Создание и оформление презентации в PowerPoint

Лабораторная работа № 5-6

Под презентацией подразумевается наглядное сообщение (доклад), передающий для аудитории новых идеи, Например, представление нового учебного курса, планов фирмы или разработку новых товаров. Компьютерная презентация - это мультимедиа информация (файл) для публичного выступления. Компьютерная презентация состоит из последовательности кадров, называемых слайдами. Эти слайды можно не только выводить на экран компьютера (или специального проектора), но и напечатать на бумаге (или прозрачной пленке). Популярнейшей программой для создания презентаций является PowerPoint из пакета Microsoft Office. Она позволяет создавать файлы презентаций, включающие демонстрационные слайды, структуру, заметки докладчика и раздаточные материалы (или выдачи) для слушателей.

Основные компоненты презентации, создаваемой в программе PowerPoint:

- Слайды. Слайдами называют чёрно-белые и прозрачные плёнки, предназначенные для презентации на видеоаппаратуре, а также изображения, представляемые на экране компьютера или с помощью проектора, управляемого компьютером.

- Заметки. К каждому слайду прилагается страница заметок, на которой находится уменьшенная копия слайда и отведено место для примечаний докладчика.

- Раздаточные материалы. Это краткое содержание презентации, напечатанное на одной странице (на ней могут быть размещены два, три или шесть слайдов), которое помогает следить за ходом презентации.

Запуск PowerPoint.

Для запуска PowerPoint нажмите кнопку Пуск (Start) и выберите в главном меню команду Программы -> Microsoft Office -> Microsoft PowerPoint.

Окно PowerPoint.

Окно PowerPoint используется для создания и просмотра презентации. Вверху окна PowerPoint расположена строка заголовка, ниже строка меню и панели инструментов. Строка меню содержит дополнительно пункт «Показ слайдов» (Slide Show).

Отличительная особенность линеек, расположенных над и слева от рабочего поля, состоит в том, что, для облегчения разметки слайдов, после выделения графического объекта, нули располагаются в середине линеек. Команда Направляющие в меню «Вид» позволяет фиксировать расстояние от центра слайда до указателя мыши.

В строке состояния (в нижней части окна) показывается номер текущего слайда и их общее число. Здесь также указывается имя шаблона или фонового рисунка, использованного для создания презентации.

В левой части окна размещается область, содержащая две вкладки: структура (Outline) и слайды (Slides). С помощью вкладки «Структура» можно изменять порядок слайдов, вводить и обрабатывать текст презентации. На вкладке «Слайды» отображаются все слайды презентации.

В центре находится область слайда, где представляется содержимое каждого слайда.

Для перемещения между слайдами можно использовать полосу прокрутки, расположенную справа от окна PowerPoint.

В правой части окна отображается область задач «Создание презентации» («New Presentation») PowerPoint, которая предоставляет несколько способов создания новой презентации:

- Новая презентация (Blank presentation). Открытие нового пустого файла презентации.

- Из шаблона оформления (From design template). Кроме стандартных шаблонов в PowerPoint используются самостоятельно созданные шаблоны.

- Из мастера автосодержания (AutoContent Wizard). Он помогает качественно и быстро подготовить профессионально оформленные презентации. Он задает несколько вопросов о том, как долго планируется выступление, о чем будет идти речь (жанр, характер выступления и т.п.), каким должно быть оформление и другие. В результате при помощи корректировки автора создается «скелет» презентации, который необходимо наполнить содержанием, т.е. конкретным текстом. Мастер автосодержания включает до 30 шаблонов, помогающих создавать самые различные презентации, например, презентацию своего университета для дня открытых дверей или маркетингового исследования, плана, отчета и т.п.

- Из имеющейся презентации (From existing presentation). Новая презентация создаётся с заданным оформлением на основе уже имеющейся. Вносятся изменения в содержимое и в оформление исходной презентации.

- Фотоальбом (Photo album). Создаётся презентация в виде фотоальбома, в который можно добавлять рисунки с жёсткого диска, со сканера, из цифровой камеры или веб-камеры.

Панели инструментов.

Для отображения на экране панелей инструментов выберите в меню «Вид» команду «Панели инструментов» и требуемую панель. Основные панели инструментов PowerPoint:

- Стандартная - создание, открытие, сохранение презентации, копирование, вставка, добавление таблиц и диаграмм, удаление объектов, вставка гипертекстовых связей.

- Форматирование - выбор шрифта, выравнивание абзаца и т.д. А также содержит кнопки, «Конструктор слайдов» (применение шаблона оформления) и дублирующую команду «Создать слайд» (вставка необходимого шаблона оформления).

- Веб-узел - работа с World Wide Web.

- WordArt - создание различных рисованных объектов с помощью программы WordArt

Создание презентаций.

Каждая презентация PowerPoint состоит из набора слайдов. Создание презентации заключается в первую очередь в размещении текста и объектов на слайдах.

При создании каждой презентации в PowerPoint выполняется одна и та же последовательность действий:

- Проектирование презентации с помощью мастера или на основе шаблона;

- Корректировка схемы презентации и форматирование слайдов;

- Добавление в слайд звуковых эффектов, музыкальных файлов и видеозаписей;

- Настройка времени показа слайдов и создание анимационных эффектов;

- Подготовка раздаточных (печатных) материалов и заметок докладчика;

- Демонстрация презентации.

В Microsoft PowerPoint реализованы также эффекты анимации, обогащающие презентации неожиданными и впечатляющими вариантами воспроизведения отдельных элементов каждого слайда. Текст можно заставить появляться "наплывом" издалека, сбоку или др. Предусмотрен и механизм проверки орфографии презентации.

Вставка рисунка в слайд.

Для того чтобы вставить рисунок или картинку в слайд необходимо выбрать Меню -> Вставка -> Рисунок -> Картинки -> в правом нижнем углу появится подсказка «Коллекция картинок». Из открывшейся «Коллекции Microsoft Office» выбрать понравившееся изображение и щёлкнуть правой кнопкой мыши на пункт «Копировать» затем перейти на слайд и вставить картинку в слайд.

Создание нового слайда.

Для создания нового слайда необходимо войти в Меню -> Вставка -> Новый слайд (или «Создать слайд»). Ещё можно на панели инструментов выбрать кнопку «Создать слайд».

Слайды с таблицами и диаграммами.

Для того чтобы вставить в слайд таблицу или диаграмму достаточно зайти Меню -> Вставка -> Таблица или Диаграмма.

Другой способ вставки таблицы или диаграммы в слайд выбрать кнопки таблицы или диаграммы на панели инструментов.

Если создаётся презентация с помощью шаблонов оформления, то необходимо выбрать соответствующие макеты содержащие таблицу пли диаграмму и после их применения два раза щёлкаем мышкой по появившейся иконке таблицы или диаграммы. Далее требуется только откорректировать их в соответствии с создаваемой презентацией. (Выставить необходимое число строк и столбцов. Или добавить/удалить строки/столбцы.)

Режимы просмотра слайдов.

PowerPoint предоставляет возможность работать и просматривать информацию на экране в различных режимах. Режим выбирается с учётом вида выполняемых операций (ввод текста, просмотр его структуры, создание заметки, вставка в слайд графического объекта). В PowerPoint существуют три режима просмотра: обычный, режим сортировщика слайдов и режим показа слайдов. Для их установки предназначены кнопки, расположенные в левом нижнем углу главного окна программы, а также команды, находящиеся в меню «Вид», расположенные в левом нижнем углу главного окна программы, а также команды, находящиеся в меню «Вид».

«Обычный» («Normal») режим позволяет упростить выполнение многих операций, в том числе добавление новых слайдов, редактирование текста и ввод примечаний, а также перемещение по презентации при её редактировании.

В «режиме сортировщика слайдов» («Slide Sorter») отображаются миниатюры всех слайдов презентации с текстом и графикой. В этом режиме можно просмотреть все слайды в установленной последовательности, добавить, удалить и переместить слайды с помощью кнопок панели инструментов. Сортировщик слайдов можно установить интервалы показа слайдов в ходе демонстрации и задать анимационные переходы при смене слайдов. Однако в этом режиме нельзя редактировать текст или встраивать объекты.

Режим «Показ слайдов» («Slide Show») разработан для того, чтобы пользователь мог увидеть результаты своей работы. В этом режиме слайды, начиная с текущего или выделенного, отображаются по очереди, занимая при этом весь экран. Нажмите клавишу Enter, чтобы вернуться в предыдущий режим.

В PowerPoint 2002, входящий в комплект Microsoft Office ХР, в отличие от более ранних версий, отсутствуют режимы «Режим слайдов» (Slide) и «Режим структуры» (Outline). Вместо них используется режим «Обычный». В этом режиме слева от слайда расположена панель структуры, состоящая из двух вкладок: «Структура» и «Слайды», выполняющие те же функции, что и используемые ранее режимы.

Демонстрация презентации.

Самый простейший способ просмотра созданных слайдов: Меню —» Показ слайдов —» Начать показ.

Однако в PowerPoint существует три режима проведения презентации:

- Управляемый докладчиком. Докладчик получает полный контроль над презентацией. Он может проводить её вручную или в полуавтоматическом режиме, останавливать для записи замечаний или выполнения каких-либо действий.

- Управляемый пользователем. Слайды отражаются в специальном окне, содержащие специальные команды и меню, которые предоставляют пользователю возможность самостоятельно управлять презентацией.

- Автоматический. Презентация демонстрируется без докладчика. Целесообразен для показа на стенде фирмы или в рекламном окне.

Форматирование слайдов и презентаций.

Оформление презентации можно изменить одним из следующих способов:

- выбрав другую цветовую схему и фон слайда (Меню —» Формат —» Оформление слайда —» Цветовые схемы —» Применить цветовую схему);

- изменив образец слайда (Меню —» Вид —» Образец —» Образец слайдов);

- добавив в слайды колонтитулы (Меню —» Вид —» Колонтитулы).

Изменение шаблона оформления презентации.

Вызовите команду Меню —» Формат —» Применить шаблон оформления. Появится меню, из которого можно выбрать понравившийся шаблон оформления. Применить этот шаблон можно как ко всей презентации, так и к отдельным слайдам.

Создание слайда, содержащего итоговую информацию.

Итоговый слайд в PowerPoint можно создать автоматически. Он представляет собой перечень заголовков всех слайдов. Чтобы его создать, выделите все слайды, заголовки которых нужно в него включить. Затем щёлкните на панели инструментов «Структура» по кнопке «Итоговый слайд» (Summary Slide). PowerPoint поместит новый слайд перед выделенным. Потом возможно переместить его куда угодно, например в конец или начало презентации.

PowerPoint автоматически присваивает новому слайду имя «Итоговый слайд». Не забудьте сменить его на другое, нужное Вам.

Добавление комментариев в слайд.

Комментарии к слайду или часть тезисов доклада можно создать с помощью средств PowerPoint в виде страниц заметок. На странице заметок отображается уменьшенная копия слайда и предусмотрено место для заметок докладчика. Добавление комментариев производиться одним из следующих способов:

- В обычном режиме просто введите текст в нижней панели.

- Вызовите команду Меню —» Вид —» Страница заметок, чтобы перейти в режим страниц заметок.

- В режиме показа слайдов откройте контекстное меню, щёлкнув правой кнопкой мыши, выберите в нём команду Экран —» Заметки докладчика, чтобы открыть одноимённое диалоговое окно. Введите текст комментария и закройте окно (при желании можно проверить орфографию и форматирование введённого текста, для чего следует переключиться в режим страниц заметок).

Печать раздаточных материалов.

Раздаточные материалы - это печатные варианты изображений слайдов презентации. Они размещаются на страницах (по три или шесть слайдов на каждой), которые получает аудитория.

Для печати презентации необходимо выполнить следующие действия:

- Откройте диалоговое окно Print (Меню —» Печать).

- В группе «Диапазон печати» выбрать слайды, которые следует напечатать.

- В раскрывающемся списке «Печатать» укажите, какие элементы презентации нужно выводить на печать - слайды, раздаточные материалы, страницы заметок или структуру.

- При необходимости задайте дополнительные параметры печати.

- Начните печать щелков на кнопке «ОК».

Для печати раздаточных материалов и отчётов презентации PowerPoint можно использовать и текстовый редактор Word. Для этого выберите Меню —» Файл —» Отправить —» Microsoft Word. Далее указать способ размещения и вставки заметок и слайдов презентации в документ Word.

Другие возможности создания слайдов документа.

При создании слайдов можно использовать документы, выполненные в других программах, например, с помощью текстового процессора Word. Для открытия файла, созданного в этом или другом приложении, выберите в меню «Файл» (File) команду «Открыть» (Open). В диалоговом окне «Открыть» (Open) из списка «Тип файла» (Files of Туре) выберите пункт «Все структуры» (All Outlines). Найдите нужный файл и щёлкните по нему дважды. PowerPoint автоматически создаст презентацию. После этого нужно будет присвоить ей определённый шаблон оформления и добавить в случае необходимости другие элементы, например графику, таблицы и другое.

PowerPoint имеет развитые средства глобального поиска. Команда «Слайды» из файлов (Slides from Files) в меню «Вставка» (Insert) используется для поиска слайдов не только на вашем компьютере, но и в сети или в Internet. Окно диалога команды позволяет предварительно просмотреть слайды и вставить только необходимые. Полный путь к файлу вводится в поле «Файл» (File) Если трудно задать полный путь, можно воспользоваться кнопкой «Обзор» (Browse). Кнопка «Показать» (Display) позволяет просмотреть отобранный слайд.

Предусмотрена возможность с помощью команды Презентация PowerPoint Central (PowerPoint Central) в меню Сервис (Tools) загрузить видеоклипы и картинки из Clip Gallery Live с Web-cepвepa для демонстрации слайдов, если на компьютере установлена Clip Gallery. Подробную справку о возможностях использования Web в Power Point можно получить в меню (Help).