ней следующие фазы:

- приветствие, представление собеседников друг другу;

- диагностика, выявление обсуждаемой проблемы, цели беседы;

- разработка и, возможно, реализация решения проблемы;

- подведение итогов, обсуждение порядка дальнейшего взаимодействия;

- прощание, завершение беседы.

Психологическая суть приветствия, представления собеседников друг другу состоит в том, что в ходе этой фазы вступающие в общение обозначают занимаемые социальные позиции и соответствующие этим позициям роли. На этом этапе собеседники обозначают тот набор социально-ролевых стереотипов, ориентируясь на который они собираются строить сое взаимодействие. Например, человек называет свою должность, обозначая тем самым принадлежность к определенной организации, ранг своих полномочий. Или, например, называет имя, фамилию и отчество, или только фамилию, или только имя. Так человек обозначает стремление задать определенную социально-психологическую дистанцию в общении (например, «Иван Иванович Иванов»; «Иванов»; «Иван»» «Ваня»). Таким образом, эта фаза деловой беседы обозначает то, в каком ключе ее участники собираются строить свое взаимодействие.

Фаза диагностики, выявления обсуждаемой проблемы, цели беседы предоставляют участникам основной смысловой ориентир для их взаимодействия. Именно этот этап деловой беседы показывает им для чего, собственно, они встретились, стоит ли продолжать общение.

Активность человека запускается актуализацией определенных потребностей. В поиске выходы из проблемной ситуации человек формирует для себя образ желаемых результатов, т.е. цель. она представляет собой гипотезу о том, каким именно путем можно удовлетворить актуальную потребность. Именно такого рода целевые ориентиры и становятся предметом обсуждения в диагностической фазе деловой беседы. Но, во-первых, удовлетворение потребности может быть достигнуто разными путями, во-вторых, первоначально намеченная цель может вообще не привести к желаемому результату из-за ошибочности гипотезы о путях удовлетворения потребности. Поэтому основной задачей диагностической фазы беседы должно быть выявление той актуальной потребности, которая стоит за заявленной целью.

Фаза разработки решения проблемы будет продуктивной при условии, что участники беседы правильно выявили и осознали актуальные потребности друг друга. На этом этапе деловой беседы ее участники должны трезво оценить реальные условия, временные и материальные ресурсы, которыми они располагают для решения обсуждаемой проблемы. В психологическом плане для эффективного взаимодействия на этом этапе большое значение имеют умение вскрыть и использовать обнаруживающиеся «здесь и теперь» возможности, способность предвидеть возможные последствия, наличия навыков конструктивного взаимодействия и их активное использование.

Фаза подведения итогов, обсуждения порядка дальнейшего взаимодействия позволяет участникам деловой беседы оценить субъективную значимость достигнутых результатов и заложить основы для практического воплощения созданных ими замыслов. Если эта фаза пропускается, то у участников может возникнуть ощущение. Что она выступает в роли объекта манипуляций со стороны партнера. Кроме того, у них может возникнуть неправильное понимание смысла возникших договоренностей. Могут сформироваться совершенно не согласующиеся друг с другом представления о том, как и когда собеседникам следует возобновлять свои контакты.

Прощание, завершение беседы в психологическом плане в немалой степени напоминает фазу приветствия. На этом этапе участники обозначают те социальные позиции, в которых они оказались к концу взаимодействия. Характер прощания сигнализирует собеседникам о тех изменения, которые претерпели из установки на взаимодействие друг с другом, создает предпосылки для установок на будущие контакты.