Забезпечення доступу громадян до інформації. Виконання тематичних і персональних запитів, надавання користувачеві документів для використання їх інформації чи їх оприлюднення

Виконання тематичних і персональних запитів, надавання користувачеві документів для використання їх інформації чи їх оприлюднення, опублікування, експонування з комерційною метою архів має право здійснювати як платну послугу. В усіх зазначених випадках користувач документами (заявник, споживач) повинен чітко зазначати мету одержання архівної інформації, документів чи їх копій. У разі значних обсягів робіт з виявлення, надання, копіювання документів, особливостей взаємодії користувача і архіву між ними укладається відповідна угода.

Основними формами використання відомостей, що містяться в документах архіву, є:

— ініціативне інформування архівом органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб про склад і зміст документів НАФ;

— надання документної інформації за запитами органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб;

— виконання звернень громадян, у тому числі іноземних та осіб без громадянства, з метою підтвердження або відновлення їх прав;

— надання копій або оригіналів документів для користування у секторі користування (читальному залі) архіву;

— видавання документів у тимчасове користування за межами архіву;

— експонування документів або їх копій на виставках;

— публікація документів та оприлюднення інформації, що міститься у них, у засобах масової інформації, у тому числі електронних;

— демонстрація документів і/або оприлюднення архівної інформації під час проведення інформаційних заходів.

Інформатизація архівної справи — це комплекс організаційних, науково-методичних та технологічних заходів, що забезпечують створення за єдиними методологічними і методичними засадами взаємопов'язаних інформаційних технологій в архівній справі, формуванні національних архівних інформаційних ресурсів. Основними завданнями інформатизації архівної справи є: —вдосконалення управління архівною справою та національними архівними інформаційними ресурсами;

— оптимізація експертизи цінності документів, формування НАФ, описування, обліку документів;

— забезпечення широкого доступу до документної інформації;

— забезпечення збереженості документів та зберігання інформації.

Зазначимо також, що законодавство України передбачає існування відомчих архівів. Так, наприклад, як відмічалося, Національна рада України з питань телебачення і радіомовлення у порядку, встановленому законом, утримує державний архів телебачення і радіомовлення України. Положення про державний архів телебачення і радіомовлення України затверджується Національною радою та центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.