Использование календаря для последующей деятельности

Календарь можно с пользой применять для размещения напоминаний о делах, которые вы можете наметить на будущее. Большинство людей, которых я тренировал, были очень далеки от максимальной эффективности использования календаря: иначе они, вероятно, помещали бы туда гораздо больше сведений.

Одно из трех назначений календаря – хранение информации, привязанной к конкретному дню. Эта категория может включать целый ряд данных, но один из наиболее творческих способов развить указанное направление применения календаря – вносить туда дела, которые вы хотите выбросить из головы, чтобы вернуться к ним позднее. Вот несколько из многочисленных примеров данных, которые можно заносить в календарь:

• «спусковые механизмы» для активизации проектов;

• мероприятия, в которых вы хотели бы поучаствовать;

• катализаторы принятия решений.

«Спусковые механизмы» для активизации проектов. Если у вас есть проект, о котором не нужно думать сию секунду, но вы хотите вспомнить о нем в будущем, считая, что он заслуживает вашего внимания, то можно выбрать подходящую дату и записать напоминание о проекте на соответствующий день. Его следует поместить в ячейку календаря, предназначенную для напоминаний о действиях, намеченных на конкретный день (а не на конкретное время); когда этот день настанет, вы увидите в календаре напоминание и внесете замысел в список на правах одного из активных проектов. Типичными примерами таких проектов являются:

• специальные мероприятия, которые следует проводить в определенное время (запуск новых продуктов на рынок, кампании по сбору средств и т. д.);

• регулярные мероприятия, к которым вы должны готовиться, такие как сверка бюджета, ежегодные конференции, планерки или совещания (например, когда вам следует внести «ежегодную конференцию по продажам» в список проектов);

• памятные даты для выдающихся людей, которые требуют от вас каких‑либо действий (дни рождения, годовщины, праздники, предполагающие вручение подарков, и т. д.).

Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаствовать. Допустим, вы постоянно получаете уведомления о семинарах, конференциях, выступлениях, а также публичных и культурных мероприятиях, в которых вам хочется принять участие по мере их приближения. Так что определите, когда наступит это «приближение», и поместите соответствующее напоминание под нужной датой – например:

• завтрак с представителями торговой палаты, намеченный на следующий день;

• завтрашняя распродажа билетов на игры вашей любимой команды в этом сезоне;

• радиопередача по деловому каналу сегодня вечером;

• шашлыки в воскресенье.

Если вам в голову приходят подобные идеи, которые вы хотели бы поместить в систему, сразу так и делайте.

Катализаторы принятия решений. Возможно, вы периодически сталкиваетесь с важными решениями, которые не в состоянии принять сразу (или у вас просто нет такого желания). В этом нет ничего страшного, если вы пришли к выводу, что необходимая дополнительная информация должна поступить к вам скорее из внутреннего, нежели из внешнего источника (иными словами, утро вечера мудренее). (Естественно, информацию из внешних источников вам следует поместить в список дальнейших действий или ожиданий.) Но чтобы вас не беспокоил отказ от срочного принятия решения, лучше подстраховаться: вам потребуется надежная гарантия, позволяющая в надлежащий момент сосредоточиться на проблеме[11].