Управление потоком рабочей документации

Некоторые объекты являются самыми действенными напоминаниями о предстоящей работе. Категория «Прочесть/просмотреть», в которой находятся статьи, публикации и документы, является наиболее распространенным примером. Конечно же, было бы излишне писать «Просмотреть журнал Fortune» в каком‑нибудь списке напоминаний, когда можно просто положить журнал в корзину «Прочесть/просмотреть» в качестве напоминания.

Другой пример: люди, которым легче оплачивать все счета сразу, в одном месте, стремятся держать все квитанции в папке или стопке под названием «Счета к оплате» (или, более общее заглавие, «Финансовый процесс»). Аналогично чеки, необходимые для подтверждения расходов, также следует либо обрабатывать сразу после получения, либо держать в специальном конверте или папке «Квитанции для обработки»[8].

Возможно, специфика вашей работы, входящего материала и рабочего места такова, что наиболее эффективным методом организации различных категорий может оказаться хранение самих документов. Например, специалист по работе с клиентами часто сталкивается с многочисленными запросами, которые составляются в стандартной письменной форме, и в таком случае завести корзину или папку, где содержатся только документы, требующие конкретных действий, будет наилучшим способом обработки этих запросов.

Имеет ли смысл заносить напоминания в список или использовать сами документы, уложив их в корзину или папку, в значительной мере будет зависеть от здравых логических доводов. Вы можете использовать напоминания, находясь не на рабочем месте? Если ответ утвердительный, то следует подумать о транспортабельности материала. Если задача такова, что ее, вероятно, удастся выполнить только сидя за рабочим столом, то рассмотрение напоминаний непосредственно на рабочем месте будет самым лучшим решением.

Какой бы вариант вы ни выбрали, напоминания следует разделить на отдельные категории в зависимости от требуемых дальнейших действий. Если следующее по порядку действие – позвонить кому‑то, то его следует поместить в категорию звонков; если первоочередной шаг – ознакомиться с информацией и ввести ее в компьютер, то ярлык должен гласить «Компьютер». Наиболее существенным фактором снижения эффективности многих систем управления рабочим процессом, с которыми я сталкиваюсь, является хранение однотипных документов (то есть запросов на услуги) в одном лотке, даже если они подразумевают выполнение различных действий. В соответствии с одним запросом от вас требуется совершить телефонный звонок, другой предполагает пересмотр данных, а для удовлетворения третьего нужно дождаться, пока кто‑то вернется с нужной информацией, – но все они находятся в одной категории. Такой подход может озадачить: вы нерешительно остановились перед грудой документов, не зная, что делать, потому что все дальнейшие действия по‑прежнему находятся в подвешенном состоянии.

Моя собственная система легко транспортабельна: почти все проблемы упорядочены в списки, но я все равно держу бумажные напоминания двух категорий. Я путешествую с двумя папками: одна озаглавлена «Прочесть/просмотреть», другая – «Ввод данных». В последнюю я кладу все документы, которые предполагают единственное действие с моей стороны – ввод информации в компьютер. Примерами могут служить визитные карточки, сведения из которых нужно перенести в списки адресов/телефонов, изречения для специальной базы «Цитаты», статьи о ресторанах, которые я хотел бы включить в подразделы списков «Путешествия и города», и т. д.