Если материал носит сугубо справочный характер, то единственный вопрос состоит в том, оправдывает ли он затраты места и времени, необходимые для его хранения

Определенная степень согласованности позволяет упростить некоторые вещи. Какие сведения требуются постоянно? Их следует поместить в пресловутый блокнот или ввести в память цифрового секретаря? Какие данные требуются для деловых встреч и выездных мероприятий? Поместите их в портфель, пакет, ранец или сумку. Что может понадобиться для работы в офисе? Эти сведения следует поместить в личную файловую систему или в память компьютера, подключенного к сети. А как насчет ситуаций, возникающих в процессе работы? Материалы, относящиеся к ним, можно хранить в архиве отдела или в памяти внесистемного запоминающего устройства. Что можно при необходимости всегда найти в Интернете? Если информация понадобится вам после отключения от сети, распечатайте данные, пока вы подключены, и сохраните их в файл, который затем можно будет взять с собой на внешнем носителе.

Индивидуальная организация справочного материала обусловлена чисто логическими соображениями. В данной категории важнее всего разграничить проблемы, подразумевающие активное решение, и данные, не требующие от вас никаких действий. Как только вы это сделаете, у вас появится абсолютная свобода для упорядочения и сортировки необходимого объема ссылочного материала. Такое решение сугубо индивидуально: оно зависит от соотношения между ценностью полученной информации и затратами времени и сил, необходимыми для ее записи и хранения.

«Когда‑нибудь / может быть»

Последняя проблема в рамках системы организации заключается в том, как отслеживать задачи, которые нужно будет пересмотреть в будущем. К ним могут относиться самые разнообразные задачи: от поездки, запланированной на неопределенное будущее, до проектов, намеченных на следующий фискальный год, или навыков, которыми вы хотите овладеть. Для полномасштабного внедрения данной модели вам понадобится что‑то вроде хранилища «замороженных» дел.

Дела, которыми вы планируете заняться когда‑нибудь (может быть), ни в коем случае не являются мусором. Они могут входить в число самых интересных творческих замыслов, которые рождаются у вас на протяжении всей жизни.

Есть несколько способов архивирования проблем для будущего рассмотрения, которые позволяют выбросить их из головы и освободить ваше сознание. Вы можете вносить проблемы в списки «Когда‑нибудь / может быть» различного рода, оставлять напоминания в календаре или памятной книжке.

Список «Когда‑нибудь / может быть»

Весьма вероятно, что, полностью расчистив все закоулки сознания при сборе содержимого мысленной оперативной памяти, вы наткнулись на дела, в необходимости выполнения которых не уверены. «Изучить испанский язык», «купить лошадь для Марси», «покорить гору Вашингтон» и «построить коттедж для гостей» – типичные проекты, относящиеся к данной категории.

Если вы еще не создали список «Когда‑нибудь / может быть» в той организационной системе, которую выбрали, я рекомендую вам это сделать. Заполняйте список всевозможными проблемами подобного рода, о которых сможете вспомнить, – этот процесс вызовет у вас прилив разнообразных творческих идей.

Вас, возможно, удивит тот факт, что некоторые из проблем, которые вы заносите в список, будут приходить вам в голову без видимых умственных усилий. Если вы позволите силе воображения изменить ваше мировосприятие и производительность, то без труда заметите, как ощутимое присутствие списка «Когда‑нибудь / может быть» может внести массу интересных приключений в вашу жизнь и работу. Мы склонны использовать возможности, если уже обнаружили их и признали, что они осуществимы. Я, несомненно, испытал данный принцип на собственном опыте: обучение игре на флейте и яхтенному спорту началось для меня именно с этой категории. Кроме вашей корзины есть два обильных источника замыслов для списка «Когда‑нибудь / может быть»: речь идет о вашем воображении и списке текущих проектов.

Создайте арсенал на базе творческой мысли. Чем бы вы хотели когда‑нибудь заняться, будь у вас время, деньги и желание? Предлагаю вам составить свой список «Когда‑нибудь / может быть». К типичным категориям относятся:

• вещи, которые необходимо купить или соорудить для дома;

• хобби, которыми можно заняться;

• навыки, которые стоит освоить;

• грани творческого самовыражения, которые можно исследовать;

• одежда и аксессуары, которые стоит купить;

• игрушки (приборы!), которые нужно приобрести;

• поездки, которые стоит совершить;

• организации, в которые нужно записаться; служебные проекты, в которых стоит поучаствовать; вещи, которые стоит увидеть и сделать.

Пересмотр текущих проектов. Теперь настало время пересмотреть список проектов с более высокой точки (то есть с точки зрения вашей работы и целей) и подумать, не нужно ли перенести часть текущих проблем в список «Когда‑нибудь / может быть». Если, поразмыслив, вы поняли, что одному из альтернативных проектов вы вряд ли сможете уделить внимание в течение нескольких месяцев, а то и дольше, то его следует переместить в данный список.

Мы вольны не совершать поступков, которые мы в силах совершить.

Аристотель

Особые категории в списке «Когда‑нибудь / может быть». Вероятнее всего, у вас есть особые увлечения, которые подразумевают возможность осуществления массы замыслов. Удобно будет объединить эти замыслы в отдельные списки. Примеры таких замыслов приведены ниже.

• Пища – рецепты, меню, рестораны, вина.

• Занятия с детьми.

• Книги, которые нужно прочесть.

• Компакт‑диски, которые нужно купить.

• Видеокассеты, которые стоит купить или взять напрокат. Культурные мероприятия.

• Интересные подарки. Идеи по садоводству.

• Сайты.

• Интересные маршруты выходного дня. Идеи для деловых встреч. Идеи для вечеринок.

• Идеи – разное (вы не знаете, куда еще их поместить!).

Списки подобного типа могут стоять на пересечении категорий справочного материала и «Когда‑нибудь / может быть». К справочным сведениям их можно отнести, поскольку вы можете просто собирать и добавлять в список названия хороших вин, ресторанов или книг, а к классу «Когда‑нибудь / может быть» – потому, что у вас будет возможность регулярно обращаться к списку, чтобы в определенный момент вспомнить об одном или нескольких проектах.

В любом случае в этом состоит еще одна серьезная причина, по которой стоит завести организационную систему, позволяющую легко и просто фиксировать идеи, способные придать вашей жизни значимость и разнообразие, не замусоривая разум и рабочее пространство нерешенными и незавершенными проблемами.

Угроза появления папок и стопок «Отложить для последующего ознакомления». Многие создают стопку, папку или целый ящик под названием «Отложить для последующего ознакомления», которое в общих чертах подходит под определение категории «Когда‑нибудь / может быть». Они говорят себе: «Когда будет время, возможно, мне захочется этим заняться», и папка «Отложить для последующего ознакомления» кажется самым подходящим местом для таких материалов. Лично я не рекомендую создавать подсистемы данного типа, поскольку практически в каждом из случаев, с которыми я сталкивался, клиент откладывал материал, но так и не возвращался к нему: стопка приводила его в замешательство и вызывала подсознательное внутреннее сопротивление. Категория «Когда‑нибудь / может быть» теряет свою ценность, если периодически сознательно не возвращаться к ней.

Также есть существенная разница между эффективным инструментом типа папки «Когда‑нибудь / может быть» и некоей безразмерной емкостью для «рутины». Как правило, значительную часть рутинного материала нужно сразу выбросить, какие‑то сведения перенести в категорию «Прочесть/просмотреть», какие‑то – в раздел справочной информации, а некоторые данные нужно поместить в календарь или памятную книжку, чтобы вернуться к ним через месяц или в начале следующего квартала, причем определенные документы могут предполагать дальнейшие активные действия с вашей стороны. Не один раз, проработав чей‑то ящик (или папку) «отложенного для последующего рассмотрения» материала, я обнаруживал, что там ничего не осталось!