Управление потоком электронных сообщений

Как и некоторые бумажные материалы, электронные сообщения, требующие от вас активных действий, иногда являются лучшими напоминаниями – в данном случае в рамках самой системы обработки электронной почты. Это утверждение особо актуально, если вы получаете массу сообщений и проводите значительную часть времени, работая с программными средствами обработки почты. Электронные сообщения, которые напоминают вам об активных шагах, можно хранить в системе, вместо того чтобы помещать упомянутые в них действия в отдельный список.

Многие из моих клиентов нашли полезной такую процедуру, как создание двух‑трех специальных папок в своих программах обработки почты. Да, большинство электронных папок должно использоваться для хранения справочных или архивных материалов, но также вполне допустимо создание действенной системы, которая позволит вам отдельно рассортировать сообщения с напоминаниями об активных действиях за пределами самой папки «Входящие» (а именно в ней большинство людей и хранят сообщения).

Советую вам создать отдельную папку для сообщений, обработка которых занимает более двух минут (опять же, вы должны быть в состоянии сразу рассортировать массу сообщений, руководствуясь правилом двух минут). Название папки должно начинаться с заглавной буквы или символа, чтобы она: 1) отличалась от остальных папок со справочным материалом; 2) была первой в перечне каталогов, возникающем в окне проводника. Пользуйтесь символами типа «@» в Microsoft или «–» в Lotus: оба знака идут перед буквами алфавита в соответствующих системах. Созданная вами папка «@Действия» будет содержать те сообщения, которые требуют активных шагов.

Далее вы можете создать папку под названием «@Ожидания», которая будет находиться рядом с папкой «@Действия». Тогда, получая сообщения, где говорится о том, что кто‑то должен совершить некое действие, в котором вы заинтересованы, вы можете помещать их в папку «@Ожидания». Также в папку можно помещать напоминания о делах, которые вы хотите кому‑то передать по электронной почте: когда вы пересылаете что‑то или перекладываете задачу на другого человека, отсылая ему сообщение, просто сохраняйте копию в папке «@Ожидания»[9].

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) позволяют при пересылке сообщения сохранять копию в одной из папок (например, с помощью кнопки «Отослать и сохранить копию в папке»). Другие приложения (например, Outlook) при пересылке позволяют сохранить сообщение только в универсальной папке «Отправленные». В случае последней программы наилучшим решением для многих является самостоятельное (обычное или «слепое») копирование сообщений с последующим помещением копий в папку «@Ожидания». (Довольно просто настроить Outlook так, чтобы программа автоматически отсылала обычную копию вам самим, в назначенную папку: процедура аналогична только что описанной.)

Опустошение папки «Входящие». Метод, описанный выше, позволяет полностью освободить ваш электронный ящик, а это поможет вам внести ясность в повседневную работу и обрести контроль над ней. Ваш почтовый ящик снова станет настоящим почтовым ящиком: все, что попадет туда, будет подобно сообщению на автоответчике – мигающему огоньку, который напоминает вам о том, что нужно заняться определенной проблемой! Большинство людей используют электронный ящик для хранения материалов, требующих активных действий, которые еще не определены, и справочной информации – этот подход быстро нарушает ясность мыслей: в данном случае пользователям приходится пересматривать все свои проблемы каждый раз, когда они смотрят на экран. Если ваши сообщения никогда не выходили за рамки экрана, то метод будет работать, но для объемов корреспонденции, с которыми сталкивается большинство профессионалов, он никак не подходит.