Непростой выбор

Александра успешно закончила экономический факультет Поли­графического института на заочном отделении. В период обучения она работала секретарем-референтом в разных фирмах, но давно мечтала о чем-то большем, так как училась на менеджера-экономиста. Сразу по­сле получения диплома она серьезно взялась за поиск работы. Из-за от­сутствия опыта она никак не могла найти то, что ей необходимо. Но через некоторое время ей предложили место в крупном полиграфиче­ском предприятии заведующей службой «Электронного документообо­рота». Этот отдел только образовался. Полиграфическое предприятие не справлялась с большим объемом документов, поступающим и от­правляемым ежедневно. Необходимо было автоматизировать этот про­цесс. Однако в канцелярии работали уже немолодые женщины, консер­вативные, привыкшие вести журналы и регистрационные карточки вручную. Поэтому руководство решило, что им нужен молодой пер­спективный сотрудник, который сможет найти подходящий для пред­приятия программный продукт, внедрить его, обучив всех сотрудников.

Александра подходила для этой должности по всем требованиям: у нее был большой опыт с бумажным делопроизводством, а также она была знакома с электронным документооборотом (на одной фирме, где она до этого работала, хотели приобрести эту программу), хотя и непосредственно не была пользователем подобной программы. Она отличалась усидчивостью, терпением, была легко обучаема и явля­лась потенциальным лидером.

Итак, Александра приступила к работе. Сначала она изучила но­менклатуру дел полиграфического предприятия, процесс прохожде­ния документов между филиалами и сотрудниками, познакомилась с заведующей канцелярии, с руководителями подразделений. Однако в канцелярии ее приняли холодно. Сотрудницы уже проработали в компании длительное время, считали, что никаких нововведений им не нужно, что система и так налажена. С компьютером они явно себя чувствовали неуверенно и изучать новую программу были не готовы, тем более под руководством новенькой молоденькой девушки. Поняв специфику компании, Саша смогла выявить требования, предъявляе­мые к системе электронного документооборота. Она тщательно под-

ходила к своей работе, разработала технологические схемы, которые планировала использовать в процессе настройки программы. Дальше дело стояло за выбором системы. Александра изучила статистику спроса на подобные продукты, выявила в наиболее удовлетворяющих требованиям предприятия системах положительные и отрицательные стороны, сравнила их стоимость. Она остановилась на трех наиболее удовлетворяющих требованиям предприятия системах: «Оператив-Документооборот», «Effect-Workflow» и «ДОКУМЕНТ». Договорив­шись о проведении презентаций, она оповестила всех заинтересован­ных лиц об этих программах. Сразу же заинтересовался этим вопро­сом руководитель отдела «Информационных технологий» Андрей Павлович. Он стал спрашивать Александру, почему она выбрала именно эти продукты, и тут же предложил другую программу — «Docs». Александра несколько смутилась, так как думала, что это ее работа заниматься поиском подобных программ, но не возразила ди­ректору. После проведения презентаций и работы во временных вер­сиях программ «Оператив-Документооборот», «Effect-Workflow» и «Документ», Александра сделала выбор — решила остановиться на «Effect-Workflow», так как она многофункциональная и доступная по стоимости. Андрей Павлович вел себя пассивно на всех презентациях, не проявил ни к одной из них интерес, а про программу «Effect-Workflow» вообще Саше высказал, что она написана нелогично. Но когда пришли представители компании «Documentum» и презентова­ли «Docs», Андрей Павлович вел себя совсем иначе: то и дело под­черкивал достоинства системы. Александра давно почувствовала что-то нечистое в его взаимоотношениях с «Documentum» и стала деталь­но изучать эту программу. Оказалось, что эти два продукта очень похожи. Правда, программа «Docs» на рынке недавно и являлась ана­логом «Effect» и ее основным конкурентом. Никаких особых пре­имуществ в этой системе не было, и Саша поняла, что Андрей Павло­вич хочет сыграть в нечестную игру, подзаработать на покупке, поскольку стоимость исчислялась в нескольких тысяч долларов.

Подходило время сдачи отчета, и Александра не знала, как посту­пить. Она решилась на серьезный разговор со своей начальницей, но тут внезапно раздался телефонный звонок. Андрей Павлович звонил, чтобы узнать, как идут дела. Почувствовав, что Александра обо всем

догадывается, он жестко ей сказал, что если она не посодействует в выборе продукта «Docs», у нее будут большие проблемы и работы ей не видать, ведь он директор крупного отдела, а она всего лишь новый сотрудник, которого достаточно хорошо еще никто не узнал. Если все пройдет гладко, он обещал ей небольшую долю. Александра была в растерянности...

Вопросы к ситуации

1. Формулировка проблемы.

2. Альтернативные решения.

3. Рекомендации.